جامِعة المدينة العالمية

الخطة قصيرة الأمد: 2009

الخطة متوسطة الأمد: 2010 – 2012

مهام القسم:
1. الإشراف على إعداد وتنفيذ خطط ومشاريع تمويل الدعم المالي، والتنسيق الداخلي والخارجي مع الجهات ذات العلاقة.

2. الإشراف على إعداد وتنفيذ خطط الدعم المالي للمنح الدراسية، والمتابعة المستمرة للإجراءات الخاصة بها، وضمان التنسيق مع الأقسام ذات العلاقة بالجامعة فيما يتصل بالمنح الدراسية.

3. العناية بجميع العمليات والإجراءات الخاصة بإدارة نظام علاقات الداعمين، والإشراف على تلبية احتياجاتهم بالتنسيق مع الأقسام ذات العلاقة بالجامعة.

4. الإشراف على منتدى، وقاعدة بيانات المتطوعين مع جامعة المدينة العالمية، وإدارة شؤونهم بالتنسيق مع الأقسام ذات العلاقة بالجامعة.

5. القيام بأعمال التخطيط الشامل، ومتابعة تنفيذ الخطط المعتمدة، والرقابة والتقييم الموضوعي، والسعي الدائم لتوفير الأدوات اللازمة لترقية وتطوير الأداء العام لقسم الدعم المالي والوحدات التابعة له.

وحدة المنح الدراسية

مهام الوحدة:
1. إعداد الخطط السنوية للمنح الدراسية وتقديمها للاعتماد.

2. التنسيق مع الوحدات الإدارية بقسم الدعم المالي للسعي لتمويل المنح الدراسية بحسب الخطط المعتمدة.

3. النظر في النتائج المحصلة لأعداد المنح الدراسية وتعديل الخطط المعتمدة في ضوئها.

4. التنسيق مع الأقسام ذات العلاقة بالجامعة بشأن تخصيص المنح الدراسية.

5. تزويد مركز العملاء بالتعليمات المتعلقة بالتقديم للمنح الدراسية.

6. التعامل مع طلبات الحصول على المنحة الدراسية من المرشحين الحاصلين على القبول الرسمي بالجامعة، والتأكد من استيفائهم للمتطلبات والشروط والمعايير المعتمدة.

7. دراسة حالات المتقدمين للحصول على المنح الدراسية، والتأكد من أهليتهم، ورفع التوصيات بخصوصهم إلى لجنة المنح.

8. إعداد وإصدار عقود المنح الدراسية لمن تم الموافقة عليهم من قبل لجنة المنح، وتسليمها إلى قسم المراكز التعليمية لاستكمال إجراءات توقيعها من قبل الطلبة.

9. التعامل مع قوائم الطلبة الذين لم يحصلوا على الموافقة من قبل لجنة المنح، بحسب توصيات اللجنة.

10. إعداد تقارير متابعة أداء الطلاب الحاصلين على المنحة الدراسية بالتنسيق مع الأقسام ذات العلاقة.

11. إعداد ودراسة المسوغات الخاصة باستمرار أو إنهاء المنحة الدراسية في ضوء تقارير متابعة الأداء، ورفع التوصيات المتعلقة بذلك إلى لجنة المنح الدراسية لاستكمال الإجراءات اللازمة.

12. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة المنح الدراسية.

وحدة تمويل الدعم المالي

مهام الوحدة:

1. التخطيط المستقبلي وإنشاء المشاريع الخيرية المستقبلية الكفيلة بمواكبة نمو الجامعة التشغيلي والتأسيسي.

2. إنشاء مشروعات دعم تمويلية لبرامج وأنشطة الجامعة، تتوافق مع الخطة الإستراتيجية للجامعة.

3. تحديد واختيار أنسب الأنماط و القوالب التسويقية المتاحة للأنشطة التمويلة . (كالرعاية – التسويق المباشر الشراكة – الوقف الكراسي البحثية……).

4. إعداد كافة المتطلبات والمستلزمات المتعلقة بدعم أنشطة التسويق لمشاريع الدعم المالي مع الجهات والأفراد.

5. البحث الدائم عن داعمين، وتوسيع قاعدة الداعمين للجامعة بشكل مستمر.

