Manual dasar ini akan menjadi sebahagian daripada kontrak perkhidmatan untuk pekerja tetap, dan universiti berhak untuk mengubahsuai mana-mana peruntukan dalam polisi itu, atau untuk menghentikan semua atau sebahagian daripadanya, pada bila-bila masa.

1.1 Tujuan:

Dasar dan Prosedur HR ini bertujuan untuk:

Menubuhkan dan mendokumenkan dasar, prosedur dan amalan UNIVERSITI AL-MADINAH INTERNATIONAL (Universiti) di semua bidang yang berkaitan dengan Sumber Manusia (HR). Polisi-polisi ini akan menjalani kajian semula dan pindaan yang berterusan apabila pihak Universiti menganggap wajar dan sesuai;

Menyediakan rangka kerja untuk pembangunan kebenaran dan had kelulusan yang sesuai di dalam universiti;

Membantu kakitangan untuk memahami dengan betul dasar HR untuk tafsiran mereka yang tepat;

Memastikan dasar HR yang konsisten di seluruh universiti.

1.2 Liputan

Dasar dan Prosedur HR dalam Buku Panduan ini akan diguna pakai untuk semua staf UNIVERSITI ANTARABANGSA AL-MADINAH (710353-P).

Walaupun dasar-dasar dalam Buku Panduan ini telah ditulis sedemikian menyeluruh, mereka tidak disifatkan sebagai menyeluruh. Sekiranya sesuai, garis panduan dan prosedur mengenai hal-hal Sumber Manusia akan dikeluarkan dalam bentuk pekeliling/memorandum untuk memberikan maklumat tambahan dan/atau penjelasan terperinci tentang cara praktikal dasar-dasar yang dinyatakan dalam Buku Panduan ini, yang akan menjadi sebahagian daripada syarat-syarat pekerjaan.

Buku Panduan ini akan diguna pakai pada setiap masa melainkan dinyatakan sebaliknya dalam Surat Pelantikan bahawa istilah atau keadaan tertentu mengatasi yang dalam Buku Panduan ini. Sebarang dasar yang tidak dinyatakan dalam Buku Panduan ini, Undang-undang Pekerjaan dan Peraturan negara akan berkuatkuasa.

Walau bagaimanapun, sekiranya berlaku sebarang percanggahan atau ketidakselarasan dalam terma-terma yang terkandung dalam Surat Pelantikan Staf dan Buku Panduan ini, Surat Pelantikan akan mengatasi sejauh mana istilah berkenaan TETAPI secara tegas ‘Pemegang Peribadi’. Sekiranya penyandang tidak lagi memegang jawatan atas apa-apa sebab, pakej imbuhan pengganti akan dinilai semula selaras dengan dasar sedia ada.

1.3 Kesahan

Pengurusan atas budi bicara mutlaknya mentafsirkan/mengubah/menukar/menarik balik/menggantung/memadam atau menambah dasar-dasar ini.

Sekiranya ini berlaku, Jabatan Sumber Manusia akan menasihati ketua masing-masing mengenai perubahan-perubahan khusus ini. Salinan perubahan hendaklah diedarkan kepada mereka untuk tindakan selanjutnya. Adalah menjadi tanggungjawab semua Ketua untuk memastikan semua kakitangan dimaklumkan mengenai perubahan tersebut.

1.4 Kajian

Buku panduan Dasar Sumber Manusia akan dikaji semula setiap lima (5) tahun atau apabila pihak pengurusan dianggap sesuai dan perlu.

1.5 Pemilikan Manual Polisi

Manual Polisi hendaklah sepanjang masa kekal sebagai harta universiti. Subjek adalah untuk kegunaan umum oleh semua Ketua Jabatan (pentadbiran/akademik) tetapi sila ambil perhatian bahawa manual itu adalah dokumen sulit dan orang yang kepadanya Buku Panduan dikeluarkan adalah bertanggungjawab untuk penyimpanannya.

2.1 PERANCANGAN MANPOWER

Objektif

• Mewujudkan dan mengekalkan tenaga kerja yang mencukupi untuk memenuhi keperluan masa kini dan masa depan bagi melaksanakan rancangan operasi universiti yang paling berkesan.
• Untuk mencapai struktur tenaga kerja yang dirancang dengan baik dan kos efektif untuk menyokong aktiviti universiti.

Dasar

• Ketua Jabatan/Fakulti akan membantu dalam membangun dan menyenggara pelan tenaga kerja yang berkesan untuk menentukan keperluan kakitangan untuk memenuhi objektif korporat universiti. Perancangan sedemikian akan menjadi asas bagi pengambilan, penempatan, promosi dan latihan kakitangan.
• Dalam hal penubuhan bahagian/jabatan baru, Ketua Jabatan/Fakulti masing-masing hendaklah memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia (HR) struktur bahagian bahagian/jabatan baru melalui carta organisasi yang menentukan keperluan tenaga kerja.
• Pengurusan mempunyai hak untuk menggabungkan perubahan organisasi apabila dan apabila perlu.

Prosedur

1. Ketua Jabatan/Fakulti hendaklah mengemukakan satu “Borang Perancangan Tenaga Manusia” (HR 001) yang standard kepada Jabatan Sumber Manusia:
   • pada permulaan tahun kewangan;
     sekiranya mana-mana bahagian/jabatan baru;
     penambahan atau penggantian kakitangan memandangkan pengembangan, perletakan jawatan, penempatan semula atau perpindahan, dan lain-lain dalam Jabatan/Fakulti individu. (Berkenaan hanya pada awal tahun kewangan)
2. “Borang Perancangan Tenaga Manusia” yang telah siap akan diproses dan hasilnya akan disampaikan kepada Ketua Jabatan/Fakulti masing-masing.

Sebaik sahaja diluluskan oleh Rektor, Jabatan Sumber Manusia hendaklah melaksanakan Pelan Tenaga Manusia dengan sewajarnya melainkan jika disarankan sebaliknya.

2.2 PENGAMBILAN PEKERJA

Objektif

• Memastikan pengambilan calon yang paling sesuai untuk memenuhi kehendak tenaga kerja dengan menggunakan kaedah pemilihan yang paling sesuai.
• Memastikan pengambilan orang yang tepat untuk pekerjaan yang betul.

Dasar

1. Pengambilan pekerja hendaklah selaras dengan struktur organisasi dan pelan tenaga kerja yang diluluskan oleh Universiti.
2. Pengambilan kakitangan akan dibuat apabila keadaan berikut timbul
   • Apabila terdapat kekosongan jawatan yang dibuat oleh kakitangan yang meletak jawatan.
   • Di mana terdapat kenaikan beban kerja, yang mana kakitangan sedia ada tidak dapat mengatasi, oleh itu keperluan untuk kakitangan tambahan.
   • Di mana projek atau fungsi baru sebuah jabatan / fakulti diperkenalkan, dan dari sini timbul keperluan baru untuk pengalaman dan pengetahuan khusus di kawasan tersebut.
3. Keutamaan akan diberikan kepada kakitangan sedia ada yang memenuhi spesifikasi pekerjaan untuk mengisi kedudukan kosong melalui promosi dalaman dan / atau pemindahan dalam Universiti.
4. Sekiranya tiada calon yang sesuai untuk ditemui untuk kedudukan kosong, Universiti akan merekrut calon yang paling sesuai dari sumber luaran.
5. Pemilihan hendaklah berdasarkan calon-calon yang memenuhi spesifikasi pekerjaan untuk kedudukan seperti kelayakan, pengalaman, watak, integriti dan rujukan pekerjaan.
6. HR akan bekerjasama dengan Ketua Jabatan dan Fakulti masing-masing untuk pengambilan tenaga kerja.

Prosedur

1. Kelulusan untuk merekrut mesti diperoleh daripada Rektor untuk semua jawatan baru dan gantian
2. Bagi proses kelulusan pengambilan, Jabatan / Fakulti masing-masing akan mengisi “Borang Pengambilan Kakitangan” (HR 002).
3. Dalam permintaan itu, Ketua Jabatan / Fakulti hendaklah menyatakan yang berikut: –
   • Tanggungjawab calon pekerjaan
   • Kelayakan diperlukan
   • Pengalaman yang diperlukan
   • Umur dan jantina lebih disukai
   • Apa-apa keperluan khusus lain
4. Ketua HR akan mengesahkan cadangan dan perbincangan akan dibuat antara pihak. Penerangan Pekerjaan akan dihasilkan.
5. Kelulusan Rektor mesti diperolehi untuk semua jawatan baru
6. Untuk jawatan yang sedia ada, kelulusan perolehan kakitangan mesti diperoleh juga dari Rektor.
7. Sebaik sahaja peluluskan masing-masing telah bersetuju dengan cadangan itu, beliau akan mengesahkan Borang Pengambilan Kakitangan.
8. Universiti boleh menggunakan kaedah berikut untuk mendapatkan calon: –
   • Tawaran Kerja Dalaman (promosi, pemindahan atau penempatan semula)
   • Iklan akhbar
   • Pengambilan / Agensi Pekerjaan
   • Internet
9. Sebaik sahaja iklan tersebut diposkan atau agensi pekerjaan diberitahu, calon diberikan 14 hari untuk memohon kepada universiti. Calon dikehendaki menulis dan memasukkan resume komprehensif mereka. Begitu juga agensi diberi tempoh masa yang sama untuk membalas kepada universiti dengan senarai calon.
10. Selepas tamat tempoh 14 hari, semua permohonan yang diterima akan dikumpulkan dan disusun. Ketua Jabatan / Fakulti akan menyenaraikan calon yang sesuai.
11. Calon yang disenarai pendek kemudian akan dipanggil untuk temu duga Pertama. Sebagai panduan, pewawancara adalah: –
    

    Category	Interviewer
    Non Executives	The immediate superior and HR Staff
    Executives	Heads of Department / Faculty and HR Manager
    Managers	Head of Department / Faculty and Head of HR Division
    Senior Management	Rector and Deputy Rector

12. Semua calon mesti melengkapkan “Borang Permohonan Pekerjaan” (HR 003) sepenuhnya.
13. Wawancara kedua akan diadakan jika perlu, untuk calon akhir yang dipilih dari temu duga pertama. Sebagai panduan pewawancara adalah: –
    

    Category	Interviewer
    Non Executives	Head of Department / Faculty and HR Manager
    Executives	Head of Divisions and HR Manager
    Managers	Deputy Rector and Head of HR Division
    Senior Management	Rector and Senior Management team (Deputy Rectors & Directors)

14. Apabila penyandang telah dikenalpasti dia akan dihantar kepada panel pengamal perubatan untuk mengesahkan bahawa dia dianggap sesuai untuk pekerjaan.
15. Setelah pengesahan oleh pengamal perubatan panel dalam Laporan Perubatan bahawa calon itu sesuai untuk pekerjaan, dia akan diberikan Surat Tawaran yang ditandatangani oleh
    • Rektor – untuk semua jawatan
16. Berikut adalah keperluan yang perlu ditandatangani oleh penyandang: – Perjanjian Kerahsiaan “Surat Tawaran”
17. Surat pelantikan akan menyatakan dengan jelas kedudukan, gred, gaji yang ditawarkan dan terma dan syarat perkhidmatan yang lain.
18. Calon mesti mengakui “Surat Pelantikan” dengan menandatangani salinan pendua dan kembali ke Jabatan Sumber Manusia.
19. Sebaik sahaja semua dokumen yang disebutkan telah ditandatangani dengan sewajarnya, penyandang itu akan melaporkan tugas sebagai tarikh kerja yang dipersetujui.
20. Jabatan Sumber Manusia hendaklah memastikan bahawa dokumen kakitangan dan maklumat yang relevan diisi dengan sempurna di Kemas Kini Maklumat Peribadi (HR 004) dan barang pengenalan yang sesuai yang dikeluarkan kepada kakitangan baru.
21. Calon yang berjaya mesti memberikan dokumen berikut:
    • Resume semasa
    • Salinan sijil dan testimoni yang disahkan (jika berkenaan);
    • Salinan pasport sah (jika ada)
    • Salinan Kad Pengenalan Pendaftaran Negara
    • Slip gaji terkini untuk pengesahan dan rakaman sebelum mengeluarkan surat pelantikan;
    • Salinan surat pelantikan pekerjaan sebelumnya untuk mengesahkan status pekerjaan mereka (jika berkenaan)
    • Pemeriksaan perubatan pra-pekerjaan (Pemohon mestilah disahkan secara perubatan oleh doktor panel universiti atau Hospital Kerajaan negara masing-masing sebelum ditawarkan “Surat Pelantikan”).

2.3 PERCUBAAN

Objektif

• Untuk menilai kesesuaian dan prestasi kakitangan baru untuk pekerjaan yang ditawarkan.

Dasar

• Kakitangan baru dikehendaki menjalani tempoh percubaan. Ketua Jabatan dan Fakulti bertanggungjawab untuk memantau prestasi kakitangan semasa tempoh percubaannya.

• Tempoh percubaan adalah:

• Sekiranya prestasi kurang dari yang harapan / tidak memuaskan, tempoh percubaan boleh dilanjutkan kepada tiga (3) hingga enam (6) bulan lagi.

• Selepas tamat tempoh percubaan, kakitangan akan dimaklumkan secara bertulis mengenai pengesahan mereka.

• Seorang ahli percubaan tidak berhak mendapat apa-apa keistimewaan yang diberikan oleh Universiti kepada kakitangan yang disahkan selain daripada manfaat yang diwajibkan di bawah undang-undang berkaitan pekerjaan.

• Seorang percubaan mungkin berhak untuk cuti tahunan dan cuti perubatan prorata. Sebarang cuti yang diambil semasa tempoh percubaan hendaklah dianggap cuti tanpa gaji.

• Seorang ahli percubaan berhak menerima sebarang cuti gazetted yang diumumkan oleh kerajaan.

Prosedur

1. Selepas penggajian, Jabatan Sumber Manusia akan memberi staf percubaan satu program orientasi untuk memperkenalkan kakitangan kepada peraturan, undang-undang dan dasar Universiti.
2. Untuk mengukur kakitangan semasa percubaan, ketua terdekat atau Ketua Jabatan / Fakulti akan mengeluarkan Borang Laporan Penilaian Pelaksanan (HR 005)
3. Kakitangan hendaklah diberikan kepada matlamat kerja untuk menyelesaikan dalam tempoh percubaan dan akan dinilai oleh ketua terdekat atau Ketua Jabatan / Fakulti. Kakitangan akan terus diukur berdasarkan kecekapannya dalam bentuk yang sama.
4. Pada akhir tempoh percubaan, atasan terdekat akan mengemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia cadangan pengesahan jawatan. Jika kakitangan disyorkan untuk pengesahan perkhidmatan, maka surat Pengesahan Perkhidmatan akan dikeluarkan.
5. Jika prestasi kakitangan tidak memuaskan semasa tempoh percubaannya, Universiti boleh mempertimbangkan perkara berikut;
   • Penamatan perkhidmatan atau;
   • Pelanjutan tempoh percubaan. Apabila tamat tempoh pelanjutan, kakitangan boleh disyorkan untuk pengesahan seperti satu langkah (iv); atau dihentikan sekiranya dia gagal lagi percubaannya.

2.4 PENGESAHAN

Dasar

• Kakitangan tetap
  Kakitangan tetap adalah tertakluk kepada tempoh percubaan seperti yang dinyatakan dalam surat tawaran. Universiti mempunyai hak untuk melanjutkan tempoh percubaannya jika kakitangan gagal melaksanakan dalam tempoh yang diberikan; atau ditamatkan perkhidmatannya kerana prestasi yang tidak memuaskan (sila rujuk kepada Dasar Percubaan).

• Kakitangan kontrak
  Kakitangan yang bekerja pada kontrak jangka tetap tertakluk kepada tempoh percubaan seperti yang dinyatakan dalam surat tawaran. Universiti mempunyai hak untuk melanjutkan tempoh percubaannya jika kakitangan gagal melaksanakan dalam tempoh yang diberikan; atau ditamatkan perkhidmatannya kerana prestasi yang tidak memuaskan (sila rujuk kepada Dasar Percubaan).

• Kakitangan Universiti hanya akan disifatkan sebagai kakitangan yang disahkan sebaik sahaja surat pengesahan bertulis disampaikan kepada kakitangan.

• Setelah pengesahan, kakitangan akan berhak mendapat semua manfaat yang diberikan kepada semua ahli kakitangan yang disahkan oleh Universiti.

Prosedur

Staf Kontrak dan Staf Kekal

1. i) Sila rujuk kepada Dasar Percubaan

2.5 PENAMATAN PEKERJAAN

Objektif

• Memastikan mematuhi pada keperluan undang-undang apabila berurusan dengan kakitangan penamatan perkhidmatan.

• Untuk meminimumkan gangguan kerja dengan menyediakan pengurusan masa yang mencukupi untuk menggantikan penggantian dan melatih kakitangan baru.

