جامِعة المدينة العالمية

الخطة قصيرة الأمد: 2009

الأهداف	الإستراتيجيات
ترسيخ ثقافة العمل استناداً إلى المصداقية والشفافية وروح العمل الجماعي.	الواجب القيام بالآتي: القيام ببناء روح العمل الجماعي بين الموظفين على المستويات والأصعدة كآفة. عقد اجتماعات تواصلية ربع سنوية بين الموظفين.
تعزيز الكفاءة الإدارية.	الواجب القيام بالآتي: تطوير اللوائح والإجراءات المتعلقة بالمناصب الرئيسة ذات التأثير في أداء الجامعة. تنفيذ نظام إلكتروني لقياس مؤشرات الأداء للموظفين ومناطق التركيز لمعرفة مدى تطابق الأداء مع الخطة الإستراتيجية للجامعة.
العمل على إيجاد مكانة للجامعة على المستوى العالمي وفقاً لمعايير الامتياز العالمية.	الواجب القيام بالآتي: التركيز على إبراز الإمكانات التقنية للجامعة. الترويج للمراكز التعليمية بوصفها مواقع عالمية ذات ميزات تنافسية. القيام بالحملات الإعلانية والأنشطة الترويجية الفاعلة. تقوية قدرات وحدة الترجمة في الجامعة وتعزيزها.
تأسيس عمل مؤسسي يستند إلى الكفاءة.	الواجب القيام بالآتي: تنفيذ معيار الكفاءة الموثق للمناصب جميعها. تحديد المتطلبات التدريبية. القيام بالبرامج التعريفية للموظفين الجدد. تدريب الموظفين في المجالات التقنية وغيرها من المجالات.
إدارة الجامعة حسب القوانين المؤسسية الفاعلة.	الواجب القيام بالآتي: تطبيق المعايير والأصول القانونية والأدبية. الامتثال لأخلاقيات وآداب المهنة. تطوير سياسات الموارد البشرية. إجراء الدراسات وعمل الاستبيانات والمسوحات اللازمة لوضع المعايير والسياسات للرواتب والبدلات والمكافآت.

الخطة متوسطة الأمد: 2010-2012

الأهداف	الإستراتيجيات
الاستمرار في ترسيخ ثقافة العمل استناداً إلى المصداقية والشفافية وروح العمل الجماعي.	الواجب القيام بالآتي: القيام ببناء روح العمل الجماعي بين الموظفين على المستويات والأصعدة كآفة. عقد اجتماعات تواصلية ربع سنوية بين الموظفين.
الاستمرار في تعزيز الكفاءة الإدارية.	الواجب القيام بالآتي: تطوير اللوائح والإجراءات المتعلقة بالمناصب الرئيسة ذات التأثير في أداء الجامعة. تنفيذ نظام إلكتروني لقياس مؤشرات الأداء للموظفين ومناطق التركيز لمعرفة مدى تطابق الأداء مع الخطة الإستراتيجية للجامعة.
الاستمرار في العمل على إيجاد مكانة للجامعة على المستوى العالمي وفقاً لمعايير الامتياز العالمية.	الواجب القيام بالآتي: التركيز على إبراز الإمكانات التقنية للجامعة. الترويج للمراكز التعليمية بوصفها مواقع عالمية ذات ميزات تنافسية. القيام بالحملات الإعلانية والأنشطة الترويجية الفاعلة. تقوية قدرات وحدة الترجمة في الجامعة وتعزيزها.
الاستمرار في مواصلة تأسيس عمل مؤسسي يستند إلى الكفاءة.	الواجب القيام بالآتي: تنفيذ معيار الكفاءة الموثق للمناصب جميعها. تحديد المتطلبات التدريبية. القيام بالبرامج التعريفية للموظفين الجدد. تدريب الموظفين في المجالات التقنية وغيرها من المجالات.
الاستمرار في إدارة الجامعة حسب القوانين المؤسسية الفاعلة.	الواجب القيام بالآتي: تطبيق المعايير والأصول القانونية والأدبية. الامتثال لأخلاقيات وآداب المهنة. تطوير سياسات الموارد البشرية إجراء الدراسات وعمل الاستبيانات والمسوحات اللازمة لوضع المعايير والسياسات للرواتب والبدلات والمكافآت.