6. تسويق مشاريع الدعم التمويلية المعتمدة باختيار أفضل الطرق والوسائل المتاحة.

7. اقتراح مصارف الأموال والتبرعات (المقطوعة) ورفع التوصيات بشأنها.

8. التنسيق مع قسم الاستثمار فيما يخدم مهام الجهتين لضمان تحقيق أفضل النتائج لصالح الجامعة.

9. تفعيل الدور التعاوني والتطوعي للمانحين والمساهمين من الجهات والأفراد.

10. التعاون والتواصل مع المؤسسات الخيرية والوقفية بما يضمن تحقيق المصالح المشتركة.

11. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة تمويل الدعم المالي.

وحدة علاقات الداعمين

مهام الوحدة:
1. إدارة النظام الإلكتروني لبوابة الداعمين عبر موقع الجامعة على الإنترنت.

2. تغذية قواعد البيانات الخاصة بالداعمين والأنشطة المدعومة من قبلهم من خلال نظام إدارة علاقات الداعمين.

3. العمل الدائم على تقديم عناية خاصة بالداعمين، وتدعيم التواصل المستمر ما بين الجامعة والداعمين فيما يتعلق (بالتهئنات الأخبار – المنجزات العامة التقارير السنوية) والعمل على استقبال استفساراتهم واتصالاتهم والرد عليها بشكل مباشر بكافة السبل المعتمدة من خلال نظام إدارة علاقات الداعمين،

4. التنسيق مع الأقسام ذات العلاقة لإعداد التقارير عن البرامج والمشاريع المدعومة لصالحها، وتنظيم الحصول عليها بشكل دوري من خلال نظام إدارة علاقات الداعمين.

5. تزويد الداعمين بتقارير دورية عن الأنشطة المكفولة عن طريقهم، أو تلك القائمة على التبرعات التي قاموا بها من خلال نظام إدارة علاقات الداعمين.

6. تحديث المعلومات القابلة للنشر عن قسم الدعم المالي، وتزويد الأقسام والجهات ذات العلاقة بها.

7. المساهمة في التزويد المستمر بالمعلومات عن المتبرعين لوحدتي التمويل الوقفي والاستثمار من خلال نظام إدارة علاقات الداعمين.

8. الإشراف والتنظيم لبرامج الزيارات واللقاءات المتبادلة الخاصة بالداعمين.

9. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة علاقات الداعمين.

وحدة المتطوعين

مهام الوحدة:
1. إدارة منتدى وملتقى الكتروني للمتطوعين عبر موقع الجامعة يتم من خلاله الإعلان عن المجالات المتاحة للتطوع، والإشراف والتنظيم للملتقى بموجب الاحتياجات التي يتم عرضها من خلال الإدارات والأقسام الداخلية.

2. التنسيق مع الأقسام الإدارية والمراكز التعليمية بالجامعة للتعرف على الحاجات والأدوار التي يمكن أداؤها من خلال متطوعين الجامعة، وبناء المتطلبات اللازمة للعمل التطوعي في المجالات التي تخص تلك الأقسام.

3. تكوين قاعدة من المتطوعين الراغبين في المساهمة الخيرية لصالح الجامعة واختيار المشرفين على المنتدى الالكتروني منهم، والعمل على تنظيم علاقاتهم مع الجامعة.

4. تغذية نظام قاعدة البيانات الالكترونية الخاصة بالمتطوعين مع الجامعة حول العالم، مع تصنيف المجالات التي يمكنهم المساهمة فيها، والأدوار والمهام والمسئوليات التي تتناسب معهم.

5. المشاركة في اللقاءات التطوعية، وتنظيم اللقاءات والزيارات المشتركة لتنمية علاقات المتطوعين.

6. تقديم شهادات الشكر والتقدير، ووثائق إثبات المشاركة للمتطوعين، واقتراح الحوافز الرمزية للمتطوعين المتميزين.

7. أي مهام أخرى ذات علاقة بالتطوع والمتطوعين يتم التكليف بها.

مهام القسم:
1. العناية بطرق وأساليب وإجراءات تنمية الموارد الوقفية والخيرية، والمتابعة الدقيقة للأداء والعوائد المترتبة.

2. الإشراف على علميات البحث عن الفرص الاستثمارية، وإدارتها، والمتابعة الدائمة لأعمال تنمية الموارد المالية للجامعة.