Dasar

1. Mana-mana pihak boleh memaklumkan secara bertulis tentang penamatan pekerjaan mengikut kontrak kerja kakitangan.
2. Untuk pemberhentian sebagai ganti notis itu, mana-mana pihak akan memberi pampasan kepada yang lain jumlah yang bersamaan dengan gaji asas bagi tempoh notis yang diperlukan atau kakitangan boleh diimbangi dengan cuti yang diperoleh tertakluk kepada kelulusan bertulis daripada Pengurus.
3. Kakitangan mesti menyerahkan semua dokumen universiti, fail, kunci, dan harta lain dalam milikannya, apabila dia berhenti bekerja dengan universiti.
4. Semua hak universiti mesti dikembalikan pada hari terakhir perkhidmatan.
5. Kakitangan hendaklah membayar balik kepada universiti, nilai kos penggantian bagi sebarang barangan atau harta universiti yang hilang atau dimusnahkan semasa berada di bawah jagaannya.
6. Kakitangan perlu menunaikan semua liabiliti dan tanggungjawab tertunggak dengan universiti sebelum sebarang wang yang terhutang kepadanya.
7. Tempoh notis untuk peletakan jawatan atau penamatan pekerjaan adalah seperti berikut:
   

   Category Staff	Under Probation	Confirmed Staff
   Executive and Non-Executive	One (1) week	One (1) month
   Managerial & Senior Management	One (1) month	Two (2) months

8. Atasan mesti memastikan bahawa kakitangan menyediakan Laporan Penyerahan tentang apa-apa kerja yang cemerlang dan mengembalikan semua fail, dokumen dan aset di bawah jagaannya sebelum hari terakhir perkhidmatan kakitangan.
9. Selepas peletakan jawatannya, kakitangan dijangka menyelesaikan semua hutang yang belum dijelaskan dengan universiti pada atau sebelum hari terakhir perkhidmatan.
10. Universiti berhak untuk menahan semua wang yang disebabkan oleh kakitangan sehingga semua hutang dengan universiti diselesaikan.

Prosedur

1. Setelah menerima surat peletakan jawatan, ketua terdekat hendaklah membuat keputusan sama ada untuk menerima peletakan jawatan atau untuk mengekalkan kakitangan, dalam masa tiga (3) hari bekerja.
2. Temubual keluar hendaklah dijalankan oleh Ketua Jabatan / Fakulti dan / atau Jabatan Sumber Manusia dalam tempoh satu (1) minggu atas sebab-sebab berikut:
   • untuk mengekalkan kakitangan;
   • untuk mengetahui alasan untuk peletakan jawatan;
   • untuk melaksanakan ‘penyerahan tugas’
3. Apabila keputusan muktamad tercapai, Jabatan Sumber Manusia hendaklah mengeluarkan Surat Penerimaan Peletakan Jawatan kepada kakitangan yang berkenaan.
4. Jabatan Sumber Manusia hendaklah berhubung dengan kakitangan yang berikut:
   • Semua Borang Pengawalseliaan (jika ada);
   • Pulangan harta / aset universiti;
   • Hari terakhir kerja kakitangan dan pengeluaran gaji akhir (biasanya pada akhir bulan).

2.6 PENAMATAN TERHADAP PELANGGAN KONTRAK / PERLINDUNGAN

Dasar

1. Universiti hendaklah menggunakan prosedur tatatertib mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh undang-undang negara di mana-mana lokasi yang dikendalikan oleh universiti.
2. Pihak universiti berhak untuk menamatkan tanpa notis, perkhidmatan kakitangan yang tidak bekerja selama lebih daripada dua (2) hari bekerja berturut-turut (iaitu 48 jam) tanpa memberitahu atau cuba untuk memaklumkan pihak atasan atau Jabatan Sumber Manusia, dan tanpa alasan yang munasabah atau munasabah. Ini termasuk mana-mana kakitangan yang didapati bersalah melakukan apa-apa kelakuan yang tidak konsisten dengan pemenuhan syarat perkhidmatan yang dinyatakan atau tersirat.
3. Sekiranya berlaku kemungkiran kontrak yang disengaja di pihak kakitangan, pekerjaan itu boleh ditamatkan tanpa notis terlebih dahulu dan tanpa gaji sebagai notis ganti. Kakitangan hanya berhak untuk membayar amaun yang berpatutan ke atas gaji dan elaun (jika ada) yang disebabkan oleh beliau sehingga masa pemecatan itu.
4. Universiti boleh memecat kakitangannya berdasarkan keseriusan salah laku yang dilakukan atas alasan berikut; antara lain.
   • Ketidakcekapan
   • Kegagalan untuk belajar dan menguasai perdagangan
   • Kesilapan
   • Kecuaian
   • Kecerobohan
   • Akta pemberontakan
   • Penyalahgunaan kedudukan atau pejabat atau kuasa
   • Kesalahan bagi kesalahan jenayah
   • Pelanggaran peraturan dan peraturan kerja Universiti
   • Tidak disiplin
   • Lain-lain Salahlaku (lihat: Peraturan & Peraturan Tatatertib)

Prosedur

1. Apabila ahli kakitangan tidak hadir melebihi 48 jam atau dua hari bekerja berturut-turut, surat berdaftar hendaklah dihantar ke alamat terakhirnya yang diketahui.
2. Sekiranya kakitangan masih tidak hadir atau tiada apa yang didengarnya atau tidak ada penjelasan yang memuaskan diberikan kepadanya atau jika surat berdaftar dikembalikan tidak dihantar tujuh (7) hari selepas tarikh pengeposan surat berdaftar tersebut, kakitangan tersebut dianggap mempunyai dengan sendirinya mematahkan Kontrak Perkhidmatannya.
3. Surat penamatan kontrak akan dihantar kepada kakitangan untuk memisahkan pengasingan.

Untuk Prosedur penamatan pelanggaran tatalaku, sila rujuk Bahagian 4 polisi ini, ‘Peraturan Tatatertib dan peraturan’.

2.7 BERSARA

Objektif

• Untuk menetapkan had umur untuk mempengaruhi pemisahan kakitangan tetap di bawah keadaan biasa

• Untuk meminimumkan gangguan kerja dengan membenarkan Pengurusan mencukupi masa untuk mencari penggantian dan latihan yang sesuai dengan kakitangan baru.

Dasar

1. Semua kakitangan apabila mencapai umur persaraan akan bersara daripada perkhidmatan universiti.
2. Umur persaraan untuk semua kakitangan adalah lima puluh lapan (58) tahun.
3. Umur persaraan pilihan untuk kakitangan lelaki berusia 50 tahun dan untuk wanita berusia 45 tahun.
4. Dengan ketiadaan sijil kelahiran, tarikh lahir seperti yang ditunjukkan pada kad pengenalan disifatkan sebagai tarikh lahir untuk tujuan menentukan umur persaraan.

Prosedur

1. Senarai pesara hendaklah disediakan oleh Jabatan Sumber Manusia, enam (6) bulan sebelum tarikh persaraan mereka.
2. Senarai tersebut akan dihantar ke Jabatan atau Ketua Bahagian masing-masing untuk mengingatkan mereka tentang persaraan kakitangan mereka dan untuk menyediakan penyerahan yang sewajarnya.
3. Notis satu (1) bulan hendaklah diberikan oleh universiti sebagai notis persaraan kepada kakitangan yang tidak dipertimbangkan untuk penggajian semula.

2.8 PEKERJAAN SELEPAS PERSARAAN

Objektif

• Memastikan kakitangan berpengetahuan yang mempunyai kemahiran dan kecekapan kritikal untuk organisasi terus menyediakan perkhidmatan untuk sementara waktu untuk mengelakkan longkang segera.

Dasar

1. Kerana sebab-sebab operasi yang luar biasa, penglibatan semula pesara atau kakitangan yang mungkin akan bersara dan peraturan berikut akan terpakai: –
   • Pecah dalam perkhidmatan sekurang-kurangnya sebulan.
   • Kakitangan yang terlibat akan diberi Surat Penglibatan.
   • Kakitangan dalam pekerjaan sementara adalah berhak mendapat faedah yang berpatutan mengikut tempoh perkhidmatan tambahan yang diperlukan.
2. Seorang pensyarah mestilah disahkan perubatan untuk mendapatkan pekerjaan selanjutnya oleh doktor universiti sebelum cadangan untuk penggajian semula boleh dipertimbangkan.
3. Kakitangan yang bekerja di bawah kontrak atau terlibat semula boleh diberikan pakej imbuhan yang berbeza berbanding kakitangan tetap.

Prosedur

1. Jabatan Sumber Manusia akan menyediakan kertas kelulusan kepada Rektor untuk pelanjutan atau penglibatan semula kakitangan yang telah bersara.
2. Sebaik sahaja mendapat kelulusan, kakitangan akan menjalani pemeriksaan perubatan di doktor panel universiti
3. Jika kakitangan disahkan sesuai untuk pekerjaan, kakitangan akan diberi tawaran pekerjaan.

2.9 PEMBEKALAN

Objektif

• Untuk mengurangkan kos tenaga kerja pada masa-masa kemerosotan ekonomi terutamanya apabila aktiviti perniagaan dikurangkan dengan ketara.

• Untuk mengurangkan tenaga pekerja atas dasar redundansi disebabkan oleh penyusunan semula organisasi.

Dasar

1. Universiti berhak untuk menjalankan sebarang pemberhentian kerja.
2. Latihan pemberhentian itu hendaklah terpakai hanya kepada kakitangan universiti yang diisytiharkan berlebihan, oleh sebab: –
   • Penyusunan semula struktur korporat universiti yang mengakibatkan keperluan operasi untuk kedudukan tertentu menjadi lebihan.
   • Siapa yang telah berhenti bekerja kerana penutupan keseluruhan atau separa universiti.
3. Pemberhentian kakitangan akan menjadi jalan terakhir selepas universiti telah menghabiskan semua jalan lain untuk mengurangkan kos.
4. Apabila memberhentikan kakitangannya, universiti hendaklah pada setiap masa mematuhi peruntukan undang-undang sedia ada yang berkaitan.
5. Sekiranya berlaku sebarang pemberhentian kerja, manfaat pemberhentian itu hendaklah selaras dengan undang-undang negara yang berlaku di mana ia menjalankan perniagaannya.
6. Pihak universiti akan memaklumkan kepada kakitangan yang terjejas oleh redundansi tidak kurang daripada dua (2) bulan atau memberi bayar sebagai notis pengganti sebelum tarikh penamatan pekerjaan.
7. Kakitangan yang perkhidmatannya ditamatkan atas dasar redundansi akan menerima: –
   • notis atau membayar sebagai pengganti tempoh notis, dan

2.10 PROGRAM INDUKSI

Objektif

• Untuk mendedahkan kakitangan baru mengenai perniagaan, rantaian nilai dan dasar organisasi.

• Untuk membantu pengambilan baru untuk mengasimilasikan budaya organisasi dan persekitaran kerja dengan berkesan.

Dasar

1. Jabatan Sumber Manusia dan Ketua Jabatan / Fakulti masing-masing bertanggungjawab menyediakan program induksi untuk semua pengambilan baru untuk memastikan mereka dapat beradaptasi dengan persekitaran kerja universiti ini.
2. Program induksi terutamanya meliputi:
   • Mengenali operasi perniagaan universiti;
   • Struktur organisasi universiti dan ditubuhkan;
   • Dasar HR, peraturan dan faedah;
   • Taklimat tentang tanggungjawab dan harapan pekerjaan.

Prosedur

1. Jabatan Sumber Manusia dan Ketua Jabatan / Fakulti masing-masing akan mengalu-alukan pengambilan baru
2. Kakitangan baru akan diberi taklimat oleh Jabatan Sumber Manusia pada: –
   • Struktur organisasi
   • Fungsi umum jabatan di universiti
   • Dasar dan prosedur syarikat
3. Ketua Jabatan atau ketua terdekat akan kemudian mengambil alih untuk memberi taklimat kepada kakitangan baru mengenai tanggungjawab dan harapan pekerjaan mereka.
4. Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memberikan keterangan kerja kepada kakitangan baru
5. Ketua atau perwakilan kemudian akan menerangkan mengenai struktur jabatan, dasar dan proses yang terlibat.
6. Kakitangan baru akan diperkenalkan kepada anggota jabatan lain.
7. Ketua Jabatan juga akan membawa kakitangan baru untuk melawati kawasan kerja.

2.11 REKOD PERIBADI

Objektif

• Untuk membina dan mengemas kini pangkalan data sejarah kakitangan.

• Memastikan ketersediaan rekod kakitangan untuk tujuan rujukan dan membuat keputusan apabila diperlukan.

• Untuk membuat senarai titik hubungan anggota keluarga kakitangan sekiranya berlaku kecemasan.

Dasar

1. Jabatan Sumber Manusia adalah penjaga bagi semua rekod peribadi dan bertanggungjawab untuk mengekalkan maklumat terkini mengenai semua kakitangan.
2. Semua rekod peribadi hanya akan dibebaskan dengan ketat pada dasar yang perlu diketahui.
3. Akses dalaman kepada rekod-rekod peribadi ini hendaklah secara ketat berdasarkan keperluan untuk mengetahui.
4. Universiti mengakui bahawa kakitangannya mempunyai hak untuk kerahsiaan dan oleh itu, ia mesti berhemat dalam mencari, menggunakan dan melindungi data peribadi kakitangan. Oleh itu, dasar Universiti adalah untuk mengumpul, mengekalkan dan hanya menggunakan maklumat ini untuk:
   • keputusan berkaitan pekerjaan;
   • sistem gaji dan faedah;
   • Peraturan pelaporan kerajaan.
5. Universiti juga akan melepaskan maklumat kepada pihak luar jika diperlukan oleh undang-undang.
6. Kakitangan dikehendaki menyediakan Universiti dengan maklumat yang tepat dan terkini untuk rekod peribadi mereka apabila diminta oleh Jabatan Sumber Manusia.

Prosedur

• Jabatan Sumber Manusia bertanggungjawab untuk mengagihkan “Borang Kemaskini Peribadi” (HR 004) kepada semua kakitangan setiap tahun.
  Semua “Borang Kemas Kini Peribadi” akan disiapkan dan dikembalikan kepada Jabatan Sumber Manusia dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh terbitan borang.

2.12 JAMINAN PERNIAGAAN DAN HARI KERJA

Objektif

• Untuk menubuhkan jam kerja yang jelas untuk menyokong operasi perniagaan Universiti.

Dasar

1. Hari bekerja, jam dan masa/tempoh istirahat dijadualkan sesuai dengan operasi universiti dan mungkin berubah apabila dianggap perlu
2. Tempoh rehat kakitangan mungkin terhenti atau diubah untuk menampung operasi universiti.
3. Semua kakitangan dijangka akan bekerja di luar waktu kerja biasa sekiranya operasi atau persekitaran perniagaan menjamin mereka melakukan jam kerja tambahan.

Waktu Kerja Rasmi:

Dari 8:30 pagi – 5:30 petang

Makan tengah hari 45 minit

Hari jumaat makan tengah hari 2 jam dari 12:30 petang – 2:30 petang

Prosedur

1. Semua kakitangan dikehendaki mendaftarkan nama mereka dalam “sistem kehadiran kakitangan” setiap hari untuk rakaman masa dan / atau mematuhi sebarang bentuk sistem pengurusan masa yang dilaksanakan oleh universiti.
2. Mana-mana ketidakpatuhan peraturan ini akan dikenakan tindakan tatatertib.
3. Sekiranya kakitangan tidak masuk atau keluar tanpa sebab yang sah, dia dianggap tidak hadir tanpa cuti.

2.13 PEMINDAHAN/RELOKASI

Objektif

• Untuk mengekalkan kakitangan yang baik yang mungkin menghadapi masalah dalam persekitaran kerja semasa.

• Untuk menggunakan kepakaran, kemahiran dan pengetahuan kakitangan untuk membantu Jabatan lain.

Dasar

1. Universiti boleh dengan budi bicaranya memindahkan atau memindahkan mana-mana kakitangan ke lokasi lain, jabatan, fakulti, bahagian, cawangan atau anak syarikat dalam Kumpulan di mana perkhidmatan kakitangan diperlukan.
2. Pemindahan mungkin termasuk peminjaman, penempatan semula atau penempatan semula. Semua pindahan boleh dimulakan untuk mana-mana sebab berikut:
   • kedudukan dibuat atau ditinggalkan kosong;
   • penyusunan semula kedudukan dan / atau kakitangan untuk kecekapan yang lebih baik atau kerana perubahan teknologi; contohnya – pengkomputeran atau automasi;
   • Kepakaran kakitangan diperlukan di jabatan, bahagian, cawangan atau anak syarikat lain dalam Kumpulan.
3. Semua pindahan hendaklah dibuat secara bertulis sebelum berlaku.
4. Pemindahan biasanya tidak melibatkan perubahan gaji kecuali disebabkan oleh kes-kes luar biasa. Walau bagaimanapun, sekiranya tempoh pemindahan melebihi dua belas (12) bulan; elaun relokasi akan diberikan.
5. Jabatan Sumber Manusia akan membantu dalam menyelaraskan semua pindahan untuk memastikan pentadbiran pemindahan yang lancar dan tepat.

Prosedur

1. Pihak pengurusan akan memaklumkan kepada Jabatan HR mengenai keputusan pemindahan.
2. Jabatan Sumber Manusia akan melihat keaslian dan menasihatkan pihak pengurusan
3. Apabila Jabatan Sumber Manusia mengesahkan keputusan itu berdasarkan undang-undang pekerjaan negara dan Dasar HR universiti, surat pemindahan bersama dengan terma dan manfaat (jika ada) akan disediakan
4. Surat pemindahan akan dihantar kepada kakitangan yang terjejas
5. Apabila staf menerima surat itu, dia dijangka akan menyiapkan penyerahan tugasnya kepada ketua terdekatnya
6. Pemindahan akan berlaku apabila kakitangan telah melaporkan untuk bertugas di lokasi/jabatan baru.

