Pertanyaan
Tujuan
Tujuan dasar kewangan Universiti seperti yang digariskan di sini adalah untuk menyediakan ringkasan ringkas, rujukan pantas khas untuk pelbagai pihak berkepentingan seperti agensi Kerajaan yang berkaitan, Institusi Kewangan, Juruaudit Luar, Penaja , Pelajar dan ibu bapa mereka serta orang ramai amnya.
Rangka Kerja Dasar
Salah satu tugas utama Universiti ialah memastikan universiti stabil dari segi kewangan bagi menyediakan infrastruktur dan kemudahan yang cemerlang kepada pelajarnya. Pelbagai unit di universiti yang menyediakan pelbagai kemudahan kepada pelajar bergantung kepada pembiayaan. Ia sentiasa menjadi tindakan pengimbangan yang halus dalam Kewangan untuk beroperasi dengan cara yang paling optimum dan kos efektif sambil mengekalkan tahap kualiti. “Perbelanjaan Berhemat” ialah kata kunci yang mengawal keputusan kewangan hari ini yang telah memberi perkhidmatan yang baik kepada universiti.
Menjalankan universiti swasta di Malaysia adalah satu tugas yang mencabar. Untuk memastikan kemampanan kewangan universiti, ia perlu mempunyai pengurusan aliran tunai yang kukuh dan cekap. Peningkatan pengambilan pelajar yang berterusan membuktikan bahawa universiti telah mencapai tahap kematangan tertentu dan bergerak ke arah mencapai jisim kritikal yang merupakan ramuan penting untuk menjamin kelestarian perniagaan pada masa hadapan. Di atas segalanya, dasar kewangan adalah untuk memberikan sokongan penuh kepada syarikat induk, Al-Madinah International Sdn Bhd dalam inisiatif tanggungjawab sosial korporatnya melalui Universiti Antarabangsa Al-Madinah.
1.1 Pengenalan
Para Pengarah Syarikat Al-Madinah International (Malaysia) Sdn Bhd yang memiliki Universiti Antarabangsa Al-Madinah bertanggungjawab untuk penyediaan dan pembentangan saksama penyata kewangan selaras dengan Akta Syarikat 1965. Dalam rangka keperluan ini, Universiti mengguna pakai dasar kewangan dan prosedur kawalan khusus yang selaras dengan prinsip kewangan dan kawalan yang ditetapkan seperti yang terkandung dalam manual ini.
Lembaga Pengarah Al-Madinah International Sdn Bhd yang merupakan syarikat induk untuk Universiti menerima pakai, menegakkan dan berjanji untuk mematuhi prinsip amalan terbaik tadbir urus yang baik. Dasar ini membayangkan tanggungjawab kepada Universiti untuk mencapai amalan terbaik perniagaan, operasi dan integriti kewangan dalam semua aktivitinya. Ini harus termasuk komitmen untuk mengikuti piawaian tertinggi tadbir urus korporat dan pelaksanaan sistem kawalan pengurusan yang betul dan sesuai di seluruh Universiti.
1.2 Objektif
Objektif dasar kewangan diselaraskan bukan sahaja berkaitan dengan keperluan di bawah Akta Syarikat tetapi juga untuk melindungi kepentingan terbaik Syarikat, Universiti dan pemegang kepentingannya. Kawalan dan prosedur kewangan yang diperoleh daripada dasar ini akan membantu memastikan semua penyata kewangan dan laporan dibuat di bawah persekitaran kawalan yang mencukupi dan mewakili operasi kewangan yang berdasarkan prinsip kawalan kewangan yang ditetapkan. Sekiranya tiada dasar dan prosedur ini, atau kegagalan untuk melaksanakan dasar dan prosedur tersebut, atau kegagalan orang yang bertanggungjawab untuk mematuhi peruntukan mereka boleh mengakibatkan kerugian kewangan dan liabiliti yang akan ditanggung dan dialami oleh Universiti. Dasar ini menyediakan garis panduan umum mengenai sistem kawalan pengurusan, sistem kawalan dalaman dan piawaian yang sesuai. Sistem Kawalan Pengurusan ialah sistem keseluruhan konsep dan prinsip kawalan untuk tujuan menyediakan secara amnya persekitaran di mana Universiti akan beroperasi. Keperluan terperinci terdapat dalam individu dan prosedur yang berkaitan dengan persekitaran tertentu.
Peranan dan objektif fungsi Bahagian Hal Ehwal Kewangan
Bahagian Hal Ehwal Kewangan telah diwakilkan dengan peranan dan tanggungjawab untuk menguatkuasakan dasar dan prosedur kewangan dan untuk mengemas kini dasar dan prosedur seperti yang perlu dan terpakai dalam rangka kerja objektif berprinsip di atas.
Dalam melaksanakan dasar tersebut, Bahagian Hal Ehwal Kewangan berpandukan Sistem Kawalan Pengurusan dan Perwakilan Garis Panduan Kuasa dan Had Kuasa bersama dengan prosedur kewangan, perakaunan dan kawalan yang lain. Bahagian lain perlu menyemak keperluan mereka dan untuk menggabungkan prinsip kawalan dan konsep khusus untuk keperluan mereka mengikut kesesuaian dengan berunding dengan Bahagian Hal Ehwal Kewangan.
1.3 Dasar
Adalah menjadi dasar Al-Madinah International (M) Sdn Bhd dan Universiti Antarabangsa Al-Madinah untuk mencapai amalan terbaik dalam piawaian integriti perniagaannya dalam semua perniagaannya. Ini merangkumi komitmen untuk mengikut piawaian tertinggi tadbir urus korporat, kawalan kewangan yang kukuh berdasarkan satu set dasar kewangan yang luas dan konsisten yang mengawal semua keputusan, tindakan dan pelaksanaan di seluruh struktur organisasi Universiti.
1.3.1 Rangka kerja dasar kewangan yang luas
Bahawa semua dasarnya mematuhi undang-undang dan peraturan tempatan dan/atau persekutuan Negara di mana ia beroperasi.