 

 

 

 

 

الخطة طويلة الأمد: 2013-2015

 

الأهداف	الإستراتيجيات
الاستمرار في ترسيخ ثقافة العمل استناداً إلى المصداقية والشفافية وروح العمل الجماعي.	الواجب القيام بالآتي: القيام ببناء روح العمل الجماعي بين الموظفين على المستويات والأصعدة كافة. عقد اجتماعات تواصلية ربع سنوية بين الموظفين.
الاستمرار في تعزيز الكفاءة الإدارية.	الواجب القيام بالآتي: تطوير اللوائح والإجراءات المتعلقة بالمناصب الرئيسة ذات التأثير في أداء الجامعة. تنفيذ نظام إلكتروني لقياس مؤشرات الأداء للموظفين ومناطق التركيز لمعرفة مدى تطابق الأداء مع الخطة الإستراتيجية للجامعة.
الاستمرار في العمل على إيجاد مكانة للجامعة على المستوى العالمي وفقاً لمعايير الامتياز العالمية.	الواجب القيام بالآتي: التركيز على إبراز الإمكانات التقنية للجامعة. الترويج للمراكز التعليمية بوصفها مواقع عالمية ذات ميزات تنافسية. القيام بالحملات الإعلانية والأنشطة الترويجية الفاعلة. تقوية قدرات وحدة الترجمة في الجامعة وتعزيزها.
مواصلة تأسيس عمل مؤسسي يستند إلى الكفاءة.	الواجب القيام بالآتي: تنفيذ معيار الكفاءة الموثق للمناصب جميعها. تحديد المتطلبات التدريبية. القيام بالبرامج التعريفية للموظفين الجدد. تدريب الموظفين في المجالات التقنية وغيرها من المجالات.
تقديم خدمات مميزة للزائرين.	الواجب القيام بالآتي: ضمان خدمة مميزة لأعضاء مجلس الجامعة. ضمان خدمة مميزة لكبار الزوار. ضمان خدمة مميزة للزائرين.
تقديم اتصالات مؤسساتية عالية الجودة.	الواجب القيام بالآتي: ضمان ترجمة أكاديمية عالية الجودة. ضمان ترجمة قانونية عالية الجودة. ضمان ترجمة عامة عالية الجودة. ضمان طباعة ممتازة للمطبوعات جميعها.
تأسيس خدمات تواصلية عالية الجودة.	الواجب القيام بالآتي: ضمان اتفاقيات تعاون ومذكرات تفاهم متكاملة ووافية بالمتطلبات اللازمة كافة. ضمان اتفاقيات وعقود متكاملة ووافية بالمتطلبات اللازمة كافة.
مواصلة العمل على تطوير سياسات الموارد البشرية.	الواجب القيام بالآتي: تطوير سياسة الموارد البشرية في جوانب مساعدة الموظفين في مجالات مواصلة التعليم والدعم الصحي والتكافل.

مهام القسم:
1. تمثيل الجامعة في الشكاوي والتظلمات الإدارية التى يتم طرحها على الهيئة القضائية والخاصة بشؤون الموظفين .

2. الإشراف الكامل على تسجيل وتوثيق جميع المعلومات الخاصة بموظفي الجامعة واتخاذ كافة الإجراءات المتعلقة بالترقيات والدورات التدريبية والأمور المتعلقة بالرواتب والامتيازات والاقتطاعات وتقييم الأداء والحضور والغياب وإنهاء الخدمة.

3. موائمة أهداف الموظفين مع أهداف الجامعة.