2.14 PERMINTAAN UNTUK DIPINDAHKAN

Dasar

1. Kakitangan juga boleh meminta pemindahan yang boleh diberikan berdasarkan alasan berikut:
   • Sifat pengorbanan;
   • Memperluaskan pengalaman kerja.
2. Permintaan tersebut tertakluk kepada ketersediaan kekosongan dan kelulusan bersama Ketua Jabatan / Fakulti masing-masing dan kekal sebagai budi bicara Pengurusan.

Prosedur

1. Permintaan hendaklah dikemukakan secara bertulis kepada Jabatan Sumber Manusia oleh kakitangan masing-masing dengan cadangan daripada Ketua Jabatan / Fakulti.
2. Jabatan HR apabila menerima permintaan rasmi hendaklah berhubung dengan ketua-ketua yang berkenaan.
3. Jika pemindahan boleh terjejas, Jabatan Sumber Manusia hendaklah mengeluarkan Surat Pindahan dan apa-apa dokumentasi lain yang perlu.
4. Walau apa pun semua pindahan sama ada yang diminta oleh universiti atau kakitangan, panjang perkhidmatan hendaklah dianggap sebagai berterusan.

2.15 PROMOSI / MENAIK TARAF

Objektif

• Memberi kemajuan kerjaya untuk kakitangan yang ingin cemerlang dan maju dengan universiti.

• Untuk memberi ganjaran dan mengenali kakitangan untuk usaha dan komitmen yang menteladankan mereka.

• Untuk mempromosikan kakitangan akademik yang menunjukkan prestasi mereka dalam pengajaran, penyelidikan dan tugas lain yang berkaitan.

• Melaksanakan dan menjalankan rancangan kakitangan yang berkesan untuk universiti ini.

Dasar

1. Universiti hendaklah mematuhi dasar mempromosikan dan menaik taraf kakitangan yang sesuai dan mampu dari gred rendah ke gred yang lebih tinggi sebelum mempertimbangkan calon luar.
2. Promosi dan Peningkatan ditakrifkan seperti berikut: –
   • Promosi – ahli kakitangan boleh dinaikkan ke kedudukan kosong kategori yang lebih tinggi, yang merupakan tugas baru dengan tugas dan tanggungjawab yang lebih luas;
   • Peningkatan – Kakitangan boleh dinaikkan pangkat ke gred yang lebih tinggi dalam kategori yang sama dengan skop kerja yang diperluaskan.
3. Semua promosi mestilah disyorkan oleh Ketua Jabatan/Fakulti, disokong oleh kajian pengurusan prestasi tahunan kakitangan dan diluluskan oleh Pengurusan.
4. Cadangan untuk promosi mesti dikemukakan bersama dengan maklumat berikut: –
   • Rekod prestasi tahun lalu
   • Rekod prestasi tahun lalu
   • Sejarah kerjaya dengan syarikat
   • Kelayakan
   • Penyelidikan/kertas yang dibentangkan
   • Artikel bertulis ilmiah
   • Buku diterbitkan
   • Anugerah/Pencapaian
5. Untuk kedudukan tertentu, universiti akan melantik Jawatankuasa Promosi untuk menilai merit promosi.
6. Kakitangan yang digalakkan hendaklah menjalani tempoh percubaan selama tiga (3) hingga enam (6) bulan dalam fungsi baru yang berkuatkuasa dari tarikh kenaikan pangkat (seperti yang dinyatakan di bawah):
   

   KATEGORI / GRED	TEMPOH PERCUBAAN
   Executive and below	3 bulan
   Managerial and above	6 bulan

7. Kriteria untuk kenaikan pangkat dari satu gred ke gred lain adalah berdasarkan: –
   • Bagi Staf Akademik
     • Sumbangan kakitangan kepada matlamat universiti,
     • Kakitangan telah menunjukkan prestasi cemerlang dalam empat (4) fungsi utama: –
       • pengajaran (dan tugas yang berkaitan) termasuk pengawasan,
       • penyelidikan, biasiswa dan aktiviti kreatif,
       • pentadbiran, perkhidmatan dan kepimpinan di universiti dan
       • Aktiviti profesional termasuk perkhidmatan kepada komuniti
     • Panjang perkhidmatan
     • Kelayakan tambahan diperolehi
   • Bagi kakitangan bukan akademik
     • Sumbangan kakitangan kepada matlamat Universiti
     • Prestasi keupayaannya
     • Panjang perkhidmatan

Prosedur

1. Ketua Jabatan akan menghantar proposal promosi kepada Ketua HR dengan sokongan dari Ketua Rektor / Pembantu Rektor.
2. HR akan menyiapkan profil calon, sejarah kerjaya bersama rekod pencapaiannya sebelum ini.
3. Ketua Sumber Manusia kemudiannya akan mengirimkan kepada Pembantu Rektor – Keuangan & Pentadbiran untuk pengesahan.
4. Cadangan itu kemudiannya akan dihantar kepada Rektor untuk kelulusannya.
5. Jabatan HR akan menyediakan surat promosi.
6. Surat pengesahan akan dikeluarkan kepada kakitangan setelah tamat tempoh percubaan untuk promosi.

2.16 LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

Objektif

• Untuk memenuhi keperluan universiti dan undang-undang berkaitan pembangunan sumber manusia

• Untuk memaksimumkan produktiviti dan meningkatkan prestasi dengan menyediakan latihan dan pembangunan yang mencukupi kepada kakitangan.

• Memperoleh pengetahuan dan keupayaan untuk tanggungjawab yang lebih besar dalam batas potensi mereka dan untuk maju ke peringkat universiti.

• Untuk menyediakan program berstruktur untuk pembangunan kakitangan sebagai memenuhi Perancangan Penggantian Universiti.

• Untuk mengekalkan kakitangan dengan memotivasi mereka melalui latihan dan pembangunan.

Dasar

1. Universiti hendaklah berusaha untuk menyediakan semua kakitangan yang disahkan dengan program latihan dan pembangunan yang sesuai untuk meningkatkan prestasi kerja, produktiviti dan menggalakkan kecekapan organisasi.
2. Walau apa pun di atas, semua kakitangan penyeliaan dan ke atas bertanggungjawab menyediakan latihan dan latihan di tempat kerja kepada bawahan mereka sebagai sebahagian daripada keperluan latihan staf.
3. Pemilihan kakitangan untuk kursus latihan dan seminar hendaklah berdasarkan cadangan oleh Ketua Jabatan / Fakulti untuk dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia berdasarkan analisis keperluan latihan. Kelulusan akhir adalah oleh pengurusan.
4. Pelatih dikehendaki memindahkan pengetahuan / kemahiran mereka yang diperoleh semasa kursus latihan dengan cara mengadakan sesi taklimat secara dalaman atau menyediakan ringkasan mata pelajaran untuk latihan yang dihadiri.
5. Salinan set lengkap bahan kursus juga diperlukan untuk diserahkan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk tujuan latihan kakitangan masa depan. Ini terpakai untuk luaran dan latihan dalaman yang disediakan oleh universiti.

Prosedur

1. Jabatan Sumber Manusia akan mengedarkan pelan latihan pada awal tahun kewangan.
2. Ketua Jabatan / Fakulti akan mencadangkan program latihan untuk kakitangan dan menghantar borang Pencalonan Latihan (HR 006) kepada Jabatan Sumber Manusia.
3. Jabatan Sumber Manusia akan menyediakan senarai peserta dan menghantar jemputan dengan maklumat terperinci mengenai program latihan.
4. Kakitangan kemudian akan menghadiri program latihan.
5. Staf dikehendaki melengkapkan Borang Penilaian Latihan (HR 007) pada akhir program dan hantar ke Jabatan Sumber Manusia.
6. Apabila selesai kursus ini, Ketua Jabatan / Fakulti digalakkan untuk membincangkan dan mengkaji bidang-bidang yang akan mendapat manfaat daripada pelaksanaan pengetahuan / kemahiran yang diperoleh daripada mereka.

2.17 MENGENDALIKAN KONSULTASI (KURSUS PENDEKATAN DAN LATIHAN UNTUK ORGANISASI LUAR)

Objektif

• Untuk menggalakkan dan membangunkan aktiviti penyelidikan dan pembelajaran universiti melalui penyertaan dalam aktiviti berkaitan industri
• Memberi insentif kewangan untuk menggalakkan pekerja universiti untuk menjalankan aktiviti perundingan
• Untuk memastikan pulangan yang sesuai ke universiti untuk penggunaan sumbernya
• Untuk menggalakkan hubungan antara universiti dan industri dan kumpulan perniagaan.
• Sebagai panduan untuk melindungi universiti daripada liabiliti dari segi undang-undang, isu-isu percukaian dan konflik kepentingan yang timbul daripada aktiviti perundingan.

Definasi

• Perundingan adalah kerja profesional dan teknikal, yang dijalankan oleh kakitangan universiti dalam bidang kepakarannya, kepada pihak luaran dan bayaran yang dibuat kepada anggota staf melalui universiti.

Kategori Perundingan

• Perundingan persendirian adalah kerja perundingan yang dilakukan oleh seorang kakitangan di dalam kapasiti peribadinya sebagai individu atau melalui perkongsian, syarikat persendirian, amanah atau entiti yang serupa untuk imbuhan atau pertimbangan lain. Kerja perundingan di bawah kategori ini dijalankan tanpa menggunakan sumber infrastruktur Universiti.
• Kerja perundingan universiti yang dijalankan oleh anggota staf di mana kerja yang dijalankan memerlukan penggunaan nama universiti, perkhidmatan, ruang, kemudahan, peralatan dan lain-lain.

Prinsip
Perundingan universiti

• Caj akan memastikan pemulihan kos penuh untuk perkhidmatan yang disediakan
• Kecuali diluluskan secara khusus oleh universiti, kakitangannya tidak seharusnya memperoleh pendapatan daripada perundingan selain daripada yang diagihkan kepada kakitangan melalui universiti
• Kakitangan mesti berupaya melaksanakan kerja yang diperlukan.
• Perundingan itu hendaklah terlebih dahulu diluluskan oleh Rektor.

Perundingan Persendirian

• Ahli kakitangan yang menjalankan kerja perundingan swasta yang dicadangkan tidak akan menjejaskan keupayaan anggota kakitangan untuk melaksanakan tugas normal mereka dengan memuaskan selaras dengan kontrak pekerjaan.
• Masa dan masa yang dicadangkan untuk perundingan boleh diterima oleh Ketua Jabatan kakitangannya.
• Ahli kakitangan dinasihatkan supaya mempunyai insurans indemniti profesional yang meliputi semua kerosakan atau kehilangan potensi akibat kecuaian yang dilakukan semasa menjalankan perkhidmatan berhubung dengan Perundingan Persendirian yang dicadangkan. Universiti menegaskan bahawa semua Perundingan Persendirian mesti dimasukkan melalui kontrak bertulis atau perjanjian antara kakitangan (perunding) dan pihak klien kontrak.
• Apa-apa bayaran yang berkaitan dengan Perundingan Persendirian yang dicadangkan dibuat kepada kakitangan melalui universiti.
• Perundingan itu hendaklah terlebih dahulu diluluskan oleh Rektor, melalui cadangan Timbalan Rektor.

Dasar

1. Jumlah kerja perundingan anggota staf biasanya akan dihadkan kepada maksimum sepuluh (10) jam seminggu, kecuali jika diluluskan oleh pihak universiti.
2. Perundingan yang dicadangkan tidak akan bersaing atau bertentangan dengan perkhidmatan yang disediakan oleh atau segera diberikan oleh universiti, atau dalam bidang yang lazimnya ditawarkan oleh universiti. Sebagai contoh, pengajaran kursus di institusi pengajian tinggi bersaing lain biasanya tidak diluluskan.
3. Sebarang perkembangan perisian dan silibus program ijazah semasa dan masa depan universiti tidak akan dianggap sebagai sebahagian daripada perundingan.
4. Peruntukan sumber manusia untuk projek dalaman atau luaran mestilah dilakukan oleh Pengarah/Ketua yang berkaitan untuk memastikan kedua-dua projek luaran dan dalaman TIDAK tertunda dan semuanya siap pada masa yang ditetapkan.
5. Adalah sama ada ahli kakitangan boleh dibayar untuk projek luaran, ia perlu dikaji semula dan disyorkan oleh Timbalan Rektor kepada Rektor atas dasar kes ke kes. Apa-apa permohonan pembayaran bagi projek luaran itu hendaklah dilakukan melalui prosedur perundingan biasa. Satu faktor penentu penting bagi kakitangan yang tugas utamanya ialah untuk projek dalaman adalah bahawa kakitangan harus membelanjakan tidak kurang daripada 40 jam seminggu untuk projek dalaman sebagai sebahagian daripada perundingan. Walau bagaimanapun jika tugas utama anggota staf adalah untuk projek luar, maka dia tidak sepatutnya dibayar untuk projek luaran.
6. Bagi kakitangan yang terlibat dalam latihan pengguna untuk sistem yang mereka usahakan sebagai sebahagian daripada pembangunan projek, mereka tidak akan dibayar.
7. Semua kakitangan eksekutif yang bekerja di projek dalaman atau luaran universiti tidak dibenarkan menuntut Cuti Lebih Masa/Penggantian
8. Sekiranya bukan eksekutif dibayar berdasarkan perundingan luaran, dia tidak dibenarkan untuk tuntutan OT untuk pekerjaan yang sama (iaitu tiada tuntutan berganda)

Prosedur

1. Ahli-ahli kakitangan dikehendaki mengisi Borang Permohonan untuk menjalankan perundingan.
2. Semua permohonan hendaklah dikemukakan kepada Timbalan Rektor Penyelidikan & Pembangunan dan Akademik untuk pertimbangan dan cadangan. Kemudian, Rektor akan memberikan kelulusan akhir.
3. Semua permohonan hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia tidak kurang dari empat (4) minggu sebelum tarikh permulaan projek.
4. Ahli kakitangan tidak boleh memulakan kerja perundingan tanpa kelulusan Rektor terlebih dahulu.
5. Semua tuntutan untuk pembayaran akan dibuat melalui penyerahan Borang Tuntutan.
6. Ahli-ahli kakitangan (melalui Dekan/Pengarah/Ketua) hendaklah memaklumkan kepada Bahagian Kewangan jika dikehendaki bahawa universiti harus membuat invois bagi organisasi luaran untuk pembayaran. Kursus pendek/Perbincangan Hasil Perbandingan Hasil Perundingan

2.18 KERJA SEMULA

Objektif

• Untuk mempertimbangkan isu penggajian semula dengan menganalisis prestasi bekas pekerja, sikap kerja dan sumbangan bekas kakitangan di universiti.

Dasar

1. Bekas kakitangan mungkin layak untuk penggajian semula tertakluk kepada garis panduan berikut:
   • kakitangan yang meninggalkan Universiti secara sukarela atas sebab-sebab peribadi seperti penyakit dalam keluarga atau kajian lanjut dan rekod pekerjaan terdahulu adalah baik; dan
   • perkhidmatan individu ini penting kepada Universiti.
2. Kakitangan yang ditolak oleh Universiti, termasuk mereka yang telah diminta untuk meletak jawatan untuk mengelakkan pemecatan tidak layak mendapat pekerjaan semula.
3. Kakitangan yang bekerja semula akan dianggap sebagai kakitangan baru dan harus mengetepikan semua hak dan keistimewaan dari perkhidmatannya yang terdahulu dengan Universiti.

Prosedur

Ikuti polisi pengambilan pekerja.

3.1 PENGGREDAN KERJA

Objektif

• kerja kumpulan dengan nilai sama atau serupa untuk tujuan pampasan
• memastikan ekuiti dalaman dan konsisten dalam kadar gaji di kalangan kakitangan
• secara sistematik menguruskan perkembangan gaji dan pembesaran pekerjaan untuk semua kakitangan
• untuk menetapkan laluan kerjaya yang jelas untuk semua kakitangan di dalam universiti;
• untuk menetapkan garis panduan yang jelas dalam peruntukan status, gaji dan faedah yang sesuai kepada semua kakitangan.