Pematuhan kepada undang-undang dan peraturan: Dalam hal ini semua prosedur, keputusan dan tindakan yang diambil mestilah selaras dengan keperluan undang-undang Negara. Tiada bahagian prosedur, keputusan atau tindakan boleh melanggar undang-undang yang terpakai. Pelanggaran atau pelanggaran undang-undang yang disengajakan adalah dilarang sama sekali. Semua kakitangan Syarikat dan Universiti adalah terikat dengan polisi ini. Mana-mana pekerja yang bertindak bagi pihak Syarikat atau Universiti atau kedua-duanya yang didapati melanggar secara sedar dan tidak sedar akan diberi kaunseling, ditegur, diberikan surat tunjuk sebab, untuk hadir di hadapan jawatankuasa tatatertib khas, jawatankuasa Audit atau jawatankuasa pengurusan tertinggi untuk penjelasan. Penjelasan yang tidak memuaskan akan ditangani melalui teguran rasmi, amaran atau pemecatan bergantung kepada keseriusan situasi.
Pematuhan dengan prosedur kewangan Universiti:
Semua bidang aktiviti Universiti yang melibatkan keputusan utama adalah seperti berikut di mana setiap jenis urus niaga, keperluan kelulusan akhir hendaklah dinyatakan dalam perwakilan kuasa atau panduan yang setara biasanya dengan had monetari , volum atau kuasa lain yang mesti selaras dengan Garis Panduan korporat universiti:
1. Penubuhan dasar dan organisasi
2. Pelantikan dan Pentadbiran pegawai dan kakitangan
3. Penggunaan modal dan item belanjawan yang berkaitan
4. Pembelian, jualan, pertukaran dan penetapan harga produk dan perkhidmatan
5. Mengontrak, memajak dan membeli bahan dan perkhidmatan
6. Pengeluaran
7. Jualan, penyerahan hak, pengikraran dan pelupusan aset
8. Urus niaga perbankan, kredit, pinjaman, jaminan, indemniti dan pengaturan pembiayaan
9. Permulaan dan penyelesaian tuntutan
10. Permulaan dan penyelesaian litigasi
Dalam konteks di atas, organisasi atau pegawai tertentu yang penilaiannya diperlukan, perundingan adalah nasihat atau pengesahan yang diperlukan hendaklah dinyatakan untuk setiap jenis tindakan atau transaksi.
Jawatan yang boleh mewakilkan kuasa selanjutnya adalah dihadkan dan perwakilan semula kuasa tersebut hendaklah dihadkan kepada kakitangan pengurusan yang sesuai dengan pengesahan kakitangan atau jawatankuasa yang ditetapkan.
Bahagian Hal Ehwal Kewangan atau Pengawal mempunyai tanggungjawab untuk mentafsirkan pewakilan kuasa.
Tiada pekerja boleh diberi kuasa untuk meluluskan perbelanjaannya sendiri, perbelanjaan perjalanannya sendiri atau berkaitan perniagaan atau pembayaran balik.
Kuasa adalah terhad kepada perbelanjaan dan urus niaga lain yang dibuat dalam bidang tanggungjawab seseorang di mana pengawasan wujud.
Apabila jawatankuasa dibentuk dan ditugaskan untuk mencapai objektif tertentu, keputusan yang dicapai mesti didokumentasikan melalui minit mesyuarat bersama-sama dengan atau tanpa rasional untuk keputusan tersebut.
Semua surat-menyurat dengan pihak ketiga luar, termasuk agensi kerajaan atau juruaudit luar, yang mengandungi maklumat atau statistik kewangan dan atau operasi memerlukan pengesahan atau kelulusan daripada pengurusan kanan Universiti.
Profesionalisme dan Kecekapan serta membuat keputusan yang rasional dikekalkan.
Polisi dan Pengurusan Risiko: Menilai, mengenal pasti, menilai dan menyemak kawalan dalaman dan aktiviti pengurusan risiko selaras dengan Lembaga Pengarah dan Polisi Pengurusan Risiko Universiti.
Dasar Pengurusan Risiko perlu dibangunkan yang bertujuan untuk memastikan sumber kewangan yang mencukupi tersedia untuk operasi dan pembangunan aktiviti dan rancangan Universiti.
Universiti menerima dan menyemak laporan tetap daripada pengurusan fakultinya, statistik operasi utama, perkara perundangan dan peraturan. Setiap Bahagian dan fakulti mengemukakan rancangan dan bajet tahunan. Keputusan perniagaan dan pelaksanaan pelan dilaporkan setiap bulan dan varians dianalisis berbanding bajet dan dibincangkan tepat pada masanya. Ramalan disemak berdasarkan keperluan dengan mengambil kira perubahan dalam faktor dalaman dan atau luaran.
Universiti menguruskan dana, aliran tunai operasi dan ketersediaan pembiayaan untuk memastikan semua pembiayaan semula, pembayaran balik dipenuhi. Universiti mengumpul pembiayaan komited daripada institusi kewangan dan secara berhemat mengimbangi portfolionya dengan beberapa pembiayaan jangka pendek untuk mencapai kos efektif keseluruhan.
Dasar Perakaunan
Peranan Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB) dalam pelaksanaan dasar perakaunan dan kewangan
Akta Syarikat 1965: Para Pengarah syarikat yang memiliki Universiti bertanggungjawab untuk penyelenggaraan rekod perakaunan Syarikat/ Universiti dan penyediaan penyata kewangan tahunan mengikut piawaian perakaunan yang diluluskan MASB di Malaysia yang memberikan pandangan yang benar dan saksama. . Dalam menyediakan penyata kewangan, para pengarah dikehendaki:
Pilih dasar perakaunan yang sesuai dan menggunakannya secara konsisten berdasarkan cadangan daripada Bahagian Hal Ehwal Kewangan.