4. التنسيق مع الجهات المعنية لإعداد الموازنات الخاصة بالموارد البشرية (التدريب، التوظيف، البعثات والدراسات، التجهيزات الداخلية، الخ).

5. إعداد ومراجعة التعليمات الخاصة بالموارد البشرية واعتمادها من إدارة الجامعة.

6. التنسيق مع إدارة تقنية المعلومات في اقتراح وتصميم الأنظمة والإجراءات والنماذج المتعلقة بعمل القسم إلكترونياً .

7. تقديم تقارير دورية لإدارة الشؤون الإدارية عن سير عمل القسم وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

وحدة التوظيف والترقيات

مهام الوحدة:
1. حصر القوى العاملة الحالية في الجامعة وجميع مراكزها والتنسيق مع الجهات المعنية لمعرفة احتياجاتها من الأطر المستقبلية ومؤهلاتها وخبراتها.

2. وضع خطة القوى العاملة قصيرة وطويلة الأمد بما في ذلك خطط الإحلال والتعاقب وسد الثغرات وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية وبناء على خطط الجهات والإدارات وأهداف الجامعة والموازنة المعتمدة.

3. تقييم الوظائف بناء على الأعباء الوظيفية بحيث يتم إيجاد الوزن الكمي لكل وظيفة و إيجاد النقاط المستحقة لكل وظيفة من خلال ما تحتاجة الوظيفة من كفاءات وحل المشكلات والمسؤوليات ومن ثم تحديد سلم الرواتب بطريقة فعالة.

4. الإعلان عن الوظائف الشاغرة في الجامعة داخلياً وخارجياً ومتابعة عمليات الاستقطاب.

5. استقبال طلبات التوظيف وتصنيفها وتفريغها وأرشفتها، ومن ثم إحالتها الي الجهات المعنية.

6. مخاطبة طالبي التوظيف بناء على توصيات الجهات المعنية، ومن ثم الإعداد لمقابلات التوظيف بالتنسيق مع الجهات المعنية.

7. متابعة إجراءات التعيين والتعاقد للذين تم اختيارهم.

8. تعريف الموظفين الجدد برسالة وأهداف الجامعة وأساليب العمل فيها، وإطلاعهم على الأنظمة والوائح التي تحكم العمل في الجامعة.

9. الإشراف والتنسيق مع الجهات المعنية لإتمام الإجراءات المتعلقة بإنضمام ودمج الموظفين الجدد.

10. الاحتفاظ وأرشفة السجلات والوثائق المتعلقة بالموظفين.

11. تخطيط المسارات الوظيفية و الترقيات الخاصة بموضفي الجامعة.

12. إعداد اتفاقيات أداء مع جميع الموظفين في المؤسسة وعند التعيين للموظفين الجدد.

13. القياس الدوري لمعدلات أداء الموظفين بالتنسيق مع الجهات المعنية.

14. إنشاء وإعداد ملفات الموظفين ومن ثم حوسبتها والعمل على تحديث المعلومات الواردة فيها باستمرار والتأكد من دقة معلوماتها وصحتها، و إعداد الكتب الخاصة بشؤون الموظفين ومتابعتها.
15. تقديم تقارير دورية لرئيس قسم الموارد البشرية عن سير العمل وماتم إنجازه منه وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

وحدة خدمات الموظفين

مهام الوحدة:
1. متابعة إصدار الإقامات والتأشيرات، وكل ما يتعلق بمعاملات الموظفين لدى مصلحة الهجرة.

2. إجراء ومتابعة إصدار تأشيرات السفر لأسر الموظفين.

3. متابعة تجديد وإنهاء عقود الموظفين وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية.

4. متابعة تحديد مواعيد التمتع بالإجازات لجميع الموظفين بالتنسيق مع الجهات المعنية.

5. إعداد وإصدار شهادة التعريف وشهادة الخدمة لمن يرغب في الحصول عليها من الموظفين والعاملين بالجامعة لتقديمها إلى من يهمه الأمر.