Dasar

1. Semua kakitangan akan diberikan gred kerja berdasarkan penilaian tanggungjawab kerja kakitangan berhubung dengan pengetahuan, kebertanggungjawaban dan keupayaan menyelesaikan masalah.
2. Senarai gred kerja ini tidak dimaksudkan untuk menjadi lengkap. Sekiranya ada keraguan, rujukan hendaklah dibuat kepada Jabatan Sumber Manusia untuk penjelasan atau pengesahan.
3. Struktur penggredan kerja adalah seperti berikut :Pentadbiran
   

   Category	Grade	Position
   Managerial	E1 – E2	Senior Manager, Sr. Accountant, Finance Manager, Manager, Accountant, Solution Architect, Project Manager, Researcher
   Executive	E3 – E5	Translator, Personal Assistant, Senior Executive, Senior Librarian, Research Assistant, Executive, Officer, Librarian, Asst. Translator, Associate Accountant, Sr Account Executive, Accounts Executive, Accounts Officer, Network & Security Engineer, System Administrator, Jr Network Engineer, Software QC, Flash Developer, Web Developer, Analyst Programmer, Multimedia Programmer, Instructional Designer, Graphic Designer, IT Support Officer, Jr. System Administrator, Jr. Multimedia Designer, Jr. Network Engineer, Jr. Instructional Designer
   Non-Executive	NE1 – NE2	Accounts Asst, Accounts Clerk, Senior Admin, Assistant Receptionist / Front Desk Representative, Senior Technician, Accounts Assistant, Admin Asst., Technician, Driver, Asst. Librarian, Dispatch / Office Boy, Janitor / Cleaner

   Academician

   Category	Grade	Position
   Managerial	A5	Professor
   	A4	Associate Professor
   	A3	Assistant Professor
   Executive	A2	Lecturer
   	A1	Tutor

Prosedur

1. Rujukan hendaklah dibuat kepada Ketua HR berhubung dengan penggredan kerja kakitangan dari segi pengambilan, penempatan pekerjaan, promosi, pemindahan, dan hal-hal gaji.
2. Di mana garis panduan dalam Penggredan Kerja tidak mencukupi, Ketua Sumber Manusia akan berunding dengan Pengurusan bagi keputusan mengenai perkara yang berkaitan dengan penciptaan jawatan baru dan jajaran gaji bagi calon yang berkenaan.

3.2 PENGURUSAN PRESTASI

Objektif

• Untuk memastikan bahawa organisasi dan semua subsistemnya (proses, jabatan, pasukan, kakitangan) bekerjasama secara optimum untuk mencapai keputusan yang dikehendaki oleh organisasi.
• Untuk meningkatkan keberkesanan organisasi dalam pencapaian misi dan matlamat universiti.
• Untuk memberi ganjaran prestasi yang baik dan untuk menyediakan latihan dan/atau kaunseling yang diperlukan, bimbingan atau bimbingan untuk prestasi di bawah paras.

Dasar

1. Ini adalah latihan berkala yang dijalankan untuk menilai kakitangan berdasarkan kriteria berikut:
   • prestasi kerja;
   • sumbangan;
   • kecekapan;
   • produktiviti;
   • keperluan latihan; dan
   • Perkembangan kerjaya.
2. Tinjauan prestasi staf akan menjadi salah satu kriteria untuk mengesyorkan sebarang kenaikan gaji, pembayaran bonus, promosi atau pemindahan serta mengenalpasti keperluan latihan individu.
3. Mana-mana kenaikan yang diterima oleh kakitangan akan berdasarkan prestasi kerja yang dinilai oleh Ketua Jabatan/Fakulti dan tertakluk kepada prestasi kewangan Universiti dan dalam Kumpulan.
4. Semua Ketua Jabatan akan berkomunikasi dengan kakitangan mengenai bagaimana mereka dinilai dan apakah bidang penambahbaikan supaya mereka dapat memperbaiki diri dan menjadi lebih produktif.
5. Penyelarasan prestasi staf keseluruhan adalah tanggungjawab Jabatan Sumber Manusia. Penilaian setiap kakitangan akan dijalankan oleh atasan terdekatnya dan disemak oleh Ketua Jabatan/Fakulti dalam masa satu (1) bulan sebelum tarikh penyerahan.
6. Atasan segera hendaklah melengkapkan Borang Pengurusan Prestasi Staf yang sesuai (HR 008) dan sampai pada penilaian prestasi keseluruhan selepas perbincangan dengan kakitangan yang berkenaan.
7. Atasan segera akan merancang untuk bertemu dengan kakitangan untuk membincangkan penilaiannya. Setiap wawancara penilaian mestilah jujur ​​dan khusus. Temu bual itu harus objektif dan berorientasikan pekerjaan.

Prosedur

1. Jabatan Sumber Manusia hendaklah mengedarkan senarai semakan kakitangan termasuk Borang Pengurusan Prestasi kepada Ketua Jabatan/Fakulti masing-masing pada permulaan tempoh Tahun Kewangan (FY).
2. Terdapat dua (2) set borang penilaian yang berbeza untuk kategori kakitangan yang berlainan:
   • Bukan Pengurus;
   • Pengurusan.
3. Penyelia segera akan mengadakan perbincangan dengan kakitangannya untuk menjelaskan jangkaan dan hasil (Perancangan Prestasi)
4. Sebaik sahaja bahagian Perancangan Prestasi selesai, setiap Ketua Jabatan/Fakulti perlu menghantar salinan Sasaran Prestasi yang telah dirancang ke Jabatan Sumber Manusia
5. Satu bulan sebelum berakhirnya tempoh FY, semua kakitangan penyelia dikehendaki menjalankan perbincangan untuk mengkaji prestasi kakitangan mereka. Perbincangan ini akan menangani perkara berikut: –
   • Hasil sasaran yang dirancang
   • Memberi maklum balas secara keseluruhan mengenai prestasi keseluruhan individu
   • Semak semula sebarang program latihan dan pembangunan
   • Arah hadapan Jabatan/Fakulti dan peranan kakitangan dalam rancangan
6. Berikutan penyempurnaan mesyuarat penilaian, kakitangan akan menandatangani Borang Pengurusan Prestasi Kakitangannya dan mengembalikannya kepada ketua terdekatnya.
7. Borang Pengurusan Prestasi Kakitangan ini akan dikembalikan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk tujuan penyatuan dan pemfailan.
8. Jabatan Sumber Manusia kemudiannya akan menjadualkan semua keputusan Prestasi oleh jabatan
9. Ringkasan hendaklah disediakan untuk pengurusan atasan.

3.3 CUTI TAHUNAN

Objektif

• Untuk menyeragamkan hak cuti tahunan untuk mengekalkan konsistensi.
• Memastikan gangguan minimum apabila kakitangan cuti.

Dasar

1. Semua kakitangan berhak mendapat cuti tahunan berbayar dan kelayakan cuti tahunan adalah seperti berikut:
   

   Service Years	Non-Executive	Executive	Manager & above
   Up to five (5) years	17 working days	20 working days	23 working days
   Five (5) to ten (10) years	20 working days	23 working days	26 working days
   Above ten (10) years	23 working days	26 working days	29 working days

2. Cuti tahunan hendaklah sebagai tambahan kepada hari rehat, cuti umum dan cuti sakit yang kakitangan berhak ambil.
3. Seorang kakitangan berhak mendapat cuti tahunan selepas berkhidmat dengan universiti secara berterusan selama 12 bulan. Walau bagaimanapun, dalam kes kecemasan, cuti pendahuluan akan diberikan. Kebenaran untuk cuti yang diberikan terlebih dahulu bagaimanapun tidak melebihi cuti yang diperolehi oleh kakitangan.
4. Apabila kakitangan telah melengkapkan perkhidmatan berterusan selama 12 bulan selepas penglibatan awal, kelayakan cuti tahunannya akan dikira sehingga akhir tahun kalendar di mana ia telah menyelesaikan perkhidmatan 12 bulan tersebut, dengan itu menukar hak cuti tahunan kepada tahun kalendar. Selepas itu dia akan diberikan cuti tahunan dalam tahun kalendar berkenaan dengan perkhidmatan sepanjang tahun kalendar.
5. Walau bagaimanapun, jika kakitangan belum menyiapkan perkhidmatan berterusan selama 12 bulan dengan universiti sepanjang tahun di mana kontrak perkhidmatannya berakhir, haknya untuk membayar cuti tahunan dibayar adalah mengikut kadar terus kepada bilangan bulan perkhidmatan yang telah siap.
6. Tidak ada cuti yang tidak digunakan. Pemberian notis cuti tahunan membayar hanya akan diberikan dalam kes-kes perletakan jawatan, persaraan dan pemberhentian pekerja. Pemecatan sebagai hasil salah laku tidak akan berhak kepada perkara di atas.
7. Cuti tahunan yang tidak digunakan dalam mana-mana satu tahun boleh dikumpulkan pada tahun berikutnya sehingga separuh (1/2) kelayakannya sahaja.
8. Cuti tahunan yang terkumpul tidak digunakan pada tahun kalendar yang melebihi had yang dinyatakan di atas, akan dilucuthakkan.
9. Kakitangan yang sakit atau cedera semasa cuti tahunan mungkin mempunyai cuti tahunannya yang dilanjutkan oleh satu hari untuk setiap hari kerja dia diperakui tidak layak untuk bekerja sama ada oleh doktor universiti atau pengamal perubatan berdaftar yang menyediakan kakitangan atau wakilnya memberitahu pihak universiti nombor hari cuti sakit dan kelulusan diminta untuk lanjutan cuti tahunan.
10. Universiti berhak mencalonkan hari cuti tahunan biasa, tidak melebihi lima (5) hari bekerja dalam mana-mana tahun kalendar. Semua kakitangan harus meneruskan cuti pada hari cuti tahunan biasa yang dinamakan.
11. Pihak universiti berhak untuk memanggil kakitangan kembali dari cuti atau menolak permohonan cuti kerana kerja-kerja yang banyak.
12. Seorang kakitangan boleh menggunakan baki cuti tahunannya untuk mengimbangi keseluruhan atau sebahagian daripada tempoh notis yang diperlukan bagi peletakan jawatannya.

Prosedur

1. Kakitangan hendaklah memohon cuti tahunan 5 hari lebih awal dan tidak boleh meninggalkan diri mereka daripada tugas untuk tujuan cuti tahunan tanpa kelulusan universiti terlebih dahulu.
2. Permohonan cuti tahunan hendaklah dibuat atas borang yang ditetapkan dan dikemukakan untuk kelulusan Ketua-ketua Jabatan atau Fakulti.
3. Cuti tahunan hendaklah dianggap diluluskan sebaik sahaja Ketua Jabatan/Fakulti telah mengesahkan Borang Permohonan Cuti (HR 009) dan tidak sebelum ini.
4. Selepas mendapat kelulusan, kakitangan akan memulangkan borang segera kepada Jabatan Sumber Manusia.

3.4 CUTI SAKIT

Objektif

• Memberi kakitangan yang disahkan tidak berupaya secara perubatan untuk bekerja, berehat dan pulih.
• Untuk memeriksa dan mengawal penyalahgunaan.

Dasar

1. Cuti perubatan berbayar hendaklah diberikan kepada kakitangan yang disahkan tidak sihat dari segi perubatan untuk bekerja oleh Doktor Panel Universiti atau pengamal perubatan berdaftar sekiranya berlaku kecemasan.
2. Pengamal Perubatan Berdaftar ditakrifkan sebagai Pengamal Perubatan yang berdaftar di bawah Akta Perubatan 1971. Ini tidak termasuk pengamal tradisional, ahli terapi sukan, homeopati atau sejenisnya.
3. Cuti perubatan bergaji hendaklah diberikan seperti berikut:

1. Pekerja layak mendapat cuti kemasukan ke hospital berbayar selama enam puluh (60) hari jika mereka dimasukkan ke hospital atau dianggap cukup sakit tetapi tidak dimasukkan ke hospital, atas sebarang sebab seperti yang dinasihatkan atau disahkan oleh pengamal perubatan.
2. Cuti perubatan yang melebihi had di atas hendaklah dianggap sebagai cuti tahunan dan akan ditolak daripada kelayakan cuti tahunan kakitangan. Jika cuti tahunannya telah digunakan sepenuhnya, lebihan cuti sakit hendaklah dianggap sebagai cuti tanpa gaji.
3. Jika kakitangan yang mendapatkan rawatan perubatan daripada panel doktor Universiti atau mana-mana pengamal perubatan berdaftar tidak diberikan cuti sakit kemudiannya, dia hendaklah melaporkan diri untuk bertugas secepat mungkin selepas selesai pemeriksaan perubatan.
4. Kakitangan yang sedang bercuti sakit dikehendaki memberitahu pegawai atasan terdekatnya atau Jabatan Sumber Manusia dalam tempoh 48 jam.
5. Mana-mana kakitangan yang gagal memaklumkan Universiti mengenai Cuti Perubatannya dalam tempoh 48 jam dianggap telah melanggar kontrak perkhidmatannya dan boleh bertanggungjawab untuk ditamatkan perkhidmatan.

Prosedur

1. Kakitangan yang cuti sakit mesti memberitahu ketua terdekat sebaik sahaja dia mendapat Cuti Sakit daripada panel universiti yang diberi kuasa
2. Jika atasannya tidak tersedia, dia mesti memaklumkan kepada wakil ketua atau ketua peringkat tingginya yang seterusnya
3. Sijil cuti perubatan mesti dikemukakan kepada Ketua Jabatan/Fakulti segera untuk pengesahan selepas kembali bekerja.
4. Sijil itu kemudiannya akan diserahkan kepada HR untuk tujuan rakaman.
5. Kakitangan yang disyorkan oleh doktor universiti untuk kemasukan ke hospital hendaklah memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk menyusun dokumen dokumentasi.

3.5 PENYAKIT YANG BERPANJANGAN

Objektif

• Untuk melanjutkan tempoh cuti perubatan berbayar kepada kakitangan yang mengalami penyakit berpanjangan seperti tuberkulosis, leukemia, kanser atau lumpuh, dan lain-lain.
• Untuk membenarkan kakitangan mempunyai tempoh rehat dan pemulihan yang lebih lama.

Dasar

1. Atas syor doktor atau pakar Universiti yang dirujuk oleh doktor Universiti, kakitangan yang didapati menghidapi penyakit seperti tuberkulosis, kanser, leukemia, AIDS atau penyakit lain dengan kemasukan ke hospital boleh diberikan Cuti Penyakit Berpanjang seperti berikut:
   • Empat (4) bulan dengan gaji penuh
   • Empat (4) bulan tambahan dengan separuh bayar
   • Empat (4) bulan tambahan bulan tanpa gaji
2. Universiti boleh mempertimbangkan menaiki perubatan di akhir tempoh cuti perubatan berpanjangan, tanpa pampasan lanjut.

Prosedur

1. Permohonan untuk cuti perubatan yang berpanjangan mestilah bertulis bersama-sama dengan pensijilan dan laporan perubatan dari doktor.
2. Laporan perubatan mesti dikemukakan kepada Jabatan HR untuk tujuan pengesahan dan rakaman.

3.6 CUTI BERSALIN

Objektif

• Untuk membenarkan kakitangan wanita mempunyai masa untuk pra dan pos bersalin.
• Untuk merancang jadual kerja untuk mengelakkan gangguan kerja ke jabatan masing-masing.

Dasar

1. Cuti bersalin hanya terpakai kepada kakitangan wanita yang disahkan telah berkhidmat dengan Universiti sekurang-kurangnya sembilan puluh (90) hari perkhidmatan berterusan pada masa permohonan.
2. Semua kakitangan wanita hendaklah diberi cuti bersalin maksimum sembilan puluh lapan (98) hari berturut-turut dengan gaji penuh. Cuti bersalin hanya akan diberikan selepas dua puluh lapan (28) minggu kehamilan.
3. Cuti kerana keguguran sebelum dua puluh lapan (28) minggu kehamilan tidak akan dianggap sebagai cuti bersalin tetapi sebagai cuti perubatan. (Rujuk polisi cuti sakit).
4. Cuti bersalin sembilan puluh lapan (98) hari berturut-turut hendaklah meliputi hari rehat dan hari kelepasan am dalam tempoh 98 hari.
5. Jika selepas tamat tempoh cuti bersalin selama sembilan puluh lapan (98) hari berturut-turut, jika kakitangan wanita disahkan oleh panel doktor tidak dapat menyambung kerja kerana sakit akibat kehamilan dan berpantang, lebihan tersebut hendaklah dirawat sebagai cuti sakit biasa dengan syarat dia masih mempunyai cuti sakit yang belum habis. Jika tidak, ia akan dianggap sebagai cuti tanpa gaji atau cuti tahunan.
6. Staf wanita yang sudah berkahwin layak mendapat cuti bersalin kepada maksimum lima (5) orang anak yang masih hidup. Sekiranya kakitangan mempunyai lebih daripada lima (5) orang anak yang masih hidup, ia akan dianggap sebagai cuti tanpa gaji.
7. Kakitangan wanita boleh memulakan cuti bersalinnya pada mana-mana hari dalam tempoh 14 hari sebaik sebelum tarikh jangkaan berpantang atau dari hari sejurus selepas berpantang. Jika kakitangan dikehendaki melaporkan diri untuk bekerja sebelum tarikh tamat tempoh berpantang, dia akan diberikan pampasan wang.

Prosedur

1. Permohonan cuti bersalin mestilah dikemukakan tiga puluh (30) hari sebelum permulaan cuti tersebut berserta dengan surat dari doktor yang memberi tarikh pengundian kepada Jabatan Sumber Manusia.
2. Jabatan Sumber Manusia akan berhubung dengan kakitangan mengenai:
   • tarikh di mana dia dijangka melaporkan semula untuk kerja; dan
   • sama ada dia ingin melaporkan untuk kerja lebih awal.
3. Pensijilan perubatan hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia pada hari pertama melaporkan kembali kerja.