Membuat pertimbangan dan anggaran yang munasabah dan berhemat
Sediakan penyata kewangan secara berterusan melainkan tidak sesuai untuk menganggap bahawa Syarikat akan meneruskan perniagaan
Dasar Kawalan Pengurusan
Adalah menjadi dasar Universiti untuk menghendaki semua operasinya mempunyai mekanisme kawalan dalaman terbina untuk semak dan imbang dan piawaian operasi dan ditanda aras dengan amalan terbaik.
Lembaga Pengarah mempunyai tanggungjawab keseluruhan untuk sistem kawalan dalaman Universiti dan untuk menyemak keberkesanannya manakala peranan pengurusan adalah untuk melaksanakan dasar Lembaga mengenai risiko dan kawalan risiko.
Dasar berkenaan parti politik
Semua urusan dan perniagaan yang dijalankan oleh Universiti mestilah tidak berpolitik. Oleh itu sebarang pengaturan atau hubungan dengan mana-mana parti politik adalah tidak dibenarkan. Untuk melindungi kepentingan terbaik Universiti, ia mesti terus menjadi institusi pengajian tinggi dan bebas serta tidak mempunyai pendapat atau pertalian politik dan kekal berkecuali sepanjang berurusan dengan pihak luar, kumpulan atau pihak berkuasa.
Objektif keseluruhan juga adalah untuk memastikan semua dasar dan prosedur mematuhi keperluan undang-undang tempatan. Semua prosedur memerlukan pengesahan TMC sebelum dilaksanakan dengan pengecualian dasar dan prosedur kewangan yang mungkin dilaksanakan serentak semasa dikomunikasikan atau disemak dengan TMC. Prosedur kewangan seperti yang dikeluarkan dan dikemas kini oleh Bahagian Hal Ehwal Kewangan adalah penting untuk melindungi aset kewangan dan memelihara kawalan serta meminimumkan liabiliti kewangan Universiti. Oleh itu prosedur sedemikian sama ada dalam bentuk formal atau interim hendaklah dilaksanakan serta-merta tanpa berlengah-lengah.
Rektor dalam kapasitinya sebagai ketua pegawai Universiti diberi kuasa oleh perlembagaan Universiti untuk melaksanakan dan mentadbir semua aspek operasi Universiti. Sistem dan Piawaian Kawalan Dalaman di bawah Bahagian Hal Ehwal Kewangan mengikut carta organisasi Universiti yang dibenarkan, peranan fungsi dan tanggungjawab ditugaskan untuk memastikan bidang kawalan dalaman yang kritikal dan penting dilaksanakan. Memandangkan kepentingan jabatan ini dan dasar, garis panduan atau prosedur yang dikeluarkan oleh jabatan kepada TMC untuk semakan dan pengesahan, adalah penting juga prosedur kawalan asas dilaksanakan secara serentak semasa prosedur tersebut sedang disemak atau dibincangkan oleh TMC. Prosedur sedemikian yang dilaksanakan sebelum pengesahan rasmi oleh TMC hendaklah sentiasa berkesan tertakluk kepada fakta bahawa bahagian tertentu atau semua bahagian peruntukan prosedur boleh dipinda atau ditarik balik pada bila-bila masa yang difikirkan sesuai dan sesuai oleh TMC.
Sebarang pengecualian kepada prosedur mesti didokumenkan dengan betul. Untuk tujuan rekod, pernyataan itu harus memberikan nota ringkas tentang latar belakang, situasi unik dan sebab atau rasional keputusan pengecualian. Jabatan Kawalan Dalaman hendaklah menyusun semua statistik pengecualian dan mengeluarkan Laporan Pengecualian Kewangan kepada Pengurusan Universiti dua kali setahun pada bulan Julai dan Januari. Semua pengecualian tertakluk kepada semakan audit.
Sistem kawalan dalaman direka bentuk untuk mengurus dan bukannya menghapuskan risiko kegagalan untuk mencapai objektif perniagaan.
Dalam mencapai objektif ini, kawalan dalaman hanya boleh memberikan jaminan yang munasabah dan bukan mutlak terhadap salah nyata atau kerugian yang ketara.
Lembaga Pengarah Al-Madinah International Sdn Bhd yang merupakan syarikat induk bagi Universiti hendaklah menerima pakai, menegakkan dan berjanji untuk mematuhi prinsip amalan terbaik tadbir urus yang baik. Dasar ini membayangkan tanggungjawab kepada Universiti untuk mencapai amalan terbaik perniagaan, operasi dan integriti kewangan dalam semua aktivitinya. Ini harus termasuk komitmen untuk mengikuti piawaian tertinggi tadbir urus korporat dan pelaksanaan sistem kawalan pengurusan yang betul dan sesuai di seluruh Universiti.
Sistem Kawalan Pengurusan ialah sistem keseluruhan konsep dan prinsip kawalan untuk tujuan menyediakan secara amnya persekitaran di mana Universiti akan beroperasi. Keperluan terperinci terdapat dalam dasar dan prosedur individu yang berkaitan dengan persekitaran tertentu. Sistem Kawalan Pengurusan melengkapkan Garis Panduan Perwakilan Kuasa yang kritikal dan Had Kuasa serta prosedur kewangan, perakaunan dan kawalan yang lain. Bahagian perlu menyemak keperluan mereka dan untuk memasukkan prinsip kawalan dan konsep khusus untuk keperluan mereka mengikut kesesuaian.
Semua elemen konsep dan prinsip kawalan mesti ada dalam semua prosedur kritikal yang memberi kesan kepada pelaksanaan prosedur kewangan dan operasi kritikal.
Konsep kawalan dan prinsip kawalan ditakrifkan dari segi akauntabiliti semua tindakan, semakan, kebenaran dan kelulusan urus niaga, penyeliaan, pengasingan tugas, tugas delegasi, kawalan pencegahan dan detektif, semak dan imbang, pelaporan, ketepatan masa, ketepatan, butiran sokongan yang mencukupi untuk urus niaga, pematuhan kepada keperluan undang-undang, perancangan dan belanjawan, pengurusan, konflik kepentingan dsb.