6. إعداد الإجراءات والنماذج الخاصة بمراقبة الدوام والإجازات على اختلاف أنواعها والإشراف على تعديل تلك الإجراءات والنماذج وتطويرها حسب الحاجة.

7. اقتراح النماذج الخاصة بالخدمات الإدارية وشؤون الموظفين وتوزيعها على الإدارات ذات العلاقة.

8. توفير بيئة عمل مناسبة للإبداع والتعليم والتطوير والتغيير تساهم في رفاهية ورضى وتحفيز الموظفين ودعم برامج الرعايا للموظفين بحيث تزداد نسبة الاحتفاظ بهم.

9. متابعة عمليات الحجوزات والتأكيد لسفر وإقامة الموظفين عند تكليفهم بمهام رسمية خارج الجامعة.

10. إصدار وتعميم التعليمات والتعاميم والبلاغات الداخلية للجامعة والعمل على تحديثها وتعديلها بحسب الحاجة.

11. التنسيق مع الجهات المعنية لتطبيق البرامج والسياسات المتعلقة بعلاقات موظفي الجامعة لضمان تقوية العلاقات بين الموظفين وبناء جو من الانتماء والتعاون.

12. تقديم تقارير دورية لمدير قسم الموارد البشرية عن سير العمل وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

وحدة التخطيط والتطوير

مهام الوحدة:
1. دراسة وتحديد الاحتياجات التدريبية الإدارية وطرق تقييمها حسب تصنيف الوظائف بالتعاون مع الجهات المعنية.

2. التنسيق مع الجهات المعنية للإشراف على الأنشطة المتعلقة بالتطوير الإداري ووضع وتحديث الهياكل التنظيمية لكافة الأقسام والوحدات في الجامعة وبطاقات الوصف الوظيفي وتعديلها بما يتناسب واحتياجات الجامعة ومراكزها وأي تعديلات أو تغييرات بهذا الخصوص.

3. التنسيق مع قسم التطوير الإداري لتطوير العمليات وإجراءات العمل في الجامعة بهدف رفع كفاءة الموارد البشرية وتطوير الأداء.

4. وضع الخطط وتطوير السياسات التدريبية بناء على إحتياجات الجامعة واقتراحات وتوصيات الجهات المعنية.

5. إدارة الأنشطة المتعلقة بالتدريب الأولي والتطوير المستمر للموظفين.

6. تطوير الأنظمة و الآليات المتعلقة بقياس كفاءة الموظفين والإشراف عليها وذلك لتحسين أداء الموظفين بما يخدم أهداف الجامعة وتطلعاتها.

7. الإشراف على برامج تقييم أداء الموظفين لضمان الفاعلية في الإجراءات والعدل والمساواة بين جميع موظفي الجامعة بمراكزها.

8. تحليل نتائج تقييم أداء الموظفين للتأكد من أن الأداء الفعلي للعمل يوافق معايير الأداء المحددة ومن ثم التنسيق مع الجهات المعنية لتحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين إذا لزم الأمر.

9. إعداد برامج لبناء القادة وتدريب الصف البديل لعمليات الإحلال والتعاقب.

10. تقديم تقارير دورية لرئيس قسم الموارد البشرية عن سير العمل وماتم إنجازه منه وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

وحدة الأجور والحوافز

مهام الوحدة:

1. استلام القرارات الخاصة بالتعيينات والترقيات والمكافآت وإعداد مستحقاتهم حسب ما ينص عليه في تلك القرارات أو العقود.

2. إعداد كشوفات رواتب الموظفين والمتعاقدين وتوضيح جميع التغيرات التي طرأت على رواتب موظفي الجامعة من علاوات وزيادات سنوية بالإضافة إلى الاقتطاعات والمستحقات لكل موظف ومتعاقد.

3. القيام بجميع الإجراءات والمعاملات الإدارية والمحاسبية ذات العلاقة بتجهيز رواتب وأجور موظفين الجامعة.