3.7 CUTI ‘CONGLATULATORY’

Objektif

• Untuk membolehkan kakitangan lelaki sempena kelahiran anaknya untuk membuat kemasukan ke hospital yang diperlukan dan pengaturan domestik.
• Untuk membolehkan kakitangan membuat persiapan atas perkahwinan perundangannya yang pertama

Dasar

1. Kakitangan lelaki yang sudah berkahwin hendaklah diberi cuti paterniti bergaji selama tujuh (7) hari berturut-turut bagi kelahiran anak yang sah.
2. Cuti paterniti tujuh (7) hari hendaklah meliputi hari rehat dan hari kelepasan am dalam tempoh 7 hari.
3. Kakitangan mestilah telah bekerja dengan Universiti selama sekurang-kurangnya 12 bulan.

Prosedur

1. Semua kakitangan akan dikehendaki mendapatkan kebenaran terlebih dahulu sebelum mengambil cuti atas dasar dengan mengisi Borang Permohonan Cuti sekurang-kurangnya satu (1) minggu sebelum cuti tersebut.

3.8 CUTI EHSAN

Objektif

• Untuk membenarkan kakitangan menghadiri perkara peribadi yang mendesak, contohnya, ahli keluarga terdekatnya yang sakit dengan kritikal.
• Memberi cuti sebagai manfaat kepada kakitangan atas sebab-sebab istimewa, peristiwa yang tidak dijangka, keadaan yang memerlukan perhatian segera.

Dasar

1. Universiti hendaklah memberikan cuti pujian kepada pesakitnya sekiranya kematian atau penyakit kritikal ibu bapa, pasangan, saudara, saudara perempuan, anak-anak, datuk dan nenek moyangnya sendiri seperti berikut:
   • Tempatan – 2 hari bekerja
   • Luar Tempatan – 3 hari bekerja
2. Sekiranya berlaku bencana alam yang secara langsung memberi kesan kepada kakitangan dan/atau harta benda atau harta bendanya, universiti itu hendaklah memberikan tiga (3) hari cuti belas kasihan bekerja.
3. Bencana Alam ditakrifkan sebagai sebarang bencana seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, banjir, taufan, angin ribut, tanah runtuh atau bencana lain yang ditakrifkan sebagai Akta Tuhan.

Prosedur

1. Kebenaran sebelum ini akan diperoleh sebelum mengambil cuti. Apabila ini tidak mungkin, kakitangan akan menasihati pengurusannya pada tempoh ketiadaan selepas itu melalui telefon.
2. Apabila melaporkan ke tempat kerja, kakitangan mungkin dikehendaki menghasilkan dokumentasi yang jelas mengenai cuti yang diambil.
3. Kakitangan dikehendaki mengemukakan permohonan cuti jika cuti melebihi kelayakan seperti yang diperuntukkan di sini dan dokumen sokongan yang berkaitan.

3.9 CUTI TANPA GAJI

Objektif

• Untuk membenarkan kakitangan mempunyai alasan yang sah tetapi tidak berhak mendapat cuti berbayar, untuk mengambil cuti.

Dasar

1. Cuti tidak dibayar biasanya tidak digalakkan. Kelulusan untuk cuti tersebut hendaklah diberikan mengikut budi bicara pihak universiti.
2. Ia akan diberikan berdasarkan kes ke kes dengan mengambil kira beban kerja jabatan itu dan tidak boleh melebihi tujuh (7) hari dalam mana-mana satu tahun kalendar
3. Permohonan cuti tanpa gaji tidak akan dipertimbangkan di mana cuti tahunan tersedia.
4. Formula berikut akan dikenakan atas pengiraan gaji satu hari yang tidak dibayar untuk cuti tersebut:
   

   Monthly Basic salary = Salary rate per day,26 days

   Salary rate per day X number of unpaid leave

Prosedur

• Seperti permohonan cuti tahunan

3.10 CUTI PEPERIKSAAN

Objektif

• Untuk menggalakkan kakitangan untuk memperbaiki diri secara akademik melalui mengejar kursus.
• Untuk membenarkan kakitangan menduduki peperiksaan melalui pemberian cuti dengan gaji.

Dasar

1. Universiti hendaklah memberikan cuti berbayar khas kepada kakitangan atas permohonan menghadiri peperiksaan.
2. Cuti peperiksaan hendaklah disediakan hanya untuk kakitangan yang disahkan (pada masa memohon cuti tersebut) dan atas budi bicara mutlak Pengurusan.
3. Cuti peperiksaan akan diberikan berdasarkan jumlah hari sebenar peperiksaan.
4. Peperiksaan ini mestilah relevan dengan pekerjaan tertentu kakitangan; dan kursus ini diluluskan oleh pihak berkuasa pendidikan yang diluluskan seperti Lembaga Akreditasi Negara (LAN)/Kementerian Pengajian Tinggi (KPT).
5. Cuti peperiksaan adalah terhad kepada percubaan pertama untuk setiap subjek kursus.
6. Cuti peperiksaan hanya akan diberikan untuk satu (1) kursus yang dijalankan. Seorang kakitangan yang mengambil dua (2) kursus pada masa yang sama tidak layak mendapat cuti peperiksaan untuk kedua-dua kursus.
7. Tempoh cuti peperiksaan akan menjadi budi bicara tertakluk kepada maksimum empat (4) hari dalam satu tahun kalendar.

Prosedur

1. Permohonan cuti peperiksaan mestilah dibuat sekurang-kurangnya satu (1) minggu sebelum peperiksaan yang berkaitan menggunakan borang “Permohonan Cuti Peperiksaan” (HR 010)
2. Permohonan mestilah diluluskan oleh Ketua Jabatan/Fakulti
3. Bukti dokumentari mesti disokong bersama dengan permohonan itu
4. Jabatan hendaklah menghantar borang cuti yang diluluskan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk tujuan rakaman
5. Pekerja akan dimaklumkan mengenai kelulusan atau sebaliknya cuti tersebut oleh Jabatan Sumber Manusia

3.11 CUTI TANPA REKOD

Objektif

• Memberi kakitangan dengan cuti gaji untuk alasan tertentu yang berkaitan dengan universiti.

Dasar

1. Kakitangan boleh memohon cuti yang tidak tercatat untuk sebab-sebab berikut:
   • Menghadiri Kursus Luar Bound atau kursus yang serupa.
   • Menghadiri seminar/persidangan/bengkel/latihan kerja, lawatan suai kenal/latihan vendor semasa hari rehat atau cuti umum, dan
   • Siapa yang menghadiri kursus agama yang diluluskan oleh universiti

Prosedur

1. Semua kakitangan akan dikehendaki mendapatkan kebenaran terlebih dahulu sebelum mengambil cuti di atas dengan mengisi Borang Permohonan Cuti sekurang-kurangnya satu (1) minggu sebelum cuti tersebut.
2. Rujuk dasar Cuti Tahunan

3.12 CUTI KECEMASAN

Objektif

• Untuk membenarkan kakitangan memohon cuti pada notis singkat (dalam masa 24 jam) kerana keadaan di luar kawalan mereka.

Dasar

1. Cuti kecemasan mesti diluluskan oleh Ketua Jabatan/Fakulti di bawah keadaan luar biasa sahaja. Alasan dan bukti dokumentari (jika berkenaan) mesti dinyatakan/diserahkan dengan borang permohonan untuk memastikan cuti yang diminta adalah bona fide.
2. Setelah kelulusan cuti itu, ia hendaklah dianggap sebagai cuti tahunan yang diambil. Sekiranya sebab-sebabnya tidak dapat diterima, cuti kecemasan hendaklah dianggap sebagai cuti tanpa gaji.
3. Seperti nama yang dicadangkan hanya tersedia kepada kakitangan yang mesti mengambil cuti untuk memenuhi kecemasan.
4. Kakitangan mesti memaklumkan pihak atasan atau Jabatan Sumber Manusia pada hari yang sama membenarkan alasan untuk mengambil cuti kecemasan.

Prosedur

1. Rujuk kepada polisi cuti tahunan.

3.13 PENINGKATAN GAJI

Objektif

• Untuk menyediakan sistem persaingan untuk menarik, mengekalkan dan memberi motivasi kepada kakitangan yang berwibawa.
• Memberi kaedah penilaian yang adil dan saksama yang juga akan menggalakkan semua kakitangan untuk meletakkan diri mereka ke hadapan
• Untuk membolehkan fleksibiliti dalam penilaian supaya pelbagai cara yang memberi sumbangan kepada pencapaian visi universiti dapat diberi ganjaran berdasarkan standard yang diterapkan secara konsisten.

Dasar

1. Peningkatan tahunan boleh diberikan kepada kakitangan yang disahkan sepenuh masa berdasarkan prestasi mereka yang memuaskan dan keuntungan dan prestasi setiap pusat kos universiti.
2. Peningkatan tahunan bukanlah hak mandatori atau tidak secara automatik. Mereka akan diberikan mengikut budi bicara Pengurusan. Peningkatan tahunan akan berkuat kuasa pada 1 Januari setiap tahun tanpa mengira apabila para kakitangan pertama kali menyertai universiti.
3. Seseorang kakitangan yang disahkan yang belum menamatkan perkhidmatan selama setahun dengan universiti, akan dibayar kenaikan tahunan berdasarkan bilangan perkhidmatan bulan yang lengkap. Mana-mana bulan yang tidak lengkap lima belas (15) hari atau lebih hendaklah dikira sebagai satu (1) bulan.
4. Kakitangan yang telah meletak jawatan atau yang menyampaikan notis mereka tidak berhak mendapat kenaikan tahunan.
5. Pengurusan mempunyai hak untuk menahan kenaikan tahunan untuk prestasi kerja yang lemah dan/atau untuk kelakuan yang tidak memuaskan sebagaimana yang dianggap sesuai oleh Ketua Jabatan/Fakulti masing-masing.
6. Cadangan kenaikan mesti dikemukakan bersama dengan borang pengurusan prestasi yang disokong oleh atasan terdekat dan disyorkan oleh Ketua Jabatan masing-masing.
7. Jabatan Sumber Manusia akan merumuskan cadangan gaji untuk mengkaji semula Timbalan Rektor masing-masing dan kelulusan Rektor.
8. Selepas mendapat kelulusan, Jabatan Sumber Manusia hendaklah mengeluarkan surat tambahan kepada kakitangan yang berkenaan.

3.14 BONUS

Objektif

• Untuk memberi ganjaran dan memberi motivasi kepada kakitangan untuk dengan objektif meningkatkan tahap produktiviti mereka.

Dasar

1. Pemberian bonus adalah budi bicara.
2. Bonus hanya dibayar kepada kakitangan yang disahkan. Sekiranya perkhidmatan kakitangan kurang daripada satu tahun, amaun tersebut akan diberi pengiktirafan kepada bilangan bulan yang telah siap.
3. Dalam menentukan kuantum bayaran bonus, faktor-faktor berikut biasanya dipertimbangkan:
   • prestasi kewangan Universiti;
     prestasi unit individu dan sumbangannya kepada keuntungan Universiti; dan
     prestasi kakitangan individu sepanjang tempoh kajian.
4. Bonus tidak akan diberikan kepada yang berikut:
   • Kakitangan yang telah meletak jawatan dari Universiti;
   • Kakitangan yang berkhidmat tempoh notis; dan/atau
   • Kakitangan yang mempunyai prestasi kerja yang tidak memuaskan.
5. Kakitangan yang masih dalam percubaan boleh dibayar sejumlah wang tunai berdasarkan asas muhibah dan/atau prestasi teladan.

Prosedur

1. Pengurusan hendaklah mengeluarkan garis panduan kepada Ketua Jabatan/Fakulti mengenai penyerahan cadangan untuk bonus.
2. Cadangan sedemikian hendaklah dikembalikan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk penyusunan
3. Jabatan Sumber Manusia akan menilai dan menganalisis keseluruhan keputusan
4. Ketua Sumber Manusia akan menyampaikan hasil dan rekomendasi keseluruhan kepada Rektor untuk dipertimbangkan dan diluluskan.

3.15 TUNTUTAN KERJA LEBIH MASA

Objektif

• Untuk mengimbangi kakitangan dengan sewajarnya untuk kerja tambahan.
• Untuk mematuhi undang-undang negeri

Dasar

1. Seseorang kakitangan mungkin dikehendaki bekerja di luar waktu kerja biasa oleh Universiti. Kerja lebih masa hanya boleh dilakukan atas permintaan pihak pengurusan dan hanya dibayar kepada kakitangan yang gajinya RM4,000.00 sebulan dan ke bawah.
2. Kakitangan yang berpendapatan melebihi RM4,000.00 tidak layak menerima gaji lebih masa untuk bekerja melebihi waktu bekerja biasa. Walau bagaimanapun, mereka boleh diberi pampasan melalui bayaran berkadar tetap dengan pengesyoran oleh Ketua Jabatan / Dekan masing-masing dan diluluskan oleh Ketua Pegawai Eksekutif.
3. Pengiraan tuntutan lebih masa bagi kakitangan yang berpendapatan bawah RM4,000.00 sebulan adalah mematuhi kadar yang diperuntukkan dalam undang-undang negara.

Prosedur

1. Kakitangan perlu mengisi Borang Permintaan/Borang Tuntutan (HR 011) dan hantar kepada pihak berkuasa dengan segera untuk pengesahan.
2. Semua tuntutan lebih masa mesti diluluskan oleh Ketua Jabatan sebelum diserahkan kepada Jabatan HR untuk diproses.
3. Semua tuntutan lebih masa (bersama-sama dengan borang yang ditandatangani sepatutnya) hendaklah dikemukakan pada 15hb bulan semasa. Ini adalah untuk memudahkan pembayaran pada akhir bulan.
4. Tempoh tuntutan lebih masa adalah dari 16 bulan sebelumnya hingga 15 bulan semasa.

3.16 KERJA LEBIH MASA (UNTUK EKSEKUTIF & DI ATAS) DAN ELAU PANGGILAN

Objektif

• Untuk mengimbangi kakitangan yang tidak berhak untuk membuat tuntutan lebih masa terutama untuk kakitangan yang diperlukan untuk bekerja lebih masa atau bersedia.

Dasar

Gaji antara RM1,501.00 RM1,999.00

Gaji RM2,000.00 ke atas

Had :

• Jumlah tuntutan maksimum setiap bulan adalah RM520.00. (Maksimum jam setiap bulan 104)
• Cuti gantian mesti digunakan dalam tahun kalendar yang sama dan tidak melebihi 12 hari bagi setiap tahun kalendar. Hanya keadaan tertentu cuti gantian boleh dibawa ke hadapan pada tahun berikutnya berdasarkan budi bicara Ketua Jabatan dan Jabatan Sumber Manusia.

Panggilan Balik Elaun

1. Kakitangan perlu mengisi Borang Permintaan/Borang Tuntutan (HR 011) dan hantar kepada pihak berkuasa segera untuk pengesahan
2. Semua tuntutan lebih masa mesti diluluskan oleh Ketua Jabatan sebelum diserahkan kepada Jabatan HR untuk diproses.
3. Semua tuntutan lebih masa (bersama-sama dengan borang yang ditandatangani sepatutnya) hendaklah dikemukakan pada 15hb bulan semasa. Ini adalah untuk memudahkan pembayaran pada akhir bulan.

Tempoh tuntutan lebih masa adalah dari 16 bulan sebelumnya hingga 15 bulan semasa.

3.17 TUNTUTAN JARAK TEMPUH

Objektif

• Memastikan kakitangan diberi pampasan sewajarnya apabila menggunakan pengangkutan sendiri semasa perjalanan di pejabat rasmi universiti.

Dasar

1. Kakitangan yang dikehendaki untuk melancong di Malaysia menggunakan pengangkutan sendiri boleh membuat tuntutan bayaran perbatuan seperti berikut: –
   

   Mode of Transportation	Distance	Below 1500 cc	Above 1500 cc
   Motorcar	1st 500 km 2nd 500 km Subsequent km	RM 0.60 per km RM 0.55 per km RM 0.50 per km	RM 0.70 per km RM 0.65 per km RM 0.60 per km
   Motorcycle	A flat rate of RM 0.25 per km

2. Tuntutan untuk pembayaran balik perbelanjaan parkir dan bayaran tol yang ditanggung semasa tugas rasmi mesti disertakan dengan resit.
3. Kakitangan yang tidak mempunyai pengangkutan sendiri akan dibayar balik untuk perbelanjaan sebenar seperti tambang teksi, tiket kereta api, dll.
4. Universiti tidak akan bertanggungjawab terhadap apa-apa kerosakan pada kenderaan peribadi mereka yang timbul akibat kemalangan atau apa-apa sebab lain semasa perjalanan rasmi.
5. Kakitangan yang berhak untuk elaun perjalanan / pembayaran balik tetap bulanan tidak berhak untuk membuat tuntutan perbatuan tetapi boleh menuntut sebarang kejadian. Sebagai contoh: bayaran letak kereta, feri dan tol yang dikenakan semasa menjalankan tugas rasmi.
6. Universiti tidak akan membayar ganti rugi berikut:
   • tuntutan perbatuan pada fungsi sosial yang berkaitan dengan bukan universiti (sebagai contoh, fungsi kakitangan, dll.);
   • perbelanjaan perbatuan untuk perjalanan ke dan dari tempat kerja biasa; atau
   • denda yang ditanggung oleh kakitangan berkenaan dengan trafik atau kesalahan lain yang dilakukan semasa menjalankan tugas rasmi.
7. Tuntutan mileage akan dikumpulkan dan dibayar balik secara bulanan. Pengembara yang kerap boleh dianggap sebagai penggantian dua kali sebulan.