Dasar Perwakilan Kuasa
Melainkan diperuntukkan sebaliknya oleh perundangan yang terpakai, pemilihan Lembaga Pengarah syarikat induk Universiti, Al-Madinah International (Malaysia) Sdn Bhd memulakan proses pewakilan kuasa.
Adalah menjadi dasar Universiti untuk mewujudkan tahap hierarki kuasa yang jelas sebagai rangka rujukan bagi individu yang mempunyai tugas dan tanggungjawab. Lembaga Pengarah menyerahkan kuasa kepada pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab untuk mengambil tindakan, menandatangani dokumen dan meluluskan transaksi yang menjejaskan operasi dan hal ehwal Universiti.
Objektif Garis Panduan Perwakilan Kuasa dan Had Kuasa adalah untuk menyediakan rangka kerja rasmi dan hierarki pewakilan kuasa yang diberikan kepada penyandang jawatan yang ditetapkan dalam carta organisasi rasmi yang diluluskan.
Ia menyediakan garis panduan dan rujukan mengenai struktur dan tahap kuasa yang diwakilkan dan had kuasa ini untuk urus niaga operasi tertentu dalam pengendalian Universiti oleh penyandang yang ditetapkan. Struktur pihak berkuasa ini ditakrifkan dalam garis panduan ini. Setiap pihak berkuasa hendaklah mengikut Skop Pihak Berkuasa dan Tanggungjawab.
Seperti yang diperuntukkan oleh Perlembagaan Universiti, Rektor adalah Ketua Eksekutif Universiti. Dia hendaklah menjalankan kuasa dalam pentadbiran Universiti. Kuasa ini hendaklah termasuk kuasa untuk mewakilkan tugas, tanggungjawab dan kuasa yang ditetapkan kepada orang yang dilantik atau diserahkannya. Dalam melaksanakan kuasa ini Rektor boleh menggunakan budi bicaranya sama ada untuk melaksanakan kuasa secara langsung atau melalui penerima serah hak yang diwakilkan oleh pasukan pengurusan atau jawatankuasanya seperti TMC.
Penyandang yang ditakrifkan dalam perwakilan pihak berkuasa hanya boleh melaksanakan kuasa yang diwakilkan dalam domain tanggungjawab utamanya iaitu Bahagian, Jabatan, Unit atau Pusat. Penyandang tidak diberi kuasa untuk melaksanakan kuasa ini di luar domainnya melainkan diperuntukkan secara jelas dalam ADF. Tidak boleh bersilang kuasa bahagian melainkan diluluskan oleh bahagian permulaan asal.
Kuasa yang diwakilkan kepada penyandang tidak boleh diwakilkan semula atau selanjutnya diserahkan kepada orang lain tanpa kelulusan daripada pelulus asal.
Sebaik sahaja perwakilan utama penyandang dibatalkan semua perwakilan sekunder dibatalkan secara automatik berdasarkan fakta bahawa semua perwakilan sekunder telah diluluskan oleh penyandang melainkan diperuntukkan sebaliknya oleh syarat pembatalan yang sesuai. Had monetari dan had delegasi kelulusan yang berkaitan diklasifikasikan mengikut kategori risiko.
Secara amnya had monetari, atau jumlah yang setara dengannya selain daripada mata wang Malaysia, ditakrifkan secara serupa mengikut Prosedur Kontrak dan Perolehan. Secara lalai, keputusan di bawah klasifikasi risiko pertengahan dan tinggi memerlukan kuasa Rektor dan atau TMC. Terdapat pengecualian untuk klasifikasi umum ini bergantung pada situasi yang sedang dipertimbangkan. Dalam kes sedemikian, had atas ditetapkan dengan sewajarnya. Dalam melaksanakan kuasa yang diberikan, penyandang hendaklah melaksanakan kuasa itu dalam kelakuan profesional sepenuhnya dengan hati nurani yang jelas akan tanggungjawab, akauntabiliti dan ketelusan tindakannya demi kepentingan terbaik Universiti.
Polisi Kontrak dan Perolehan Pihak Ketiga
Secara amnya perkhidmatan atau pembelian yang dilakukan melalui mana-mana pihak ketiga untuk akaun Universiti mesti dilaksanakan secara bertulis. Ini adalah untuk melindungi kepentingan terbaik Universiti dan pihak berkepentingan. Semua pembelian atau perbelanjaan memerlukan justifikasi. Semakin tinggi nilai perbelanjaan dan atau untuk tempoh yang lebih lama, keperluan yang lebih terperinci tentang rasional dan justifikasi untuk menyokong dan mewajarkan perbelanjaan.