3. التدريب والتحسين المستمر والمراقبة الدقيقة وتوفير وتطوير الأدوات ومتابعة الأداء و العمل على تحسين العوائد، وضمان الشفافية.

4. التنسيق مع الجهات الخارجية والداخلية فيما يتعلق بأعمال تنمية الموارد المالية للجامعة.

وحدة تنمية الموارد الوقفية والخيرية

مهام الوحدة:
1. إعداد و دراسة المشاريع الاستثمارية الوقفية والخيرية ، وعرض الدراسة على الجهات ذات العلاقة.

2. استكمال اعتماد خطط برامج المشاريع الاستثمارية الوقفية والخيرية وصولاً إلى الإجراءات النهائية التي بموجبها يتم إصدار تصاريحها وتراخيصها.

3. متابعة تنفيذ برامج المشاريع الاستثمارية الوقفية والخيرية والعمل على تلبية كافة الاحتياجات الخاصة بها.

4. إعداد التقارير الدورية عن المشاريع الوقفية والخيرية الاستثمارية بحسب طبيعتها وتزويد الجهات المشرفة بها.

5. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحيلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة تنمية الموارد الوقفية والخيرية.

وحدة استثمار الموارد المالية

مهام الوحدة:
1. البحث عن الفرص الاستثمارية المتاحة الموافقة للشريعة الإسلامية في الأسواق المحلية والدولية والتنسيق لإعداد الدراسات اللازمة عنها وتقديم التوصيات حول أنسبها.

2. إدارة الفرص الاستثمارية من خلال جهات الاستثمار المعتمدة، ومتابعة العوائد المترتبة على الاستثمار لتحسين الفرص المتاحة بشكل مستمر.

3. العمل الدائم على تنمية الموارد المالية للجامعة، مع إيجاد التوازن للمتطلبات المالية للجامعة.

4. تقديم التوصيات اللازمة للمساعدة في اتخاذ قرارات التجديد للاستثمارات، أو إيقافها.

5. المتابعة الدائمة للأوضاع الاستثمارية والتنبيه على المخاطر والتحديات المتوقعة.

6. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحيلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة استثمار الموارد المالية.

مهام القسم:
1. معالجة المسائل المتعلقة بالتعاون مع المؤسسات المحلية والدولية في إطارات التعاون الأكاديمي، والتعاون الثقافي، والتجاري.

2. القيام بأعمال التخطيط والمتابعة والإشراف على الإجراءات المتعلقة بالتعاون المؤسساتي على الصعيد المحلي والدولي، وإدارة العمليات التنفيذية الخاصة بذلك.

3. الإشراف على أعمال إعداد وتنفيذ الخطط المعتمدة الخاصة بالمعارض والمؤتمرات في الجامعة، والرقابة على الإجراءات والمتطلبات التنفيذية الخاصة بها

4. الإشراف على العمليات المتعلقة بعقد ورعاية اتفاقيات التعاون والمعادلة والتوأمة، والمتابعة الدقيقة للإجراءات والنتائج المتتربة عليها.

5. التدريب والتحسين المستمر لترقية إجراءات وآليات العمل الداخلية، والسعي الدائم إلى تحقيق جودة الأداء.

وحدة التعاون المؤسساتي

مهام الوحدة:
1. دراسة عروض وطلبات التعاون والتبادل المحلي الدولي، ورفع التوصيات والمقترحات بخصوصها.

2. تولي مسئولية التفاوض والتواصل المباشر مع المؤسسات الحكومية والتجارية والخيرية، والوصول إلى إيجاد صيغة مقبولة للاتفاقيات التعاون والتبادل.

3. القيام بإعداد الصيغ النهائية للاتفاقيات المزمعة، بالتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة بالجامعة، وضمان مراعاة القوانين والأنظمة الدولية في الصيغ النهائية للاتفاقيات المقدمة.

4. التواصل مع الأقسام الداخلية للجامعة بحسب مجالات الاتفاقات المزمعة، والتأكد من عدم وجود تضارب ما بين الاتفاقيات المبرمة والصلاحيات والتنظيم الداخلي للجامعة.

5. الإشراف على إجراءات اعتماد وتوقيع اتفاقيات التعاون المشتركة، وتوثيقها وحفظها ونشرها بالطرق الرسمية المعتمدة.