Prosedur

1. Kakitangan akan melengkapkan Borang Tuntutan Perbelanjaan Perjalanan (HR 012)
2. Semua tuntutan mestilah termasuk resit asal perbelanjaan dan hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Ketua-ketua Jabatan atau Fakulti masing-masing.
3. Tuntutan tanpa resit boleh ditolak dan tidak boleh dibayar balik.
4. Selepas kelulusan Ketua Jabatan / Fakulti, borang tuntutan akan dihantar kepada Jabatan HR untuk pengesahan
5. Jabatan HR akan menghantar kepada Pembiayaan untuk pembayaran

3.18 TUNTUTAN HIBURAN

Objektif

• Untuk membayar balik kakitangan yang menanggung perbelanjaan hiburan disebabkan tugas rasmi.

Dasar

1. Universiti akan membayar balik perbelanjaan hiburan perniagaan sebenar yang ditanggung oleh Pengurus dan Pegawai. Perbelanjaan hendaklah tertakluk kepada kelulusan Rektor dengan cadangan Ketua Jabatan / Fakulti.
2. Semua tuntutan hiburan mesti merangkumi nama pelanggan tertentu dan butir-butir terperinci pelanggan yang lain.

Prosedur

1. Borang Tuntutan Hiburan (HR 013) hendaklah disiapkan oleh kakitangan yang melampirkan dokumen sokongan yang sesuai untuk kelulusan.
2. Tuntutan itu hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk pengesahan dan dikemukakan kepada Jabatan Kewangan untuk pembayaran balik.
3. Semua tuntutan mesti dikemukakan dalam tempoh 30 hari selepas menanggung perbelanjaan.
4. Tuntutan akan diproses dan dibayar balik kepada kakitangan yang berkenaan dalam tempoh satu (1) bulan.

3.19 PERJALANAN PERNIAGAAN DOMESTIC & OVERSEAS

Objektif

• Memastikan belanjawan yang mencukupi diperuntukkan untuk perjalanan perniagaan di luar negeri/domestik.
• Untuk memberikan sokongan yang diperlukan kepada kakitangan yang melakukan tugas rasmi dari segi penginapan, makanan dan perbelanjaan sampingan lain
• Untuk membolehkan penerokaan peluang perniagaan baru dan mesyuarat perniagaan/bakal bersekutu di luar/dalam negara.

PERJALANAN DOMESTIK

Dasar

1. Semua perjalanan di luar sana sama ada melalui penerbangan atau pengangkutan jalan memerlukan kelulusan dari Ketua Jabatan dan Fakulti.
2. Outstation bermakna perjalanan lebih dari radius 90km dari pejabat bas.
3. Perjalanan dengan penerbangan mestilah di kelas ekonomi
4. Jika kakitangan mungkin menggunakan cara pengangkutan yang paling ekonomi dan praktikal.
5. Semasa perjalanan ke kakitangan luar akan berhak untuk Elaun Subsisten dan Elaun Penginapan/Penginapan
6. Pemberian Elaun Subsisten
   • Elaun harian dibayar kepada kakitangan yang berada di luar stesen selama lebih dari dua belas (12) jam sehari dan/atau tempoh berterusan sehingga maksimum 29 hari berterusan
   • Kakitangan luar negara (tempatan) untuk tempoh dua belas (12) jam atau lebih akan diberi elaun seperti berikut:
     

     Category	Rate per day (RM)
     Rector / Deputy Rectors	70
     Deans/Directors/General	60
     Managers Manager / Senior Manager	50
     Executive	40
     Non Executive	35

   • Sekiranya kakitangan mengembara tempatan kurang dari dua belas (12) jam, elaun sara hidup boleh dituntut secara berkala tertakluk kepada tempoh makan yang terlibat. Kelayakan tempoh makan adalah berdasarkan peratusan elaun sara hidup berikut:
     

     Code	Type of Meal	Percentage	Eligibility
     B	Breakfast	20 %	Leaving base office before 9:00 am
     L	Lunch	35 %	Leaving base office before 1:00 pm
     D	Dinner	45 %	Leaving base office before 5:00pm

   • Tiada elaun makan di mana:
     • hidangan disediakan oleh Universiti atau rakan-rakannya; atau
     • seorang kakitangan telah dilayan untuk makan atau di mana dia menghiburkan pelanggan perniagaan untuk makan; atau
     • hidangan disediakan di dalam penerbangan.
   • Sekiranya kakitangan dikehendaki untuk pergi ke luar stesen di universiti untuk tempoh tiga puluh (30) hari yang berterusan, kakitangan akan berhak mendapat 75% daripada kadar elaun makan harian yang lazim termasuk hari berlepas dan hari pulangan yang disediakan bahawa keberangkatan sebelum tengah hari dan ketibaan adalah selepas 5:00 petang.
7. Elaun Penginapan / Penginapan
   • Sekiranya tempat penginapan diperlukan, kakitangan boleh menuntut perbelanjaan sebenar atau elaun penginapan seperti kadar di bawah:
     

     Category	Hotel Rate (Maximum) RM	Lodging Allowance (RM)
     Rector / Deputy Rectors	Actual (Suite / Superior room)	80
     Deans/Directors/General Managers	180	75
     Manager / Senior Manager	160	70
     Executive	130	60
     Non Executive	100	45

   • Universiti hendaklah mengatur dan membayar penginapan hotel untuk kakitangan yang dikehendaki untuk pergi ke luar negeri/luar negara atas tugas rasmi.
   • Semua tempahan untuk tempahan dibuat melalui Pentadbir yang ditetapkan untuk universiti.
   • Apabila lebih daripada seorang kakitangan mengembara ke tempat yang sama, penginapan adalah atas dasar perkongsian kembar untuk kakitangan jantina dan gred yang sama.
   • Sekiranya lebih daripada satu kakitangan yang sama jantina pergi ke tempat yang sama dan di mana sekurang-kurangnya salah seorang kakitangan adalah Pengurus Besar dan ke atas, bilik tunggal akan disediakan.
   • Sekiranya kedua-dua kakitangan gred berbeza perjalanan, penginapan hendaklah berdasarkan gred yang lebih tinggi.

Prosedur

1. Kakitangan mesti melengkapkan dan mengetuai Borang Permohonan Perjalanan (HR 014) bersama-sama dengan jadual perjalanan ke Ketua Jabatan/Fakulti.
2. Ketua Jabatan/Fakulti akan meluluskan permohonan itu
3. Untuk perjalanan melalui udara, tempahan penerbangan mesti dilakukan melalui Administrator yang ditetapkan untuk Pejabat Korporat dan Universiti.
4. Perbelanjaan perjalanan mesti dituntut dalam tempoh tujuh (7) hari selepas menggunakan Borang Tuntutan Perbelanjaan Perjalanan dan dihantar ke Ketua Jabatan / Fakulti untuk kelulusan
5. Semua tuntutan yang disokong dengan penerimaan asal perbelanjaan mesti dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk pengesahan.
6. Apabila disahkan, Jabatan Sumber Manusia akan menghantar kepada Pembiayaan untuk pembayaran.

PERJALANAN OVERSEAS 

Dasar

1. Kelulusan mesti diperoleh daripada Rektor sebelum sebarang pelan dibuat untuk perjalanan luar negara. Kelulusan hendaklah termasuk belanjawan perbelanjaan perjalanan.
2. Para kakitangan kategori, Pengurus Eksekutif & Bukan Eksekutif akan melakukan perjalanan di kelas ekonomi dan jika boleh didapati dengan tambang termurah yang tersedia.
3. Peningkatan adalah dibenarkan tertakluk kepada kesahihan kes dan/atau disebabkan oleh keadaan yang diawasi dan memerlukan kelulusan dari Rektor.
4. Elaun Saraan Luar Negara
   • Kakitangan yang melancong ke luar negara di tujuan perniagaan universiti berhak untuk menuntut elaun sara hidup setiap hari seperti berikut:
     

     Kingdom of Saudi Arabia
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	120	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)	100	20 %	35 %	45%

     Egypt
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	100	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)	80	20 %	35 %	45%

     Gulf States
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	140	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)	100	20 %	35 %	45%

     USA/ Canada
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	200	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)	150	20 %	35 %	45%

     India/ China
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	100	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)	80	20 %	35 %	45%

     UK/ Europe
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1  E5 (Managerial)	235	20 %	35 %	45%
     E6  N3 (Non-Managerial)	185	20 %	35 %	45%

     Australia
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	180	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)	140	20 %	35 %	45%

     Indonesia
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	70	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)

     Singapore
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	105	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)

     Thailand
     	Rate (RM)	Breakfast	Lunch	Dinner
     E1 E5 (Managerial)	90	20 %	35 %	45%
     E6 N3 (Non-Managerial)

   • Sekiranya universiti menyediakan makanan kepada kakitangan, atau tiada elaun sara hidup yang boleh dituntut
   • Kelayakan setiap elaun makan adalah tertakluk kepada syarat yang ditunjukkan dalam Jadual A.
     
     Jadual A

     Code	Type of Meal	Condition
     B	Breakfast	Leaving base office before 9:00 am
     L	Lunch	Leaving base office before 1:00 pm
     D	Dinner	Leaving base office before 5:00pm

   • Dalam keadaan di mana seorang kakitangan bergerak ke lebih dari satu (1) negara dalam satu hari, elaun makan yang dibayar akan didasarkan pada negara di mana dia menghabiskan malam itu.
5. Elaun Penginapan/Penginapan adalah seperti berikut:
   

   Maximum rate	Kingdom ofSaudi Arabia / Gulf States (RM)	Egypt(RM)	USA / UK / Europe(USD)	Other Countries
   Managerial & above	300	250	180	Reasonable Actual (Superior)
   Executive	250	200	150	Reasonable Actual (Standard)
   Non Executive	200	150	120	Reasonable Actual (Standard)

6. Penginapan Sendiri (Elaun makan tanpa resit) universiti juga akan membayar balik kepada kakitangan sekiranya mereka memilih untuk menginap di penginapan mereka sendiri. Jumlah bayaran balik adalah seperti berikut:
   

   Maximum rate	Kingdom ofSaudi Arabia / Gulf States (RM)	Egypt(RM)	USA / UK / Europe(USD)	Other Countries
   Managerial & above	160	140	180	120
   Executive	130	110	150	100
   Non Executive	100	80	120	80

7. Pembayaran Balik Paspot
   • Pekerja yang dikehendaki untuk melancong oleh universiti akan dibayar subsidi kos pembaharuan pasport/pasport baru mereka sebanyak RM200.00
   • Subsidi akan dibuat sekali dalam lima (5) tahun

   Prosedur

   1. Kakitangan mesti melengkapkan dan mengetuai Borang Permohonan Perjalanan bersama dengan jadual perjalanan dan dokumen sokongan yang diperlukan kepada Ketua Jabatan/Fakulti.
   2. Ketua Jabatan/Fakulti akan mengesahkannya dan mengesyorkan untuk mendapatkan kelulusan Rektor.
   3. Semua permintaan untuk kelulusan seberang laut hendaklah dibenarkan satu minggu masa pemprosesan. Sebarang permohonan yang diterima dalam tempoh masa yang lebih singkat akan ditangani secara kes demi kes.
   4. Semua tempahan penerbangan mesti dilakukan melalui Administrator yang ditetapkan untuk Pejabat Korporat dan Universiti.
   5. Salinan asal Borang Permohonan Perjalanan akan disimpan oleh Jabatan Sumber Manusia dan fotokopi akan diberikan kepada kakitangan yang berkenaan.
   6. Kakitangan perlu mengisi Borang Tuntutan Pembelanjaan Perjalanan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pemulangan.
   7. Semua tuntutan mesti disokong dengan penerimaan asal perbelanjaan dan mesti dikemukakan kepada Jabatan HR untuk pengesahan.
   8. Setelah diluluskan, HR akan menghantar ke Kewangan untuk proses pembayaran

3.20 ELAUN PENEMPATAN SEMULA

Objektif

• Untuk membantu kakitangan dalam penempatan semula keluarganya ke lokasi baru dengan selesa.
• Memastikan kakitangan tidak tertakluk kepada sebarang masalah yang timbul daripada penempatan semula yang mungkin menjejaskan prestasinya di lokasi baru

Dasar

1. Kakitangan boleh dipindah mengikut budi bicara Pengurusan. Pemindahan boleh datang dalam bentuk pemindahan antara jabatan, antara syarikat dalam kumpulan dan juga pemindahan ke lokasi yang berbeza di mana syarikat induk universiti mempunyai minat perniagaan di sana.
2. Elaun penempatan semula hanya akan diberikan sekiranya pemindahan lebih dari satu tahun dari pejabat pangkalan mereka ke bandar/negeri/negara lain.
3. Perbelanjaan yang dibelanjakan dalam pembungkusan dan pengangkutan bagasi hendaklah dibayar balik terhadap penerimaan tertakluk kepada maksimum RM 1,000 (dalam negara yang sama) dan RM 2,000 (pemindahan ke negara lain)
4. Seorang kakitangan akan diberikan cuti relokasi 3 hari untuk membantu beliau menetap di lokasi baru.
5. Elaun relokasi sekali-sekali akan diberikan tertakluk kepada yang berikut:
   • pemindahan tidak berada di bandar atau negeri yang sama; dan
   • kakitangan perlu memindahkan kediaman keluarga ke lokasi baru atau terpaksa mengambil kediaman berasingan dari keluarganya.

Prosedur

1. Kakitangan dikehendaki melengkapkan dan menyerahkan Borang Tuntutan Perbelanjaan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk pengesahan.
2. Borang ini mesti dilampirkan dengan resit asal untuk semua perbelanjaan pemindahan, salinan surat pemindahan dan kelulusan terdahulu untuk perbelanjaan tambahan yang ditanggung (jika ada).

3.21 CUTI UMUM

Objektif

• Untuk mematuhi keperluan berkanun Negara dan Negeri masing-masing.

Dasar

1. Universiti memerhati semua cuti umum yang diwartakan yang dibuat oleh Kerajaan.
2. Di mana cuti umum jatuh pada hari rehat, hari berikutnya akan menjadi pengganti untuk cuti umum.
3. Jika suatu cuti umum atau mana-mana hari lain yang menggantikannya adalah dalam tempoh kakitangannya bercuti tahunan, dia akan diberi hari lain sebagai penggantinya.
4. Seorang kakitangan yang tidak menghadiri hari kerja pada hari kerja sebelum atau segera menggelar cuti umum tanpa persetujuan Ketua Jabatan dan tanpa alasan yang munasabah tidak berhak untuk membayar Cuti Umum.

3.22 MANFAAT PERUBATAN

Objektif

• Untuk menetapkan kelayakan dan had manfaat perubatan untuk kakitangan dan keluarga terdekat mereka.
• Sebagai sebahagian daripada inisiatif universiti untuk kesejahteraan kakitangan dan keluarga
• Untuk mematuhi undang-undang pekerjaan negara

Dasar

1. Kakitangan layak menerima rawatan perubatan dan rawatan percuma dari Universiti. Mereka mempunyai pilihan untuk mendapatkan rawatan perubatan dan rawatan dari panel klinik Universiti atau doktor swasta yang diperakui atau poliklinik atau doktor kerajaan.
2. Rawatan Pesakit Luar
   • Universiti hendaklah membayar perbelanjaan perubatan untuk setiap kakitangan sehingga maksimum: –
     

     Job Grade	Maximum Amount per year
     E1-E3	RM 900
     E4-E5	RM 700
     E6-E8	RM 500
     N1-N3	RM 300

   • Perbelanjaan perubatan untuk keluarga terdekat dihadkan kepada: –
     

     Job Grade	Maximum Amount per year
     E1-E3	Nil
     E4-E5	RM 200.00
     E6-E8	RM 200.00
     N1-N3	RM 200.00

   • Ahli keluarga yang layak harus berada di Malaysia. Para pekerja yang berkahwin boleh memilih untuk tidak mengecualikan keluarga terdekat mereka dan menikmati hak penuh jumlah kakitangan dan bebas setahun.
3. Semua rawatan tradisional tidak diiktiraf dan tidak akan dibayar balik oleh Universiti.

Universiti tidak akan bertanggungjawab terhadap kos:

• rawatan kosmetik, perundingan atau ubat;
• pemeriksaan kesihatan untuk pra-natal atau post natal;
• sebarang kes yang berkaitan dengan obstetrik dan ginekologi;
• pemeriksaan fizikal rutin;
• apa-apa caj yang berkaitan dengan cermin mata, alat bantu pendengaran atau penjagaan gigi dan rawatan atau mana-mana peralatan perubatan, pembedahan atau pemeriksaan lain untuk preskripsi itu;
• hospitalisasi atau perbelanjaan pembedahan tidak boleh dibayar balik di bawah Insurans Hospitalisasi Kumpulan;
• apa-apa dadah atau dadah yang ditetapkan sendiri yang tidak disifatkan perlu oleh doktor Universiti;
• apa-apa rawatan atau dadah untuk penyakit mental atau gangguan fungsi;
• apa-apa rawatan atau dadah untuk kecederaan diri sendiri antarabangsa atau percubaan bunuh diri atau menyerang serangan atau pemecahan keamanan atau kelakuan tidak senonoh; dan
• Apa-apa rawatan yang berkaitan dengan apa-apa penyakit atau kemalangan yang timbul dan dalam perjalanan pekerjaan yang merupakan tuntutan yang sah di bawah undang-undang Kerajaan seperti PERKESO.