Dasar dilaksanakan melalui pembidaan kompetitif, penilaian tawaran, pengesyoran anugerah dan pengeluaran dokumen kontrak seperti pesanan pembelian, pesanan perkhidmatan atau kontrak yang menggabungkan klausa perlindungan standard. Dokumen kontrak tersuai mungkin dibangunkan untuk memenuhi situasi tertentu. Semua kontrak dan pesanan perkhidmatan yang tidak standard hendaklah dihantar ke Bahagian Hal Ehwal Kewangan untuk semakan sebelum ditandatangani dan dilaksanakan. Pengeluaran semua pesanan pembelian / Pesanan perkhidmatan dan perjanjian kontrak hendaklah mengikut nombor kawalan siri dokumen kontrak. Perjanjian kontrak hendaklah mematuhi undang-undang dan peraturan tempatan. Disebabkan oleh keperluan undang-undang dokumen kontrak hendaklah dicop di mana sesuai terutamanya jika Bahagian operasi menentukan bahawa yang berikut ialah potensi risiko dan pendedahan liabiliti yang timbul daripada prestasi kontrak sedemikian oleh vendor pihak ketiga atau pihak kontrak lain. Pengecualian kepada prinsip di atas biasanya dibenarkan untuk (i) item atau perkhidmatan yang berisiko sangat rendah dan bernilai rendah, atau (ii) di mana ia boleh dipastikan kewujudan pembekal sumber tunggal, atau di mana barangan atau perkhidmatan bersifat proprietari seperti ia. dipegang di bawah paten, tanda dagangan atau hak cipta, atau (iii) dalam keadaan di mana ia boleh dipastikan bahawa terdapat keperluan mendesak atau kecemasan yang luar biasa berkenaan dengan perolehan pembelian atau perkhidmatan tersebut, atau (iv) dalam keadaan di mana ia boleh diwujudkan dalam kepentingan terbaik Universiti untuk perolehan atau kontrak tertentu dirundingkan secara langsung. Semua kes pengecualian di atas memerlukan sama ada kelulusan Bahagian Hal Ehwal Kewangan atau kelulusan Jawatankuasa Pengurusan Tertinggi bergantung pada jenis perolehan atau kontrak, risiko yang berkaitan dan jumlah yang perlu dilakukan. Pengecualian juga disediakan untuk pusat tertentu untuk membenarkan keadaan dan situasi khas di mana penggunaan ketat prosedur ini mungkin tidak dapat dilakukan. Dalam keadaan sedemikian, semakan kes demi kes perlu dipertimbangkan dan nota atau teguran direkodkan mengikut kesesuaian pada dokumen yang berkaitan.
Semua perolehan yang dirancang dan aktiviti kontrak oleh Bahagian hendaklah dikawal oleh bajet sedia ada yang diluluskan dan ketersediaan dana seperti yang ditentukan oleh Bahagian Hal Ehwal Kewangan, dan peruntukan berkaitan Garis Panduan Perwakilan Kuasa dan Had Kuasa.
Objektif menetapkan pelbagai kaedah dan tujuan yang sesuai di bawah pelbagai situasi kategori risiko dan nilai yang terlibat untuk pembelian dan perolehan, termasuk di mana sesuai, prosedur pembidaan dan kontrak yang kompetitif.
Kepentingan terbaik Universiti dilaksanakan dengan mematuhi prinsip berikut:
Keperluan untuk proses pembidaan kompetitif yang memastikan ketelusan, kesaksamaan, keadilan dan meminimumkan konflik kepentingan dalam proses perolehan dan kontrak.
Keperluan dan keperluan untuk mendapatkan nilai terbaik dari segi kos dan kualiti pembelian dan atau perkhidmatan.
Keperluan untuk memastikan pendedahan minimum oleh Universiti kepada semua bentuk liabiliti dan litigasi.
Pembelian, tender dan kontrak adalah aktiviti yang berpotensi dilaksanakan dalam pelbagai cara dan cara yang tidak terkawal dan menggunakan amalan dan piawaian yang berbeza yang mewujudkan pendedahan yang tidak perlu kepada aduan, liabiliti termasuk litigasi. Polisi dan prosedur ini menyediakan rangka kerja yang diperkemas yang selaras dengan prinsip di atas.
Dasar berkenaan tanggungjawab teras dan kelakuan profesional
Proses Kontrak dan Perolehan memerlukan kelakuan yang bertanggungjawab dan profesional di pihak kakitangan yang ditugaskan untuk menjalankan perniagaan bagi pihak Universiti dan untuk melindungi kepentingan terbaik Universiti. Ini memerlukan tanggungjawab untuk memastikan Universiti memperoleh nilai terbaik dan syarat yang paling menguntungkan dalam perolehan dan pembelian barangan dan perkhidmatan. Proses tersebut mesti memastikan ia meminimumkan potensi pendedahan dan liabiliti yang mungkin timbul semasa pelaksanaan oleh vendor atau kontraktor untuk menghantar bahan atau perkhidmatan yang dipesan oleh Universiti.
Ketelusan
Semua proses perlu didokumenkan. Ini adalah untuk memastikan ketelusan proses semakan dan keputusan yang terlibat dalam semua aktiviti pembelian. Semua dokumen mesti diselenggara dengan betul untuk membolehkan dan memudahkan penilaian dalaman oleh Bahagian Hal Ehwal Kewangan, yang merupakan penjaga dokumen ini, serta membenarkan audit pihak ketiga yang bebas oleh juruaudit luar.
Konflik Kepentingan dan Etika
Pada setiap masa, kakitangan yang ditugaskan untuk menjalankan perniagaan bagi pihak Universiti mesti melaksanakan standard etika tertinggi dan berhati-hati untuk memastikan tiada konflik kepentingan antara kakitangan dan bakal pembekal atau kontraktor. Mereka tidak boleh dianggap mempunyai sebarang kepentingan dalam urusan atau hasil proses rundingan.
Dalam keadaan di mana kemungkinan konflik kepentingan mungkin timbul, kakitangan mesti mendedahkan fakta tersebut kepada Bahagian Hal Ehwal Kewangan untuk semakan dan keputusan dengan Jawatankuasa Pengurusan Tertinggi Universiti. Ketidakdedahan adalah pelanggaran serius terhadap dasar dan prosedur ini.
Kakitangan yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam perolehan perlu memastikan bahawa mereka tidak, atau tidak dilihat mempunyai konflik kepentingan dengan mana-mana pembekal atau kontraktor. Kakitangan yang mempunyai, atau mungkin dilihat mempunyai, kepentingan tertentu dalam hasil pembelian harus mendedahkan sebarang konflik kepada penyelia mereka atau akan berunding dengan Bahagian Hal Ehwal Kewangan dan atau TMC untuk membuat keputusan sama ada mereka harus mengecualikan diri mereka daripada sebarang peranan dalam pembelian .
Nilai terbaik untuk barangan dan perkhidmatan Universiti mesti dicari. Akan ada proses yang didokumenkan untuk semua pembelian yang membolehkan ketelusan keputusan dan semakan pembelian. Pengendalian perolehan tertakluk kepada audit berkala oleh Universiti dan oleh badan luar.