4. القيام بجميع الإجراءات والمعاملات الإدارية والمحاسبية ذات العلاقة بمكافآت العمل خارج الدوام الرسمي.

5. إدخال البيانات المتعلقة بالرواتب الشهرية والمستحقات في نظام الأجور الإلكتروني ومراجعتها للتأكد من صحتها.

6. إعداد مستحقات منسوبي الجامعة المطوي قيدهم من موظفين ومتعاقدين.

7. إعداد مستحقات المستعان بخدماتهم للجامعة من مكافآت والقيام بجميع الإجراءات والمعاملات الإدارية والمحاسبية ذات العلاقة.

8. الرد على استفسارات موظفي الجامعة في الأمور التي تتعلق باستحقاقهم.

9. تقديم تقارير دورية لرئيس قسم الموارد البشرية عن سير العمل وماتم إنجازه منه وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

مهام القسم:

1. تقديم المقترحات الخاصة بتطوير وتحديد وتوحيد السياسات والأنظمة والاجراءات التي تتناول الخدمات الإدارية في الجامعة.

2. تطبيق أنظمة وإجراءات الخدمات الإدارية العامة والمكتبية وتأمين احتياجات الجامعة من القرطاسية والمطبوعات وتجهيز مكاتب وأماكن العمل.

3. الرقابة على استعمال وصيانة الأجهزة ووسائل النقل والاتصال والخدمات الإدارية الأخرى ووضع وتطبيق نظام تصنيف وترقيم وحفظ الملفات والسجلات والوثائق المتعلقة بذلك.

4. الإشراف على عمل وحدة الخدمات القانونية و السكرتارية.

5. الإشراف على عمل وحدة الترجمة.

6. الإشراف على عمل وحدة الخدمات العامة.

7. تقديم تقارير دورية لإدارة الشؤون الإدارية عن سير عمل القسم وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

وحدة الخدمات القانونية والسكرتارية

مهام الوحدة:

1. إعداد مشاريع القوانين والأنظمة والتعليمات المتعلقة بأعمال الجامعة بالتنسيق مع الجهات المعنية.

2. توثيق التشريعات التي تحكم عمل الجامعة.

3. المشاركة في اللجان المختلفة التي تتطلب أعمالها وجود قانوني فيها.

4. إحالة الاستشارات القانونية إلى الجهات ذات الاختصاص وتقديم الاستشارات القانونية وتوثيقها.

5. مراجعة صيغ العقود والاتفاقيات المبرمة مع الجامعة وتوثيقها.

6. إعداد وصياغة التعاميم القانونية.

7. المساهمة في نقل المعرفة القانونية لجهات وإدارات الجامعة.

8. تنسيق المهام المتعلقة بإجراءات الوثائق الخاصة بتسجيل الشركة.

9. تقديم تقارير دورية لرئيس قسم الخدمات الإدارية عن سير العمل وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

وحدة الترجمة

مهام الوحدة:

1. ترجمة جميع المراسلات والوثائق الرسمية من و إلى اللغة العربية، الإنجليزية، والملاوية.

2. استلام الوثائق الرسمية من الأقسام ومن ثم التنسيق معهم لتحديد جداول زمنية لتسليم الترجمة الأولية لتلك الوثائق.

3. عرض الترجمة الأولية على الجهات المعنية للمراجعة اللغوية والتعديل إن لزم الأمر.

4. تسليم الترجمة النهائية للقسم صاحب المصلحة.

5. التنسيق مع المترجمين خارج الجامعة للحصول على خدمات ترجمة ذات جودة عالية.

6. أية مهام أخرى رسمية تكلف بها الوحدة في مجال الإختصاص.

7. إعداد تقارير دورية عن أعمال الوحدة وإنجازاتها وأية مقترحات لتطوير أعمال الوحدة.

وحدة الخدمات العامة

مهام الوحدة:

1. تنظيم الصادر والوارد من معاملات ومراسلات وعمل سجلات خاصة بها ومتابعتها وحفظها بالتنسيق مع الجهات المعنية.