Prosedur

1. Kakitangan mesti mengemukakan kad pengenalan kakitangan mereka di Universiti untuk mendapatkan rawatan dari panel klinik yang dilantik.
2. Jika kakitangan melawat klinik bukan panel, dia mesti terlebih dahulu membayar dan menyimpan resit tersebut.
3. Semua tuntutan perubatan klinik bukan panel dan perbelanjaan bersalin mesti dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk pengesahan dan dikemukakan kepada Jabatan Kewangan untuk pembayaran dalam masa 2 minggu.
4. Jabatan Sumber Manusia hendaklah memantau dan menyimpan rekod semua perbelanjaan perubatan yang ditanggung oleh setiap kakitangan.

3.23 SOCIAL SECUTIRY ORGANIZATION (SOCSO) SCHEME

Dasar

1. Semua kakitangan yang berpendapatan sehingga RM 3000 dikehendaki didaftarkan sebagai ahli Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) dan membuat sumbangan bulanan.
2. Objektif skim ini adalah untuk memberikan pampasan kepada kakitangan jika mereka cedera semasa menjalankan kerja atau kematian yang timbul daripadanya.
3. Kakitangan yang sebelum ini menyumbang kepada PERKESO perlu terus menyumbang berdasarkan peraturan “PERCUMA”.
4. Skim ini akan disumbangkan oleh pihak universiti dan kakitangan.
5. Kakitangan pegawai asing hendaklah dilindungi di bawah Skim Pampasan Pekerja atau Pelan Takaful

Prosedur

1. Kakitangan terdekat akan memberitahu Jabatan Sumber Manusia sekiranya berlaku kemalangan industri
2. Jabatan Sumber Manusia hendaklah memaklumkan kepada ketua terdekat/Ketua Jabatan/Fakulti segera mengenai kemalangan itu.
3. Jabatan Sumber Manusia akan menyusun dokumen-dokumen berikut untuk dikemukakan kepada Jabatan PERKESO:
   • Borang Pengawalseliaan;
   • Laporan polis;
   • Peta Lokasi Kemalangan; dan
   • Tuntutan Perubatan Asal
4. Kakitangan akan mengemukakan sijil perubatan asal kepada Jabatan Sumber Manusia untuk dikemukakan kepada PERKESO.

3.24 SKIM TAKAFUL/INSURANS

Objektif

• Memberi sokongan kewangan kepada kakitangan dan/atau keluarganya sekiranya berlaku hilang upaya kekal atau kematian prematur kakitangan akibat kemalangan.

Dasar

1. Universiti hendaklah menyediakan perlindungan insurans Takaful/Islam bagi kakitangan yang disahkan di bawah polisi yang akan ditentukan mengikut budi bicara universiti.
2. Semua kakitangan yang disahkan hendaklah dimasukkan ke dalam skim iaitu dari tarikh pelaksanaan dan seterusnya untuk kakitangan baru dari tarikh pengesahan pekerjaan; hingga tarikh persaraan atau tarikh pemberhentian daripada pekerjaan dengan Universiti.
3. Benefisiari skim ini akan menjadi Universiti yang akan mengikut budi bicara mutlaknya; membayar faedah di mana terpakai kepada kakitangan, benefisiari yang dinamakannya atau waris-warisnya.
4. Manfaat yang diberikan di bawah skim ini adalah tertakluk kepada terma dan klausa pengecualian yang dinyatakan dalam polisi.
5. Universiti tidak akan bertanggungjawab ke atas apa-apa perbelanjaan yang dilakukan disebabkan semua klausa pengecualian dan perbelanjaan yang ditanggung melebihi jumlah yang diinsuranskan seperti yang dinyatakan dalam polisi.
6. Semua kakitangan dilindungi seperti skema Takaful di bawah:
   • Kemalangan Diri Kumpulan Takaful (GPA)
     Di bawah skim itu, kakitangan diinsuranskan terhadap kematian, hilang upaya kekal dan menyeluruh akibat kemalangan.
   • Kumpulan Jangka Hayat (GTL) – Punca Alam
     Di bawah skim itu, kakitangan diinsuranskan terhadap kematian, hilang upaya kekal dan menyeluruh akibat sebab semula jadi

3.25 PENTADBIRAN PELANGGAN

Objektif

• Untuk menyediakan pentadbiran am proses visa untuk ekspatriat
• Untuk memberikan manfaat tambahan kepada ekspatriat dengan membayar perbelanjaan visa mereka untuk kakitangan.
• Untuk mengurangkan beban untuk ekspatriat sebagai pendatang baru ke Universiti

Dasar

1. Jabatan Sumber Manusia akan meminta semua dokumentasi yang berkaitan dari kakitangan baru untuk diserahkan kepada Jabatan Imigresen
2. Semua bayaran untuk ekspatriat akan ditanggung oleh Universiti.
3. Surat Tawaran pelantikan baru akan dikeluarkan kepada kakitangan baru sebaik sahaja permohonan itu diluluskan oleh Jabatan Imigresen.
4. Liputan ahli keluarga ekspatriat adalah tertakluk kepada terma dan syarat yang dinyatakan dalam Tawaran Pelantikan.

3.26 FAEDAH PINGGIRAN

i) Keahlian Profesional

Objektif

• Keahlian pekerja dalam badan profesional biasanya yang akan meningkatkan lagi kemajuan pendidikan dan penyelidikan, meningkatkan kedudukan profesional kakitangan universiti, untuk menjalankan fungsi jawatan mereka, memudahkan hubungan masyarakat yang menggalakkan, atau sebaliknya mempromosikan misi institusi Universiti.
• Yuran Keahlian Profesional ialah yuran yang dibayar kepada persatuan atau organisasi atau badan profesional untuk menyediakan perkhidmatan, bahan dan/atau maklumat yang akan menyumbang kepada peningkatan kedudukan profesional kakitangan universiti atau mempromosikan misi jabatan dan kadangkala merupakan keperluan pekerjaan.

Dasar

Mengikut terma dan syarat Universiti di bawah klausa Keahlian Profesional menyatakan bahawa yuran kemasukan langganan bulanan/tahunan Sebenar sehingga maksimum dua (2) badan profesional tertakluk kepada kelulusan CEO:

• Telah bekerja dengan Universiti sekurang-kurangnya enam (6) bulan
• Badan profesional yang layak diiktiraf dan menyumbang kepada kecemerlangan dan peningkatan kakitangan atau keperluan pekerjaan atau mempromosikan misi jabatan
• Keahlian adalah berkaitan dengan disiplin ahli
• Disyorkan oleh Ketua Jabatan
• Diluluskan oleh CEO

Syarat untuk Pembayaran Balik Yuran

• 100% bayaran balik bayaran untuk keahlian badan profesional Malaysia.
• Bayaran balik 100% yuran untuk keahlian bagi badan antarabangsa kategori kelas tinggi seperti Fellow, keahlian Korporat atau ahli Kanan. Bayaran balik yuran keahlian profesional sebanyak 50% atau RM 200.00 setiap tuntutan, yang mana lebih rendah untuk badan antarabangsa kategori kelas bawah.
• Pekerja dikehendaki mengemukakan permohonan kepada jabatan HR untuk pengesahan sebelum menyerahkan kepada Kewangan untuk pembayaran.
• Sebarang pembayaran keahlian akan tertakluk kepada kelulusan CEO

Pendaftaran keahlian profesional berikut boleh dipertimbangkan untuk bidang masing-masing:

1. Untuk Kejuruteraan:

2. Untuk Teknologi Maklumat:

3. Untuk Pengurusan

ii) Dekan / Timbalan Dekan / Elaun Ketua Jabatan

Dasar
Kakitangan yang dilantik ke jawatan di fakulti dan/atau Hal Ehwal Akademik atau mana-mana Jabatan, boleh diberi elaun seperti yang ditunjukkan di bawah:

Kadar Elaun Pemangku adalah 80% daripada setiap kadar tertentu. Elaun akan dikreditkan ke dalam gaji bulanan kakitangan.

3.27 PEKERJA & AHLI KELUARGA PROGRAM PENGAJIAN & DISKAUN KHAS

Objektif
Objektif dasar ini adalah untuk menggalakkan kakitangan melanjutkan pelajaran di MEDIU untuk:

1. Membangunkan kemahiran dan tahap pencapaian akademik.
2. Meningkatkan prospek kerjaya mereka.
3. Memudahkan pembelajaran aktif di tempat kerja.
4. Mengakarkan semangat kekitaan pekerja MEDIU dan keluarga mereka kepada universiti.

Dasar
Untuk layak menyertai PROGRAM PENGAJIAN DISKAUN KHAS PEKERJA, kakitangan perlu memenuhi perkara berikut dan terikat dengan peraturan:

1. Kakitangan telah melepasi sekurang-kurangnya dua belas (12) bulan perkhidmatan di MEDIU dengan penilaian yang sangat baik oleh atasannya.
2. Program pengajian Diskaun Khas tidak seharusnya bercanggah dengan masa kerja pekerja atau menjejaskan prestasi kerjanya dalam apa jua cara. Fail penilaian pekerja akan dipertimbangkan semasa tempoh pengajian pekerja. Pekerja dikehendaki mencapai prestasi yang baik, tanpa salah laku etika, dan menunjukkan kerjasama pengurusan yang memuaskan antara rakan sekerja dan penyelianya
3. Pekerja akan menanggung baki 60% -50% daripada jumlah yuran pentadbiran dan program. Pembayaran akan dibuat melalui potongan gaji setelah menerima invois daripada Kewangan kepada Jabatan Sumber Manusia.
4. Bayaran ansuran tersedia dan terma pembayaran adalah berdasarkan tempoh kontrak anda.
5. Diskaun tidak akan meliputi subjek berulang, yang pekerja hendaklah membayarnya sebelum pendaftaran. Selepas memaklumkan tamat kontrak kerja pekerja, Sumber Manusia mengekalkan gaji bulan lepas dan sebarang bayaran lain yang perlu dibayar kepada pekerja. Jumlah yuran akan ditolak daripada baki gaji tertunggak pekerja di MEDIU
6. Diskaun untuk Ahli Keluarga*(iaitu Pasangan & Anak)
   • Ahli keluarga* termasuk kakitangan (pekerja) layak memohon untuk belajar di MEDIU dan menikmati diskaun 50% untuk semua program yang ditawarkan jika mereka layak dan lulus syarat program, dan mendaftar dalam pengajian pada semester yang sama dengan pekerja atau pemohon lain daripada ahli keluarga yang sama, atau dua (2) ahli keluarga (Tanpa pekerja) mereka mendaftar untuk belajar pada semester yang sama, jika tidak diskaun hanya 40% daripada yuran Program.

Prosedur (Pekerja)

1. Setiap calon hendaklah mendaftar di MEDIU pada awal semester sebelum memohon Program Pengajian Diskaun Khas.
2. Permohonan Program Pengajian Diskaun Khas hendaklah dibuat melalui Bahagian Khidmat Pengurusan (MSD) dengan perakuan Ketua Bahagian.
3. Bahagian Khidmat Pengurusan (MSD) hendaklah memajukan permintaan di atas kepada Ketua Eksekutif (CEO) yang Dihormati untuk kelulusannya (Pengendorsan).
4. Bahagian Khidmat Pengurusan (MSD) akan menyediakan surat tawaran dengan Program Pengajian Diskaun Khas dan menghantar salinan ke jabatan Kemasukan, di bawah Dekan Kemasukan dan Pendaftaran, Bahagian Hal Ehwal Pelajar, untuk kelulusan pendaftaran dengan program tersebut, dan salinan untuk disimpan dalam folder fail kakitangan, di Jabatan Sumber Manusia.

Yuran Pengajian
Yuran pengajian hendaklah termasuk yang berikut:

1. Dibayar Sekali untuk keseluruhan Program

1. Dibayar setiap semester

Objektif

Objektif utama Peraturan dan Undang-undang ini adalah: –

1. Memastikan penyelenggaraan perintah dalam peraturan & peraturan yang ditetapkan oleh universiti.
2. Memastikan pematuhan kepada garis panduan dan prosedur.
3. Untuk memupuk kesedaran di kalangan semua kakitangan yang memerlukan disiplin untuk mencapai matlamat institusi yang dikehendaki.
4. Untuk mengekalkan keharmonian perindustrian melalui kesedaran disiplin untuk membetulkan, membimbing, membangun dan mengawal prestasi kerja/kelakuan kakitangan.
5. Memastikan hak kakitangan dan universiti dihormati.
6. Memastikan keadilan dan kesaksamaan yang penting untuk pengurusan yang betul, berkesan dan stabil.

Liputan

• Ini terpakai kepada semua kakitangan di Universiti.

Dasar

1. Universiti akan memastikan bahawa terdapat penyelenggaraan disiplin dan kod kelakuan yang betul di kalangan kakitangan di semua peringkat supaya atmosfera dan persekitaran kerja berada di bawah pengawasan yang boleh diterima di mana kakitangan di semua peringkat bukan sahaja dapat memahami tetapi juga mematuhi disiplin.
2. Peraturan tatatertib dan prosedur adalah perlu dalam mempromosikan keadilan dan ketertiban dalam perlakuan individu dan dalam menjalankan amalan keharmonian hubungan perindustrian yang baik di dalam Universiti. Aturan menetapkan taraf kelakuan di tempat kerja; prosedur membantu untuk memastikan bahawa piawaian dipatuhi dan juga menyediakan kaedah yang adil untuk menangani kegagalan yang dikatakan untuk mematuhinya.
3. Semua Ketua Jabatan/Fakulti bertanggungjawab untuk mentadbir dan menguatkuasakan peraturan tatatertib, prosedur dan garis panduan dengan nasihat dari Jabatan Sumber Manusia. Tanggungjawab tersebut melibatkan: –
   • Perwakilan tugas kepada pegawai pengawas garis bawah dalam penyelenggaraan disiplin di kalangan bawahan mereka dan teguran tindakan disiplin terhadap staf yang tidak disiplin;
   • Pemantauan dan memastikan bahawa dalam penyelenggaraan disiplin dan menegur tindakan tatatertib, kakitangan tersebut mengikuti peraturan, prosedur dan garis panduan disiplin yang ditetapkan di sini.
   • Pengambilan tindakan tatatertib terhadap kakitangan tersebut sekiranya mereka gagal mengekalkan disiplin, menunaikan tindakan tatatertib yang dikehendaki atau mematuhi peraturan atau tatacara disiplin.
4. Walau apa pun tanggungjawab yang diamanahkan kepada Ketua Jabatan, setiap kakitangan mempunyai tanggungjawab untuk memastikan disiplin ditegakkan. Kewajipan yang wujud dari kakitangan ke arah Universiti adalah:-
   • Memberi perkhidmatan yang setia dan jujur.
   • Untuk menggunakan kemahiran dan penjagaan yang munasabah dalam karyanya
   • Untuk mematuhi perintah yang munasabah dan sah
   • Untuk mematuhi peraturan dan peraturan yang ditetapkan atau terma dan syarat pekerjaan
5. Mana-mana tindakan komisen atau pelanggaran oleh kakitangan yang bertentangan atau bertentangan dengan kewajipan di atas akan menjadi salah laku.
6. Masalah tatatertib staf bawahan menjadi tanggung jawab utama Ketua Jabatan/Fakulti seiring dengan pengawas garis depannya dan bertindak atas kemampuan sarana teknis Departemen Sumber Daya Manusia.
7. Untuk Ketua Jabatan/Fakulti dan Penyelia garis seterusnya untuk melaksanakan peranan dengan berkesan, mereka mesti:-
   • Menerima peranan ini seperti yang diamanahkan;
   • Mempunyai kesediaan dan keberanian untuk mendisiplinkan tenaga kerja;
   • Jangan menyembunyikan atau menyembunyikan apa-apa salah laku yang dilaporkan atau yang mana dia sedar;
   • Tidak mengendahkan atau menetapkan duluan dengan membenarkan salah laku atau dengan menetapkannya tanpa apa-apa tindakan tatatertib;
   • Mete keluar tindakan disiplin yang adil, saksama dan konsisten; dan
   • Ikutilah, patuh dan mematuhi peraturan dan prosedur dan mengguna pakai garis panduan yang ditetapkan dalam Buku Panduan ini.