Amalan Terlarang
Pesanan berbilang atau pecahan atau bil berpecah yang secara kolektif berjumlah jumlah yang besar yang boleh menggantikan atau memintas prosedur sedia ada adalah dilarang sama sekali
Bahagian Operasi dijangka meramalkan anggaran keperluan mereka untuk perkhidmatan dan barangan yang diberikan dan merancang dengan sewajarnya untuk mengelakkan perkara di atas. Sekiranya pesanan berulang diperlukan fakta ini hendaklah disemak dengan Bahagian Hal Ehwal Kewangan untuk semakan mengikut kes.
Pembelian barangan dan perkhidmatan daripada saudara atau rakan mesti didedahkan secara bertulis kepada Bahagian Hal Ehwal Kewangan dan atau TMC untuk penentuan sama ada pembelian tersebut boleh diteruskan.
KAWALAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SECARA UMUM
Universiti mempunyai tanggungjawab untuk mengakaun dan melaporkan keputusan kewangan kepada Majlisnya dan untuk pelbagai agensi kerajaan. Untuk memenuhi tanggungjawab ini, Universiti perlu mewujudkan dasar dan prosedur mengenai:
Merekod dan menerangkan dengan betul semua transaksi kewangan
Laporkan data dengan cara yang seragam mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum (MASB).
Carta akaun. Ini termasuk senarai akaun kawalan dengan kod akaun yang perlu disimpan dalam buku akaun rasmi.
Seperti yang dikehendaki untuk memenuhi keperluan Universiti, Carta akaun perlu diperkuatkan dengan penggunaan sub-akaun yang mendasari akaun kawalan.
Sekiranya perlu untuk menggambarkan akaun transaksi yang tidak diliputi dalam carta akaun, Bahagian Hal Ehwal Kewangan Universiti akan membangunkan dan memasukkan akaun baharu sebagai sebahagian daripada Carta akaun.
Banyak transaksi direkodkan dalam sub-lejar dan sub-sistem dengan beberapa maklumat terperinci atau ringkasan direkodkan dalam lejar am. Subsistem selalunya digunakan untuk merekod entri yang berkaitan dengan penerimaan pelajar, penerimaan tunai, senarai gaji, pengeluaran, aset dan penghutang pekerja.
Apabila beroperasi dalam persekitaran dengan sub-sistem: kawalan input, pemprosesan dan output hendaklah mematuhi format tertentu.
Baki subsistem hendaklah diselaraskan dengan baki lejar am tepat pada masanya untuk mengenal pasti dan membetulkan percanggahan yang mungkin berlaku antara kedua-dua sistem. Penyesuaian hendaklah disemak dan diluluskan oleh Ketua Bahagian Hal Ehwal Kewangan.
Baucar Jurnal ialah medium untuk merekodkan entri perakaunan:
Bahagian Hal Ehwal Kewangan adalah untuk mewujudkan keperluan semakan dan kelulusan bagi setiap jenis penyertaan.
Semakan dan kelulusan yang lebih tinggi diperlukan untuk transaksi luar biasa, hapus kira, hapus kira dan pelarasan dan akruan lain.
Dokumen sokongan yang diluluskan dengan betul hendaklah dilampirkan pada baucar jurnal atau rujukan yang dibuat ke tempat ia difailkan.
Entri pembetulan hendaklah memasukkan rujukan silang kepada entri yang dibetulkan.
Prosedur perlu diwujudkan untuk memastikan semua pek yang berkaitan dengan perniagaan bulan diproses dengan secukupnya dan dimasukkan ke dalam rekod kewangan yang berkaitan dengan bulan tersebut.
Prosedur pengesahan bebas perlu diwujudkan untuk memastikan integriti catatan jurnal.
Tujuan setiap transaksi hendaklah dinyatakan dengan jelas.
Di mana program komputer digunakan untuk memindahkan entri secara automatik antara akaun, kawalan perlu disediakan untuk memastikan bahawa hanya pemindahan yang dibenarkan dengan betul dibuat
Pelarasan, sama ada komputer dijana atau direkodkan secara manual oleh catatan jurnal hendaklah:
Didokumenkan dengan secukupnya untuk memasukkan sumber, tujuan dan akauntabiliti serta disemak dan diluluskan oleh peringkat penyeliaan dalam perakaunan.
Prosedur hendaklah diwujudkan dalam semakan perakaunan, kelulusan dan kawalan akruan dan entri pembalikan yang berkaitan.
Prosedur pemotongan perakaunan akhir bulan hendaklah diwujudkan untuk memastikan rekod dan pelaporan bulanan yang tepat dan seragam bagi pembelian, jualan, penghantaran, inventori, wang tunai dan barangan lain. Prosedur sedemikian menjejaskan kedua-dua subsistem dan baucar jurnal.
Dokumen sumber perakaunan akan dibatalkan selepas diproses untuk menghalang kemungkinan penggunaan semula
Urus niaga perbankan timbul daripada aktiviti dan hubungan yang diwujudkan dengan institusi kewangan pihak ketiga, biasanya bank perdagangan, syarikat amanah dll. Selain menyediakan depositori untuk tunai dan instrumen boleh niaga lain, institusi ini biasanya menyediakan pelbagai perkhidmatan kewangan dan keselamatan yang membantu dalam mengoptimumkan kedudukan tunai dalam menerima, mengeluarkan, memindahkan dan meminjam dana.
Pembukaan dan penutupan akaun dengan bank atau depositori lain perlu disokong oleh resolusi lembaga individu. Alternatif yang boleh diterima ialah resolusi perbankan am yang mewakilkan kuasa ini kepada pejabat tertentu Universiti yang diberi kuasa. Pegawai yang diberi kuasa biasanya, Pengawal Kewangan, Pengarah Bahagian Hal Ehwal Kewangan atau secara alternatif lain peringkat tinggi dan pejabat kanan Universiti mengikut kesesuaian.