2. تقديم الخدمات المتعلقة بطباعة الكروت التعريفية الشخصية والأختام الرسمية لموظفي الجامعة وجهاتها وإداراتها.

3. الإشراف الكامل على صيانة مرافق الجامعة وممتلكاتها ومعداتها غير التقنية مثل البنايات والسيارات.

4. متابعة تسديد فواتير الكهرباء والمياه والهاتف

5. الإشراف الكامل على أمن وسلامة الجامعة وممتلكاتها ومراقبة الدخول والخروج، والاحتفاظ بنظام المفاتيح.

6. القيام بكل الإجراءات المتعلقة بالتأمينات وإستصدار التراخيص الرسمية اللازمة.

7. الإشراف الكامل على أمن وسلامة وصحة موظفي الجامعة والقيام بكل الإجراءات اللازمة والمتعلقة بذلك.

8. الإشراف الكامل على المخازن والنثريات.

9. الإشراف الكامل على خدمات التنظيف في الجامعة.

10. رعاية وإدارة كل ما هو متعلق بسير العمليات التشغيلية العامة للجامعة.

11. الرقابة على استعمال وصيانة الأجهزة ووسائل النقل والاتصال.

12. الإشراف على السائقين.

13. شراء القرطاسية واللوازم المكتبية الغير تقنية.

14. إعداد دليل هاتف الإدارة وقوائم أرقام موظفي الجامعة وتحديثها.

15. القيام بأي مهام أخرى تندرج تحت مهام الخدمات العامة.

16. إعداد تقارير دورية عن أعمال الوحدة وإنجازاتها وأية مقترحات لتطوير أعمال الوحدة.

مهام القسم:

1. ضمان توافق هوية المؤسسة مع كل ما يصدر عن الجامعة من وثائق و مراسلات وعروض مرئية وغيره.

2. تطبيق سياسات وإجراءات العلاقات العامة التي تعزز سمعة ومكانة الجامعة في الداخل والخارج.

3. الإشراف والمشاركة في إصدار نشرة أخبار الجامعة بالتعاون مع الجهات المعنية، وتوزيع الأعداد الصادرة منها.

4. متابعة كل الأخبار التي تنشر عن الجامعة في وسائل الإعلام بكل أشكالها والرد على الملاحظات التي تحتاج إلى ذلك ومن ثم أرشفتها بالطريقة المناسبة.

5. ترتيب وتنظيم المناسبات المقامة بالجامعة.

6. الإشراف الكامل على عمل وحدة إشهار الجامعة.

7. تمثيل الجامعة في حضور الفعاليات ذات العلاقة بعد التنسيق مع الجهات المعنية داخل وخارج الجامعة.

8. تنمية العلاقات العامة مع الجهات الحكومية عن طريق الاتصالات الرسمية والغير رسمية.

9. الناطق باسم الجامعة في التعامل مع السلطات والمؤسسات الحكومية (غير التسويقية أو الأكاديمية).

10. تقديم تقارير دورية لإدارة الشؤون الإدارية عن سير عمل القسم وعن المعوقات أو القيود الموجودة و تقديم تصورات عن كيفية تجاوزها.

وحدة إشهار الجامعة

مهام الوحدة:

1. الإشراف على مشاركات الجامعة الخارجية في المعارض والنشاطات الإعلامية.

2. العمل على اكتساب ثقة المجتمع في مخرجات العملية التعليمية بالجامعة.

3. التنسيق مع الجهات المعنية داخل الجامعة للمشاركة والتواجد في جميع التجمعات العلمية والثقافية للتعريف بالجامعة وكلياتها وتخصصاتها وبرامجها المطروحة.

4. إعداد التقارير والحملات الإعلامية للجامعة وتقديمها إلى وسائل الإعلام المختلفة وتقديم التغطية المناسبة للأحداث والمناسبات المقامة بالجامعة.

5. توجيه الدعوة إلى المسئولين عن وسائل الإعلام لحضور المناسبات العلمية والرسمية للجامعة.

6. تنظيم المقابلات الصحفية لمسؤولي الجامعة وتقديم التسهيلات اللازمة للإعلاميين عند الحاجة إلى ذلك.

7. إصدار أفلام وثائقية عن الجامعة.

8. تنسيق وطباعة البروشورات العامة والخاصة بالجامعة.

9. طباعة المنشورات لأقسام الجامعة.

10. التنسيق مع الجهات المعنية للقيام بالاعمال الفنية على الحاسب ( التصاميم – المونتاج ) وإعداد وتحديث وحفظ العروض المرئية للجامعة.

11. الاتصال مع وسائل الإعلام وتكوين العلاقات الشحصية مع رجال الصحافة.

12. الإشراف على إنتاج المواد الإشهارية، بطاقات الدعوة، والمعدات المكتبية ( كالمظروفات والرسائل، إلخ) وبطاقات الترحيب واللافتات و الكتيبات والنشرات التعريفية وجميع المطبوعات التي تبرز موقع الجامعة ومكانتها.

13. طلب أشرطة التسجيل المرئية والصوتية من وسائل الإعلام لمناسبات الجامعة والاحتفاظ بها في أرشيف خاص بذلك.

14. تلقي طلب المطبوعات الصادرة عن الجامعة من الجهات الخارجية المختلفة والتنسيق مع الجهات المعنية داخل الجامعة لتأمين المطبوعات الموجودة لديهم والعمل على إعدادها وتهيئتها لإرسالها.

15. تحرير المعلومات للحكومة، والوزارة، والسلطات بخصوص التغييرات والأحداث والقضايا وآخر المستجدات الخاصة بالجامعة.

16. إعداد ونشر الأخبار الخاصة بالأحداث الرسمية في موقع الجامعة.

17. إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها وأية مقترحات لتطوير أعمال الوحدة.

وحدة إدارة المناسبات

مهام الوحدة:

1. تنظيم الزيارات والمناسبات ووضع البرامج الازمة لها ودعوة الجهات المعنية داخل الجامعة وخارجها.

2. إتمام كافة المتطلبات الخاصة بزيارة الوفود الرسمية من مخاطبات و إجراءات سفر وتأكيد حجوزات وإسكان وضيافة واستقبال.

3. طباعة بطاقات الدعوة و توزيعها على المعنيين.

4. تزويد الضيوف بالمعلومات والبيانات والنشرات التي توضح برامج الزيارات وأنشطة الجامعة.

5. مرافقة زوار وضيوف الجامعة في زياراتهم داخل وخارج الجامعة حسب الحاجة إلى ذلك ، وتلبية احتياجاتهم.

6. التصوير بالفيديو والتصوير الفوتوغرافي للزيارات والأحداث والتنسيق مع وسائل الاعلام للتغطية.

7. تجهيز هدايا الضيوف والوفود وحقائب المناسبات.

8. توجية بطاقات التهاني بالمناسبات والرد على بطاقات التهاني الواردة لمكتب مدير الجامعة.

9. تهنئة منسوبي الجامعة بالترقيات أو الحصول على مؤهلات عليا.

10. المشاركة لمنسوبي الجامعة في أفراحهم وأحزانهم وإشعارهم بذلك.

11. المشاركة في اللقاءات والحفلات والمناسبات والمؤتمرات والندوات ذات العلاقة التي تقيمها الأجهزة الحكومية والجهات الخارجية الأخرى.

12. إقامة اللقاءات الاخوية والترفيهية لمنسوبي الجامعة بالتنسيق مع الجهات المعنية داخل وخارج الجامعة.

13. إقامة المعارض وأي مهام اخرى تندرج تحت مهام الوحدة.

14. إعداد تقارير دورية عن نشاطات الوحدة وإنجازاتها وأية مقترحات لتطوير أعمال الوحدة.