4.1  PERLINDUNGAN UMUM

1. Kod Etika
   • Semua kakitangan perlu mematuhi dan memerhati perkara berikut:
     • untuk melaksanakan tanggungjawab dan ketekunan dengan penuh tanggungjawab seperti yang ditetapkan dari semasa ke semasa oleh pihak pengurusan universiti dan pada setiap masa berusaha untuk melaksanakan sepenuhnya keupayaan seseorang untuk mempromosikan kepentingan universiti.
     • patuh dan mematuhi semua tuntutan dan arahan yang diberikan oleh pengurusan universiti dan mematuhi semua peraturan dan undang-undang, prosedur, amalan dan dasar universiti, sama ada dinyatakan atau tidak dinyatakan.
     • untuk melaksanakan tugas bukan sahaja berkenaan dengan universiti, tetapi juga berkenaan dengan mana-mana perbadanan yang berkaitan dengan universiti.
     • tidak bersalah atas apa-apa perbuatan atau tingkah laku yang menyebabkan atau bercadang untuk menyebabkan kerosakan atau mencemarkan imej kepada universiti, hartanya, reputasi atau kepentingan umum dan dalam segala hal dan pada setiap masa melakukan diri dengan kesesuaian dan kesopanan.
2. Kerahsiaan
   • Ahli kakitangan tidak dibenarkan, walaupun selepas penamatan pekerjaan mereka, memberikan maklumat rahsia sama ada secara langsung atau tidak langsung kepada mana-mana orang atau syarikat, kecuali arahan atau kelulusan dari pihak universiti sendiri.
   • Kakitangan juga tidak akan membincangkan sebarang maklumat dalaman atau sulit mengenai universiti, rakan perniagaannya, pelanggan, kakitangan atau orang lain kecuali jika dikehendaki oleh undang-undang atau dalam transaksi biasa dan secara langsung dari perniagaan universiti.
   • Ia juga adalah Dasar Universiti bahawa apa-apa maklumat yang tidak umum tersedia kepada orang awam harus dilihat dengan penuh keyakinan dan maklumat ini tidak boleh dikongsi atau digunakan untuk mempengaruhi keputusan pelaburan berkaitan dengan pembelian atau penjualan sekuriti; dan
   • Kewajipan pertama mana-mana kakitangan yang menerima arahan atau permintaan lain yang ingin mendedahkan maklumat adalah dengan menghubungi Pengurusan Universiti untuk panduan lebih teliti.
3. Kebenaran menerbitan buku/artikel dan kerja-kerja berkaitan lain
   • Seorang kakitangan tidak boleh menerbitkan atau menulis sebarang buku, artikel atau kerja lain yang berkaitan yang berdasarkan maklumat yang diterima dari atau melalui universiti kecuali dengan izin pihak berkuasa universiti
4. Siaran Akhbar dan Kenyataan Awam
   • Seorang kakitangan hendaklah memaklumkan kepada atasan terdekatnya atau Pengurusan sekiranya ahli akhbar menghampiri beliau; dan
   • Beliau tidak boleh sama ada secara lisan atau secara bertulis atau dalam apa-apa bentuk membuat apa-apa kenyataan awam mengenai dasar atau keputusan dari pihak Universiti dan tidak akan diedarkan apa-apa kenyataan yang dibuat olehnya atau orang lain tanpa kelulusan terlebih dahulu daripada Pengurusan.
5. Di luar pekerjaan
   • Seluruh masa staf adalah di pelupuskan oleh pihak universiti dan tiada siapa yang boleh, tanpa kelulusan bertulis daripada Ketua Jabatan/Fakulti dan Rektor:
     • terlibat dalam sebarang perniagaan; atau
     • mengambil bahagian secara langsung atau tidak langsung untuk pembayaran bekerja untuk majikan/orang selain daripada pihak universiti

4.2  PERLINDUNGAN PROFESIONAL

Objektif

1. Memastikan ahli-ahli kakitangan menjalankan etika dalam persekitaran perniagaan dan organisasi.
2. Memastikan Dasar dikekalkan dalam semua urusan secara dalaman dan luaran.

Dasar

1. Memandangkan ini adalah pelantikan yang memerlukan etika dan tingkah laku profesional tertinggi, kakitangan akan melaksanakan tanggungjawabnya dengan cara berikut:
   • kakitangan akademik dikehendaki menyediakan, mengkaji nota pengajaran, menetapkan dan tandakan skrip pelajar;
   • apa-apa kaedah, bahan dan sistem yang dibangunkan oleh universiti atau oleh kakitangan semasa menjalankan pekerjaan adalah hak eksklusif universiti dan kakitangannya mengiktiraf sifat rahsia kaedah, bahan dan sistem;
   • kakitangan tidak boleh bekerja semasa pekerjaannya dalam kapasiti di mana dia sedang bekerja atau dalam apa-apa keupayaan lain secara langsung atau tidak langsung menjalankan atau terlibat dan bimbang atau mengambil bahagian dalam perniagaan komersial FAKULTI dan tidak boleh selama tempoh satu tahun sama ada disebabkan oleh peletakan jawatan, pemecatan, persaraan atau sebaliknya telah berhenti bekerja, terus menjalankan atau terlibat atau mengambil bahagian dalam perniagaan komersial FAKULTI sebagai pemilik/pekongsi/pemegang saham atau dalam apa- apa keupayaan lain dalam radius tiga batu; Sekiranya berlaku pelanggaran di atas, kakitangan bersetuju membayar sejumlah RM10,000 sebagai ganti rugi;
   • kakitangan bersetuju tidak mengambil cuti atau menyusun pengganti untuk tugasnya tanpa kelulusan Rektor atau wakilnya yang dilantik terlebih dahulu;
   • mewujudkan hubungan yang memuaskan yang membawa kepada kepercayaan dan keyakinan bersama kepada pelajar;
   • berusaha untuk mempromosikan keharmonian antara sesama kakitangan dan mengelakkan segala kemungkinan konflik di antara satu sama lain;
   • kakitangan tidak boleh berusaha atau memaksa pelajar, pensyarah atau kakitangan universiti ini untuk menyertai institusi pengajian tinggi lain;
   • kakitangan tidak boleh menyalahgunakan kedudukan atau kuasa untuk mendapatkan keuntungan peribadi atau keuntungan lain dan berjanji untuk membuat pengisytiharan segera dan penuh mengenai kepentingan peribadi yang mungkin bercanggah dengan kepentingan universiti;
   • kakitangan tidak boleh menggunakan premis atau kemudahan universiti untuk tujuan menjual, mengiklankan, menerbitkan apa-apa maklumat, membuat keuntungan peribadi atau melibatkan diri dalam perniagaan yang belum mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Pengurusan;
   • kakitangan diwajibkan memaklumkan pengurusan rekod masa lalunya dengan merujuk kepada sabitan jenayah, liabiliti sivil, pemecatan dll.
   • Kakitangan mengiktiraf bahawa apa-apa pelanggaran syarat di atas akan memberi Universiti hak untuk mengambil tindakan yang sesuai, termasuk pemecatan segera.

4.3 PROSEDUR PEMATUHAN

1. Universiti akan sentiasa mengikuti prinsip keadilan alam semulajadi apabila terdapat salah laku yang dilaporkan kepada pihak berkuasa
2. Ahli kakitangan akan diberi peluang untuk didengar
3. Pihak berkuasa universiti akan menyiasat sebarang aduan yang dilaporkan dengan adil dan tidak adil.
4. Sekiranya terdapat hukuman yang dikenakan, prinsip keadilan substantif akan diikuti, iaitu berat hukuman itu hendaklah mengikut kesalahan dan merit penting bagi setiap kes.

4.4  HUKUMAN

Sekiranya tindakan disiplin diambil terhadap mana-mana kakitangan yang melakukan salah laku, ia hendaklah dalam bentuk berikut, bergantung kepada keseriusan kesalahan itu:

1. Kaunseling direkodkan;
2. amaran lisan;
3. amaran bertulis;
4. penggantungan tanpa gaji tidak melebihi empat belas (14) hari;
5. pemberhentian kenaikan yang dia layak untuk suatu tempoh tidak melebihi dua tahun;
6. merendahkan;
7. penamatan perkhidmatan dengan gaji sebagai ganti notis;
8. pemecatan selepas siasatan wajar; dan
9. apa-apa tindakan lain yang dibenarkan oleh undang-undang.

4.5  PELANGGARAN KONTRAK

Dasar

1. Sekiranya mana-mana kakitangan tidak hadir secara berterusan selama lebih daripada dua (2) hari bekerja berturut-turut tanpa cuti, maklumat atau percubaan untuk memaklumkan pihak berkuasa universiti, beliau dianggap melanggar syarat dalam kontrak pekerjaan dengan universiti.
2. Perkhidmatannya dengan universiti boleh ditamatkan, melainkan jika dia mempunyai alasan munasabah untuk ketiadaan tersebut dan telah memaklumkan atau cuba untuk memaklumkan kepada pihak universiti tentang alasan sedemikian sebelum atau pada peluang paling awal yang mungkin berlaku semasa ketiadaan tersebut.

Prosedur

1. Superior segera mesti menyemak dan mengesahkan tarikh ketiadaan dan memastikan ketiadaan tersebut mestilah berterusan dan melebihi dua hari bekerja berturut-turut tanpa cuti awal. Ini mesti dilakukan pada hari ketiadaan ketiga jika kakitangan tersebut tidak melaporkan kerja.
2. Jika kakitangan yang berkenaan telah melaporkan untuk bekerja pada hari itu dengan segera menggantikan hari kedua ketidakhadiran, jangan benarkan dia memulakan kerja. Ketua Jabatan adalah untuk menyiasat sama ada kakitangan telah memaklumkan atau cuba untuk memaklumkan alasan beliau ketiadaannya.
3. Sekiranya tiada bukti menunjukkan bahawa kakitangan telah memaklumkan atau cuba untuk memberitahu atau jika alasan yang diberikan tidak munasabah, tindakan tatatertib akan diambil.

4.6  PROSEDUR KEMUNGKINAN

Objektif

• Untuk memastikan pengendalian rungutan yang sewajarnya untuk mengelakkan sebarang ketidakpuasan yang tidak perlu, semangat yang rendah, dan sebagainya;

Dasar

1. Saluran untuk mengatasi keluhan adalah seperti berikut:
   • Ketua Jabatan bertanggungjawab sepenuhnya dan bertanggungjawab terhadap keluhan kakitangan serta menyelesaikannya;
   • Tanggungjawab Jabatan Sumber Manusia terletak pada pembantu Ketua masing-masing untuk menyelesaikan masalah ini tetapi ketua masing-masing harus tetap bertanggungjawab penuh dan bertanggung jawab atas resolusi yang terhasil.

Prosedur

1. Prosedur berikut hendaklah disusun dengan:
   

   HEARING	PERSON	RAISED TO	TIME FRAME
   1st	Staff	Immediate Superior	Within 3 days

   JIKA MASALAH TIDAK DAPAT DISELESAIKAN

   HEARING	PERSON	RAISED TO	TIME FRAME
   2nd	Staff	Heads of Department / Faculty	Within 3 days

   JIKA MASALAH MASIH TIDAK DAPAT DISELESAIKAN

   HEARING	PERSON	RAISED TO	TIME FRAME
   3rd	Staff	HR Department	Within 3 days
   4th	Staff and the HR Department	Rector	Within 3 days

   JUMLAH: 12 HARI DALAM MENYELESAIKAN KEMAMPUAN KAKITANGAN

   Jabatan Sumber Manusia mungkin atau mungkin tidak merujuk kepada pengurusan atas bergantung pada keseriusan kes itu; Keputusan Jabatan Sumber Manusia adalah muktamad dan disampaikan kepada staf yang bersangkutan secara bertulis dengan salinan kepada semua pihak yang terlibat.

4.7  KOD PENGAMBILAN STAF

Objektif

• Panduan umum untuk kod pakaian kakitangan MEDIU
• Untuk mempamerkan profesionalisme kami melalui penampilan di khalayak ramai
• Untuk melaksanakan penghakiman yang baik untuk melayani ummah secara besar-besaran

Dasar

1. Kod Pakaian untuk Pekerja Wanita Ciri-ciri Umum
   • Pakaian itu harus meliputi seluruh tubuh kecuali muka dan telapak tangan
   • Pakaian yang hendak dipakai itu tidak patut dipadatkan tetapi digantung sehingga bentuk tubuh tidak jelas
   • Kain dan skrit tanpa berbelah boleh dipakai jika longgar dan cukup panjang dan menutup pergelangan kaki
   • Tidak sepadan dengan pakaian lelaki
   • Reka bentuk gaun itu tidak perlu terlalu jelas dan menyerlah, untuk menarik perhatian
   • Mesti memakai karung kaki atau stokin
   • Pakaian mestilah dalam warna gelap: hitam/gelap biru/gelap coklat/gelap hijau/kelabu gelap

Penutup Kepala

• Hijab (penutup kepala) mestilah dalam warna gelap: hitam/gelap biru/gelap coklat/gelap hijau/kelabu gelap
• Hijab memanjang ke bahu bahu & menutup seluruh dada

Bahan

• Bahan pakaian tidak harus nipis dan mendedahkan

Baju

• Blaus pemasangan longgar yang menutupi pinggul, menjangkau dan menutup lutut dengan lengan panjang mungkin dipakai

Seluar

• Seluar tidak boleh dipakai, harus menutupi pergelangan kaki dan harus disesuaikan dan longgar
• Seluar mungkin dipakai dengan pakaian atas panjang yang longgar yang menutupi pinggul, mencapai serta menutupi lutut.
• Kod Pakaian untuk Pekerja Lelaki Ciri-ciri Umum
  • Kasual pintar – Kemeja lengan panjang/pendek terletak dalam (kecuali jubah dan baju melayu) dan seluar panjang (jeans tidak akan dibenarkan), atau
  • Pejabat Pejabat Rasmi, atau
  • Jubah
  • Kasut yang betul – selipar tidak dibenarkan
  • Elakkan gaya rambut yang panjang dan tidak kemas
  • Elakkan penampilan yang tidak mencerminkan Muslim perlu bersih dan kemas

Boleh memakai tali leher dengan pakaian pejabat rasmi jika terdapat fungsi rasmi.

LAMPIRAN

SALAH LAKU

DEFINISI

Salah laku adalah cara tingkah laku dan kelakuan kakitangan yang tidak selaras dengan syarat atau perkhidmatan yang dinyatakan atau tersirat di universiti.

Berikut adalah ilustrasi salah laku utama dan kecil. Tidak dimaksudkan sebagai ilustrasi dan bukan secara menyeluruh.

a) Salah Laku Utama

• Mencari sebarang perniagaan atau berniaga sama ada di dalam atau di luar kampus dan premis universiti.
• Pemberontakan yang semata-mata atau tidak mematuhi apa-apa perintah yang sah dan munasabah.
• Pertempuran atau serangan di premis universiti.
• Kecurian harta universiti atau kakitangan.
• Kerosakan sengaja atau sengaja ke harta universiti.
• Ketiadaan tanpa cuti awal atau alasan munasabah.
• Kecuaian kotor tugas.
• Pemilikan, penggunaan, ketagihan dan / atau pemerdagangan narkotik di dalam premis universiti. Ini termasuk memasukkan narkotik.
• Penyalahgunaan tuntutan seperti tuntutan lebih masa, perjalanan, perbatuan, dan lain-lain
• Willful memperlambat kerja dan menghasut kakitangan lain untuk berbuat demikian.
• Konvensyen dan / atau pemenjaraan, bagi mana-mana kesalahan jenayah.
• Perjudian atau bermain kad dalam premis universiti, sama ada untuk wang atau tidak.
• Penggunaan arak
• Menempatkan atau membuang sijil perubatan atau dokumen rasmi lain untuk menipu pengurusan universiti.
• Kehadiran masa berjaga untuk kakitangan lain atau membenarkan orang lain untuk jam-kehadiran masa.
• Kegiatan tidak bermoral, tidak senonoh atau memalukan atau menjalankan di dalam kampus/premis universiti.
• Konflik kepentingan.
• Penyalahgunaan kuasa atau kuasa.
• Akta yang mengaku salah laku besar oleh kakitangan yang tanggungjawab dan tugasnya adalah untuk mengekalkan dan menguatkuasakan disiplin.
• Menyembunyikan keterangan atau bukti salah laku utama.
• Rasuah dan / atau tidak amanah.
• Bertindak subversif disiplin dan tingkah laku yang baik.
• Mengisahkan rahsia universiti atau maklumat mengenai perkara sulit tanpa kebenaran atau pihak berkuasa yang sah.
• Apa-apa bentuk gangguan seksual tersirat yang ditetapkan oleh Kod Amalan Pencegahan dan Penghapusan Gangguan
• Seksual di Tempat Kerja.
• Pemasangan perisian persendirian dalam sistem komputer.

b) Salah Laku Kecil

• Ketiadaan sekali-sekala tanpa kebenaran dan tanpa sebab yang sah.
• Sekali-sekala datang lewat bekerja
• Menghentikan kerja sebelum waktu penamat yang dijadualkan.
• Meninggalkan tempat kerja tidak perlu atau kerap.
• Kampus atau premis universiti.
• Tidak mengambil berat tentang mesin, peralatan dan lain-lain yang diamanahkan kepadanya.
• Menyediakan notis di papan notis universiti tanpa kebenaran terlebih dahulu daripada pihak pengurusan.
• Kegagalan mematuhi peraturan keselamatan, kesihatan, kebersihan dan persekitaran.
• Gagal mencatatkan kehadiran seperti yang diarahkan.
• Penggunaan harta universiti yang tidak dibenarkan, kenderaan dan sebagainya untuk penggunaan/keuntungan peribadi.
• Tidak memakai pakaian seragam, tidak menggunakan peralatan keselamatan dan lain-lain yang disediakan oleh pihak pengurusan, semasa bertugas.
• Menunjukkan penghinaan terhadap arahan seorang atasan, secara lisan atau secara tingkah laku.