Apabila menggunakan alternatif ini, objektif kawalan adalah
untuk dicapai dengan menggunakan resolusi lembaga am yang memerlukan tandatangan dua pegawai pada surat pemberitahuan bank semasa membuka atau menutup akaun bank atau menukar tandatangan yang dibenarkan.
Rekod pembukaan akaun bank dan perubahan seterusnya dalam arahan atau status perlu dikekalkan. Pembukaan dan penutupan akaun bank oleh pegawai yang diberi kuasa hendaklah disahkan oleh Lembaga Pengarah Universiti atau Jawatankuasa Pengurusan Tertinggi sekurang-kurangnya setiap tahun.
Pada masa akaun dibuka, salinan resolusi Lembaga hendaklah diberikan kepada institusi kewangan. Bank hendaklah dimaklumkan dengan segera tentang keputusan untuk menutup akaun.
Semua akaun bank hendaklah diluluskan dan direkodkan dalam buku akaun Universiti.
Akses kepada dana tunai pada deposit dikawal dengan menyatakan dalam resolusi lembaga atau dalam arahan kepada bank, penandatangan yang sesuai berikut yang diberi kuasa untuk menggunakan akaun, sebarang had lain yang dianggap perlu, seperti pengendorsan terhad atau had cek maksimum. Keperluan penandatangan dua ke atas cek dan instrumen pengeluaran lain yang melebihi had yang ditetapkan hendaklah diwujudkan untuk membolehkan semakan tambahan dan kelulusan pengeluaran besar.
Kawalan Tunai
Menjadi dasar Universiti untuk mengekalkan kekuatan kewangan yang berterusan dan sihat serta kemampanannya dalam tempoh jangka pendek dan jangka panjang. Ia adalah asas di mana Universiti boleh terus beroperasi dan membangunkan sumbernya untuk mencapai objektif dan aspirasinya. Memantau tahap perbelanjaan dan pembiayaan untuk memenuhi komitmen dan tanggungjawab kewangan Universiti untuk memastikan penyelarasan antara akaun bank dan akaun kewangan mengikut Prosedur Operasi Tunai dan Perbankan serta Garis Panduan Perwakilan Kuasa. Peranannya adalah untuk memastikan terdapat dana yang mencukupi pada bila-bila masa terutamanya dalam akaun simpanan atau semasa.
Kawalan Aset
Ini adalah berkaitan dengan dasar yang mengawal perlindungan dan perakaunan sewajarnya bagi aset Universiti dari awal apabila aset ini mula-mula diperoleh. Ini adalah penting kerana semua bahan, peralatan yang diperolehi adalah alat dan aset yang kritikal dan berharga kepada Universiti.
Ini menetapkan dasar dan tanggungjawab untuk pencirian perbelanjaan ke dalam projek pembangunan yang dipermodalkan dan projek yang dibelanjakan, memantau perbelanjaan yang berkaitan dengan kerja dalam proses, dan penukarannya kepada akaun aset setelah siap untuk setiap projek yang berkenaan. Dasar berkenaan pengesahan fizikal berkala projek pembangunan dan akaun aset kunci kira-kira mengikut prosedur sedia ada. Objektif dasar ini adalah untuk memastikan semua aktiviti urus niaga yang berkaitan dengan pemerolehan aset dikendalikan mengikut garis panduan dan tanggungjawab. Objektif ini juga meliputi keseluruhan rangkaian aktiviti pengurusan projek yang mempunyai implikasi kewangan.
Ini bagi memastikan penugasan tanggungjawab yang jelas Jabatan dan Unit berkaitan untuk memastikan pembangunan, akses dan penggunaannya dikawal secukupnya.
Polisi dan Kawalan Penghutang
Dasar berkenaan akaun belum terima bersempena dan menyokong tunai dan perbankan dalam memudahkan dan memaksimumkan aliran masuk hasil daripada pelajar yang membayar yang akhirnya akan membentuk penyumbang dana utama ke arah penjanaan hasil oleh Universiti.
Bagi melaksanakan dasar di atas, objektifnya adalah untuk bertanggungjawab terutamanya terhadap semua pendapatan yang boleh diterima daripada pembayaran oleh pelajar, pembayaran pinjaman kakitangan dan penghutang lain Universiti. Ia melaksanakan kawalan kredit dan analisis status untuk memastikan pembayaran yang perlu dibayar kepada Universiti dibuat tepat pada masanya dan terma atau diskaun kredit digunakan dengan betul mengikut prosedur sedia ada.
Untuk memastikan pengebilan pelajar yang betul di sana berdasarkan data pendaftaran pelajar yang tepat dan lengkap serta rekod jumlah yang akan dibilkan.
Dengan penubuhan Yayasan, adalah menjadi dasar Universiti mengenai keperluan dan penyediaan biasiswa dan atau bantuan kewangan pelajar dikendalikan oleh Yayasan. Memandangkan Yayasan berdaftar sebagai badan berasingan dan operasinya adalah bebas daripada Universiti, pelajar juga boleh memohon biasiswa atau tajaan daripada penaja lain seperti PTPTN, Mara dan lain-lain jika mereka memenuhi kelayakan minimum badan-badan tersebut.
1- Dasar ini mewujudkan mekanisme formal untuk menyelaraskan pemprosesan biasiswa pelajar yang diluluskan dan/atau bantuan kewangan lain kepada pelajar Universiti. Pelajar yang layak yang sedang belajar atau yang diterima untuk pendaftaran ke Universiti boleh memohon dengan, atau diberi sama ada biasiswa.
2- Akaun antarabangsa adalah untuk memudahkan pembayaran yuran pendidikan kepada semua pelajar, jadi akaun antarabangsa kami menjadi tempat pengumpulan semua yuran tersebut, juga universiti ingin meminimumkan beban pelajar, supaya mereka tidak perlu menanggung kos urus niaga antarabangsa
untuk memindahkan yuran pendidikan terus ke akaun universiti di Malaysia, dan juga untuk membolehkan pelajar dapat membayar yuran secara ansuran.