6. المتابعة الدائمة للاتفاقيات المبرمة مع المؤسسات الرسمية والأهلية والخيرية، وضمان تنفيذ الاتفاقيات بحسب البنود المنصوص عليها.

7. دراسة أي مخالفات أو نزاعات مترتبة على الاتفاقيات المبرمة، وضمان تحصيل حقوق الجامعة بحسب المنصوص عليه في الاتفاقيات، و التنسيق مع الإدارات القانونية والرسمية بهذا الخصوص.

8. تقديم التوصيات إلى إدارة الجامعة والمتعلقة بتجديد أو إيقاف أو فسخ الاتفاقيات بناءً على المصالح الخاصة بالجامعة.

9. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة التعاون المؤسساتي.

10. أي مهام أخرى ذات علاقة بالتعاون المؤسساتي يتم التكليف بها من قبل إدارة الجامعة.

وحدة المعارض والمؤتمرات

مهام الوحدة:
1. إعداد الخطط السنوية للتنظيم أو للمشاركة في المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية.

2. إعداد دراسات الجدوى لتنظيم المؤتمرات والمعارض من قبل الجامعة، أو المشاركة فيها، وعرضها للاعتماد من الجهات ذات العلاقة.

3. إعداد الوسائل والأدوات والعروض الخاصة بالمشاركة في المؤتمرات والمعارض، وحفظها، والتأكد من جاهزيتها.

4. التنظيم للإجراءات والترتيب للمؤتمرات والمعارض التي تقدمها الجامعة، أو تلك التي تشارك فيها وما يتعلق بها من أمور تنظيمية كالسفر والتأشيرات والأعمال الإعلامية وما يتعلق بها بالتنسيق مع الأقسام الإدارية ذات العلاقة بالجامعة.

5. إعداد ونشر توصيات المؤتمرات والمعارض التي تقوم الجامعة بتنظيمها.

6. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة المعارض والمؤتمرات.

وحدة المعادلات و التوأمة

مهام الوحدة:
1. إدارة العلاقات مع الجهات الخارجية التي تعقد الجامعة معها اتفاقيات معادلة أو توأمة.

2. التنسيق مع الإدارات والأقسام ذات العلاقة بالجامعة، لعقد أو تجديد اتفاقيات المعادلة أو التوأمة.

3. القيام بالدراسات المسحية، ورفع التوصيات بخصوص الجهات التي يقترح العمل لعقد اتفاقيات المعادلات و التوأمة معها.

4. إنشاء وإدارة نظام إلكتروني، وقواعد بيانات إلكترونية، تضم كافة المعلومات الخاصة بالجهات التي تم عقد اتفاقيات المعادلة أو التوأمة معها، أو التي يجري التفاوض بشأنها، أو تلك التي تم إيقاف التعاون معها.

5. الإشراف على عمليات التفاوض لإعداد اتفاقيات المعادلات و التوأمة ، والتنسيق مع الإدارات والجهات ذات العلاقة.

6. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة المعادلات والتوأمة.

مهام القسم:

1. إعداد الخطط السنوية للتنظيم أو للمشاركة في المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية.

2. إعداد دراسات الجدوى لتنظيم المؤتمرات والمعارض من قبل الجامعة، أو المشاركة فيها، وعرضها للاعتماد من الجهات ذات العلاقة.

3. إعداد الوسائل والأدوات والعروض الخاصة بالمشاركة في المؤتمرات والمعارض، وحفظها، والتأكد من جاهزيتها.

4. التنظيم للإجراءات والترتيب للمؤتمرات والمعارض التي تقدمها الجامعة، أو تلك التي تشارك فيها وما يتعلق بها من أمور تنظيمية كالسفر والتأشيرات والأعمال الإعلامية وما يتعلق بها بالتنسيق مع الأقسام الإدارية ذات العلاقة بالجامعة.

5. إعداد ونشر توصيات المؤتمرات والمعارض التي تقوم الجامعة بتنظيمها.

6. تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة المعارض والمؤتمرات.

7. القيام بأعمال التفاوض والتحاور مع الجهات الخارجية الراغبة في إنشاء مراكز لصالح الجامعة، وضمان الوصول إلى تحقيق اتفاقيات وتعقدات مجدية لصالح الجامعة.

8. الإشراف على أعمال التنسيق بين المراكز التابعة للجامعة، وبين المركز الرئيس للجامعة، وضمان إنسابية تبادل المعلومات اللازمة بطريقة منضبطة وسليمة.

9. المتابعة المستمرة لأنشطة المراكز التابعة للجامعة، والتأكد من قيامها بالدور المطلوب وفق الاتفاقيات أو العقود المبرمة.

10. القيام بتقييم ربع سنوي لأداء المراكز التابعة للجامعة، وفق المعايير والضوابط المعتمدة.

11. القيام بالإشراف على أعمال تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بقسم المراكز والوحدات التابعة له.

وحدة الخدمات الإدارية

مهام الوحدة:

1 القيام بعمليات البحث وجمع المعلومات عن الجهات التي يمكن التعاون معها لإنشاء المراكز التابعة للجامعة أو الخيارات الأخرى المتاحة، في ضوء الخطط المعتمدة لإنشاء المراكز، ورفع النتائج والتوصيات بشأنها.

2 دراسة عروض وطلبات إنشاء المراكز الواردة من الجهات الخارجية، وإعداد دراسات جدوى بشأنها، و رفع التوصيات والمقترحات بخصوصها.

3 المساهمة في إعداد صيغ الاتفاقيات والعقود الخاصة بالتعاون مع المراكز المزمع إنشاءها، والقيام بأعمال التواصل والمراسلة مع الجهات الراغبة في إنشاء مراكز لصالح الجامعة.

4 تنظيم إجراءات إنشاء المراكز التابعة للجامعة،و القيام بإعداد جداول متابعة مشاريع إنشاء المراكز، والتنسيق مع قسم إدارة المشاريع بهذا الخصوص.

5 ضبط وتوثيق المراسلات والاتصالات وتبادل البيانات مع المراكز التابعة للجامعة.

6 التواصل المباشر والتنسيق مع إدارة التعاون والتبادل الدولي، وإدارة الشؤون القانونية لاستكمال إجراءات اعتماد الاتفاقيات والعقود الخاصة بالمراكز ، وحفظها وتوثيقها ونشرها بالطرق المعتمدة، أو حل أي نزاعات أو مخالفات متعلقة بالمراكز.

7 القيام بأعمال مراقبة ومتابعة المراكز التابعة للجامعة،و التأكد من عدم إخلالها بالمعايير والشروط والضوابط بحسب الاتفاقيات والتعاقدات المبرمة.

8 تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة الاتصالات الإدارية التابعة لقسم المراكز.

وحدة التنسيق والمتابعة

مهام الوحدة:

1 الإشراف على عمليات التنسيق والاتصالات ما بين المسئولين في المراكز ، وما بين الإدارات والأقسام التابعة للجامعة، بحسب التخصصات والاحتياجات المترتبة على الاتفاقيات والتعاقدات المبرمة.

2 تحديد مسئولي الاتصال من قبل المراكز، ومستقبلي الاتصالات من جهة الإدارات والأقسام الموازية داخل الجامعة، و تنظيم طرق الاتصالات بين الأطراف المعنية.

3 متابعة أي مخالفات أو نزاعات، أو إخلال في التواصل ما بين الطرفين، والعمل على ضمان سلامة واستمرارية تبادل المعلومات والبيانات المطلوبة.

4 متابعة المهام والواجبات المطلوبة من قبل المراكز ، والتأكد من إتمامها في المواعيد المحددة بحسب العقود والاتفاقيات المبرمة.

5 استقبال شكاوي وملاحظات العملاء على المراكز التابعة، بالتنسيق مع مركز خدمة العملاء والشؤون الطلابية والأكاديمية بالجامعة، و العمل على دراستها ورفع التوصيات بشأنها إلى إدارة الجامعة.

6 المراقبة المستمرة لأداء المراكز القائمة، ورفع التقارير الدورية بشأنها إلى إدارة الجامعة.

7 تصميم وإصدار وتطوير وحفظ التقارير والتحليلات الداخلية، والقيام بعمليات التوثيق والتسليم والاستلام المتعلقة بوحدة التنسيق والمتابعة التابعة للمراكز التعليمية.