Kawalan Perakaunan Am
Polisi ini memerlukan semua penyata kewangan Universiti mesti disediakan mengikut piawaian perakaunan Malaysia yang diterima.
Ini memerlukan tanggungjawab untuk set penuh carta akaun sistem kewangan utama dan sub-sistem yang mematuhi piawaian perakaunan. Ia menilai secara berkala untuk memastikan semua akaun diselaraskan dengan semua operasi Universiti semasa ia berkembang. Objektifnya adalah untuk memastikan bahawa tanggungjawab dan fungsi yang berkaitan adalah konsisten dengan keperluan dasar di atas. Ia menilai secara berkala untuk memastikan semua akaun diselaraskan dengan semua operasi Universiti semasa ia berkembang.
Kawalan Pembayaran
Menjadi dasar Universiti untuk menyediakan proses yang sistematik dengan sistem kawalan yang mencukupi, semak dan imbang yang betul dan dasar yang konsisten dalam melaksanakan aktiviti pembayaran bagi pihak Universiti dan untuk melindungi kepentingan kewangannya.
Semua pembayaran untuk akaun Universiti hendaklah diproses dalam masa yang ditetapkan jika ia boleh disemak, dibandingkan dan disahkan dengan mudah dengan dokumen sokongan. Untuk memudahkan aktiviti ini, adalah menjadi tanggungjawab pengirim invois, bil, tuntutan dan pelbagai permintaan pembayaran untuk memastikan semua dokumentasi yang menyokong invois, bil dan borang tuntutan mereka adalah asli, lengkap, betul, tepat dan tepat pada masanya. Di samping itu semua pembayaran hendaklah mengikut semua keperluan kawal selia.
Akauntabiliti utama Bahagian Hal Ehwal Kewangan adalah untuk melindungi dasar kewangan dan kepentingan Universiti dan Bahagian ini ditugaskan untuk memastikan keperluan ini disusun oleh semua pihak.
Kawalan Belanjawan
Menjadi dasar Universiti untuk menerapkan aktiviti perancangan sebagai sebahagian daripada tanggungjawab utama kakitangan pengurusan tertinggi. Ia juga menjadi keperluan Perlembagaan Universiti untuk memastikan Universiti merancang dan membelanjakan semua operasinya. Untuk pembangunan jangka panjang Universiti adalah penting bagi Universiti membangunkan pelan strategiknya.
Dasar ini memerlukan pelaksanaan pelaksanaan pengurusan pelan dan belanjawan untuk melaporkan kepada Pengurusan dan berfungsi seiring dengan sistem Pengurusan Mengikut Objektif (MBO) seperti KPI dan Kad Skor yang berkaitan khusus dengan komponen kewangan.
Dasar berkenaan pelan belanjawan adalah untuk memastikan operasi dan aktiviti pembangunan dijalankan dengan teratur, proaktif dan terkawal. Belanjawan akan memastikan bahawa terdapat pembiayaan yang mencukupi untuk pelaksanaan dan pelaksanaan pelan dan perbelanjaan yang diluluskan. Ia menyediakan mekanisme kawalan untuk perakaunan dan pengawasan pendapatan dan perbelanjaan Universiti.
Kawalan pelaporan buku akaun
Dasar ini adalah untuk memastikan analisis dan pelaporan kewangan dijalankan secara profesional berdasarkan laporan kewangan yang tepat dan lengkap. Dasar ini adalah penting untuk dilaksanakan supaya Universiti boleh menggunakan laporan kewangan untuk membuat keputusan penting.
Analisis dan Pelaporan Kewangan bertanggungjawab untuk analisis kuantitatif semua akaun kewangan dari segi faktor yang berkaitan dengan operasi semua Bahagian Universiti mengikut Prosedur Analisis Kewangan dan Pelaporan. Hasil analisis diterjemahkan kepada pelbagai format laporan untuk pengedaran berkala dan persediaan untuk pembentangan kepada Pengurusan.
Objektifnya adalah untuk memastikan semua aktiviti analisis dan pelaporan kewangan memainkan peranan penting untuk menyokong Pengurusan Universiti terutamanya untuk memberi nasihat kewangan dan memudahkannya membuat keputusan. Nasihat ini adalah berdasarkan laporan kewangan yang menjejaki kemajuan belanjawan berhubung dengan perbelanjaan sebenar dan untuk menyediakan faktor yang mempengaruhi belanjawan dan perbelanjaan sebenar.
AUDIT
Jawatankuasa Audit yang akan ditubuhkan akan bertindak sebagai badan bebas dalam Universiti untuk menyelia semua perkara yang berkaitan dengan audit dalaman dan luaran serta penyiasatan ad hoc terhadap hal ehwal Universiti.
Tanggungjawab utama Jawatankuasa adalah untuk memastikan semua operasi kritikal mempunyai ciri dan mekanisme kawalan yang mencukupi untuk mencegah dan mengesan tindakan tidak dibenarkan yang mungkin mempunyai implikasi dan pendedahan kewangan dan/atau undang-undang yang ketara. Di samping menangani isu-isu mengenai laporan audit dalaman dan luaran, Jawatankuasa juga mempunyai kuasa untuk mengarahkan pembentukan badan penyiasat yang berasingan apabila diperlukan atau apabila keadaan timbul.
Jawatankuasa Audit disokong oleh fungsi audit dalaman yang bebas. Jawatankuasa mesti menyedari hakikat bahawa fungsi audit dalaman yang bebas adalah penting untuk membantu dalam mendapatkan jaminan yang diperlukan berhubung keberkesanan sistem kawalan dalaman. Peranan utama fungsi audit dalaman adalah untuk mengkaji keberkesanan sistem kawalan dalaman dan ini dilakukan dengan saksama, kecekapan dan penjagaan profesional yang sewajarnya. Pada tahun ini, fungsi audit dalaman telah menjalankan aktiviti audit yang lebih penting yang dinyatakan dalam program audit dalaman yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit.